Le top 10 des applications de notes de frais

Bien choisir sa solution de gestion des notes de frais

Traiter ses notes de frais manuellement sous Excel est loin d'être idéal. C'est une procédure fastidieuse et coûteuse qui peut être largement optimisée grâce aux bons outils. Mais face à la multiplication des solutions, choisir n'est pas toujours évident. Pour vous aider, Spendesk vous propose :

• Le top 10 des applications mobiles de gestion des notes de frais à connaître
• Une checklist à télécharger gratuitement pour bien choisir votre outil de gestion des notes de frais

La liste des applications de note de frais

De la solution de notes de frais la plus basique à la plus complète !

1 - Onexpense

Nationalité : France

Caractéristiques principales : Onexpense est une application mobile de note de frais qui permet, par une simple photo d'un ticket de caisse ou d'une facture avec votre smartphone, de ventiler par TVA et type de dépense et ce, quel que soit le pays où la dépense a été effectuée. Elle prend en charge les notes de frais kilométriques, et met à votre disposition des modèles destinés à vos salariés pour leurs dépenses de parking, restaurant, hôtel, carburant, etc.

Les frais sont ensuite réunis sous les formats de fichier les plus populaires, du plus brut (CSV) à la mise en forme en PDF en passant par la feuille de tableur (Excel), pour être directement envoyés au service comptable pour un remboursement rapide.

Tarif : Version de base gratuite sur la base de 50 opérations par mois. Toute autre demande fait l’objet d’un devis.

2 - iZyFrais

Nationalité : France

Principales caractéristiques : iZyFrais est une plateforme 100% en ligne et très simple d’utilisation. Vous ne payez qu’à hauteur de votre utilisation des services grâce à l’achat de crédits. L’outil iZyScan développé par l’entreprise permet d’envoyer la photo de toutes vos notes de frais, qui sont ensuite décodées par l’application et intégrées dans votre espace personnel. Il est possible de garder la main en les modifiant à tout moment.

Le manager peut ensuite approuver les dépenses et les exporter directement vers le logiciel comptable. L’application iZyFrais facilite aussi l’édition de tableaux récapitulatifs facilitant vos reportings.

Tarifs :

• Offre découverte gratuite pendant 3 mois
• Offre intégrale : 9€ par mois sur la base de 12 à 15 justificatifs.

3 - N2F

Nationalité : France

Caractéristiques principales : N2F est une application conçue et pensée pour les déplacements à l'international, avec un mode hors connexion et la conversion automatique dans 170 devises selon le taux de change de référence. L'application propose 11 langues d'utilisation. Pour plus de sécurité, N2F synchronise automatiquement les photos des reçus sur l'espace web du client.

N2F dispose également d'un mode "ultra-pressé". Il suffit de consigner une dépense, sans remplir le formulaire. N2F se charge ensuite de vous relancer pour finaliser le processus. N2F intègre également un module Google Maps pour calculer la distance parcourue en cas de remboursement de frais kilométriques.

Tarifs :

• Business Freelance : à partir de 3€ par mois (facturation annuelle)
• TPE/PME : 4,50€ mensuels HT par utilisateur (facturation annuelle)
• Groupes, grandes entreprise et secteur public : sur devis

4 - Evoliz 

Nationalité : France

Caractéristiques principales : Evoliz est une application permettant de photographier directement vos notes de frais, mais aussi tout autre type de dépense telles que les factures fournisseurs par exemple. Evoliz vous permet de relier votre bannette électronique à votre logiciel comptable en effectuant un traitement automatique des données.

L’application fonctionne également en mode “hors connexion”. Cette option simplifie largement le traitement des dépenses au quotidien, surtout dans le cadre d’un voyage professionnel. Ne soyez plus dans la crainte de perdre un justificatif, et de ne pas obtenir de remboursement ! L’outil OCR (reconnaissance optique de caractères) facilite la lecture des données et leur intégration automatique dans vos systèmes d’informations. Une version destinée aux experts comptables existe également.

Tarifs :

• Essai gratuit pendant 30 jours
• Offre illimitée à 24,90€ par mois avec la possibilité de souscrire à des options supplémentaires

5 - Jenji

Nationalité : France

Caractéristiques principales : Jenji est la solution adaptée aux entrepreneurs souhaitant gérer leurs notes de frais de manière totalement synchronisée et en temps réel. Dépenses, frais kilométriques, suivi des invitations, refacturation des frais, gestion des cartes d’affaires, outil de gestion des devises, des taux de change, contrôle interne et gestion des écritures comptables sont autant de services offerts par Jenji.

Toutes vos factures sont numérisées, lues et traitées de manière automatique grâce à l’orientation de données. Ne perdez plus de temps à les saisir manuellement, et réalisez un bond de productivité immédiat. Surtout, Jenji se décline en plusieurs produits, pour les entreprises et les experts comptables. Ces derniers bénéficient d’une plateforme collaborative intégrant un logiciel OCR pour traiter les factures papiers et numériques. Jenji est donc multi profil, et s’adapte aussi bien aux entrepreneurs, professions libérales, experts-comptables, TPE, PME, grandes entreprises, etc

Tarifs :

• Formule de base “Jenji Solo” : 0€
• Formule “Jenji Team” : 5€ par mois et par utilisateur
• Formule “Jenji Entreprise” : sur devis

6 - Cleemy

Nationalité : France

Caractéristique principale : Cleemy propose les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des notes de frais: avec dématérialisation des justificatifs, approbation en temps réel par le manager, calcul des frais kilométriques ainsi qu'une imputation en comptabilité générale et analytique. 

De plus, Cleemy fait partie des logiciels RH Lucca, qui proposent des solutions de gestion du temps de travail (Timmi), de congés et d'absences (Figgo) ou de gestion des bulletins de paie (Pagga). Cleemy est intéressant à utiliser quand l'entreprise a déjà recours à d'autres solutions proposées par Lucca.

Tarifs :

• Jusqu'à 9 collaborateurs : forfait de 50€
• De 10 à 19 collaborateurs : 5€ HT
• De 20 à 29 collaborateurs : 4,75€ HT par collaborateur et par mois
• De 30 à 39 collaborateurs : 4,50€ HT  par collaborateur et par mois
• De 40 à 49 collaborateurs : 4,25€ HT  par collaborateur et par mois
• De 50 à 74 collaborateurs : 4€ HT  par collaborateur et par mois
• De 75 à 99 collaborateurs : 3,80€ HT  par collaborateur et par mois
• A partir de 100 salariés : les tarifs sont dégressifs d’environ 20 centimes par collaborateur et par mois pour chaque centaine d’utilisateurs supplémentaires.

7 - Expensify

Nationalité : Etats-Unis

Caractéristiques principales : Outre la gestion des justificatifs de dépense, cette solution associe de multiples fonctionnalités comme les notifications de vol, les retards à l'embarquement, ou le tracking automatique via GPS pour les frais kilométriques (une fonction qui doit toutefois être activée pour respecter la vie privée des collaborateurs).

Il propose aussi un agencement des services en fonction de votre secteur d’activité pour mettre en lumière ce qu’il y a de plus important à vos yeux.

Tarifs :

• Individuel : gratuit
• Team : 4,50€ par mois et par collaborateur
• Corporate : 8€ par mois et par collaborateur

8 - RYDOO EXPENSE 

Nationalité : Belgique 

Caractéristiques principales : RYDOO EXPENSE est une application complète et simple à utiliser pour la gestion des notes de frais, qui permet notamment de repérer automatiquement les doublons quand vous prenez deux fois en photo le même justificatif. RYDOO EXPENSE offre la possibilité aux managers de valider en temps réel une dépense d'un collaborateur, ou de planifier une véritable politique de gestion des dépenses en ajoutant des filiales et succursales à l’étranger.

Les données et rapports peuvent être directement exportés sous plusieurs formats ainsi que vers les principaux logiciels comptables.

Tarifs :

• Individuel : $4,27 mensuels et par utilisateur soit 44€ par an.
• Equipe : $5,87 mensuels et par utilisateur soit 60€ par an.
• Grandes entreprise : sur devis.

9 - Concur

Nationalité : Etats-Unis

Caractéristiques principales : Concur est intégré à SAP, solution utilisée principalement par les grands groupes et ETI de plus de 700 salariés. Concur propose la suite complète de gestion des  frais : les employés peuvent photographier leurs différents justificatifs depuis l'application mobile. De leur côté, les responsables bénéficient d’une visibilité accrue pour examiner les notes de frais et les approuver. Ils peuvent ensuite enclencher le remboursement des notes de frais.

Tarifs : sur devis uniquement (€€€€ !)

10 - Spendesk

Nationalité : France 

Caractéristique principale : En plus de traiter les notes de frais, Spendesk offre la possibilité de générer des moyens de paiement pour ses collaborateurs !

Avec sa solution de cartes de paiement intelligentes, Spendesk vous fait entrer dans l'ère post notes de frais :

• Pour ses dépenses en ligne (réservation de billets d'avion, d'hôtel etc.), le salarié accède sur validation à une carte virtuelle mastercard plafonnée pour régler en toute sécurité sans avancer les frais.
• Pour ses dépenses terrain (restaurant, taxi, carburant, etc.), il paye avec sa carte Spendesk plafonnée selon la politique de dépense de l'entreprise.

Après chaque paiement, le collaborateur prend simplement le justificatif en photo (pour les reçus papier) ou le transfert à Spendesk par email et Spendesk s'occupe du reste : contrôle, traitement des justificatifs et des données, et pré-saisie comptable.

Tarifs : à partir de 19€ par mois pour un compte avec la carte de paiement connectée à l’application mobile gratuite.

Le choix d'un logiciel de gestion des notes de frais est stratégique, puisqu'il s'agit de choisir un outil qui correspond aux besoins spécifiques de votre entreprise. Il est nécessaire de faire un audit détaillé de ces besoins.

Pour une entreprise dont l'activité ne génère que peu de notes de frais, une solution de traitement automatique des reçus peut suffire. En revanche, si votre activité nécessite beaucoup de déplacements professionnels et génère un volume important de notes de frais, il est préférable d'opter pour des solutions telles que Spendesk, qui intègrent gestion des dépenses et des moyens de paiement, éliminent les problématiques d'avance de frais et permettent à la direction financière d'avoir un contrôle en temps réel sur les dépenses engagées.

Article initialement publié sur le Blog Spendesk