Gestion des notes de frais : Comment passer au 100% digital ?
De plus en plus de documents sont produits et traités sous format digital ! Des questions se posent alors concernant la gestion des notes de frais : le justificatif a t'il été modifié et les données transformées ? La comptabilité est-elle en conformité avec la copie originale du reçu...
Le contexte réglementaire
Depuis le mois de mai 2019, les entreprises sont libérées de l'obligation de conserver pendant 5 ans les justificatifs papiers de leurs notes de frais. Cette possibilité existait depuis 2017 et a été confirmée par l'arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l'article L. 243-16 du code de la Sécurité sociale. Cette évolution est néanmoins très encadrée puisque pour pouvoir dématérialiser et ne plus conserver un justificatif de note de frais, celui-ci doit respecter certaines règles et justifier d'une " valeur probante ". Ne plus conserver vos reçus papier ne signifie pas pour autant que l'on peut dorénavant ne plus s'astreindre à fournir la preuve d'une dépense lors d'un contrôle fiscal. Par ailleurs, l'arrêté du 23 mai 2019 n'est pas rétroactif, il reste nécessaire de conserver tous les justificatifs antérieurs à cette date.
Pourquoi passer à la dématérialisation ?
A l'heure du tout numérique et de la simplification, il est devenu évident pour les entreprises d'appliquer ce principe à la gestion des notes de frais. La numérisation de vos justificatifs de dépenses et l'archivage électronique de ces derniers vous permet de mettre en place une gestion 100% digitale des notes de frais. Même si la dématérialisation des notes de frais induit une remise en question de la méthodologie, des process et de l'organisation d'une entreprise, elle est également à l'origine de nombreux avantages pour tous les profils.
Pour les collaborateurs, c'est la fin du travail de fourmi au retour d'un déplacement, les notes de frais peuvent se faire sur le tas, et qui dit soumission des dépenses plus rapide dit remboursement plus rapide ! Du côté des comptables et des financiers, cela permet d'alléger les tâches administratives chronophages, supprimer le coût et le volume de l'archivage papier, réduire les risques de perte ou de dégradation du support papier. Les économies sont substantielles, directes et mesurables, mais ce sont bien ici les gains de temps et de productivité qui sont les plus appréciés. L'ensemble du processus de gestion des notes de frais gagne en efficacité.
L'archivage à valeur probante
L'archivage à valeur probante désigne l'ensemble des mesures techniques et organisationnelles, nécessaires à l'enregistrement, au stockage et à la restitution de documents ou données électroniques, pour en assurer leur bonne conservation et leur intégrité pendant tout leur cycle de vie. L'archivage à valeur probante offre un avantage considérable : pouvoir jeter vos reçus papier ! Toutefois, il est impératif de respecter les 3 règles suivantes afin de le mettre en place en toute légalité :
1. L'authenticité du document
Afin de justifier de l'identité du document, de son contenu et de celui qui l'a produit, il est impératif que le document soit horodaté et scellé. Le cachet doit respecter le référentiel général de sécurité (RGS*) français ou le règlement européen d'identification électronique et de services de confiance pour les transactions électroniques (eiDAS).
2. L'intégrité du document
Cette deuxième règle permet de s'assurer que le document n'a pas été altéré, modifié ou dénaturé de quelconque façon. Les données sont ainsi figées assurant la confidentialité et la traçabilité du document.
3. L'intelligibilité du document
En effet, le document doit pouvoir être conservé au format PDF et pourra faire l'objet d'une relecture ou d'une étude pendant au moins 10 ans. C'est la norme NF-Z42-013 qui fixe le cadre de conservation des documents électroniques
La gestion dématérialisée des notes de frais par Traveldoo
Pour répondre à ce nouveau besoin, Traveldoo a lancé sa nouvelle offre de gestion 100% dématérialisée des notes de frais, Traveldoo Expense Express' à destination des entreprises qui souhaiteraient disposer d'un outil intégrant les fonctionnalités clés du marché, supprimer le papier, respecter les exigences fiscales liées aux notes de frais. Cette nouvelle offre s'implémente sous 10 jours, propose un service sans engagement et reste peu coûteux en temps pour les financiers et les utilisateurs.
Sur l'archivage à valeur probante, Traveldoo va même plus loin en dématérialisant de façon simple et rapide l'intégralité du document note de frais et non uniquement les reçus papier permettant ainsi un archivage standardisé complet de tout l'historique de la note de frais. Afin de respecter le cadre légal de l'archivage à valeur probante et de proposer une solution solide et sécurisée, Traveldoo externalise le service d'horodatage et d'archivage à Universign et CDC Arkhinéo.
Que votre organisation cherche à s'équiper d'un outil de gestion des dépenses professionnelles solide, ou que vous souhaitiez simplifier votre gestion actuelle et apporter à vos utilisateurs et comptables une meilleure expérience 100% digitale, Traveldoo Expense Express' est la solution qui vous permettra d'allier Structuration, Digitalisation & Autonomie.
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