[En pratique] Le processus budgétaire au service de la stratégie de l'entreprise
[Étape 3] Mettre en place le rétroplanning
Le calendrier et le rétroplanning constituent, en effet, des éléments-clés de la réussite du processus budgétaire. Sa durée s'avère assez variable, un mois ou deux, voire six pour des processus lourds et peu automatisés. Dans tous les cas, il est nécessaire que le budget soit terminé avant le début de l'exercice concerné, généralement deux mois avant la clôture de l'exercice comptable : par exemple, pour une société qui clôture au 31 décembre, le budget de l'année n+1 sera finalisé fin octobre de l'année n.
Pour parvenir à boucler le processus budgétaire dans les temps, il est nécessaire, quelle que soit la taille de l'entreprise, de mettre en place un calendrier de travail. " Il précise la répartition des rôles et surtout les dates butoirs pour chaque service ou fonction, permettant à chacun de connaître les règles du jeu ", explique Olivier Avril (Acting-Finances).
[Étape 4] À bas la feuille Excel !
" Dans de nombreux cas, c'est la classique feuille Excel qui sert à la constitution du budget. Celle-ci doit normalement contenir, pour l'élaboration des nouveaux chiffres, les dépenses de l'année précédente, celles de l'année en cours, une extrapolation pour 12 mois de celles-ci et un montant de budget affecté. S'y ajoute une colonne remarque ou observation. Les frais de personnel font l'objet, la plupart du temps, d'un travail séparé et de supports spécifiques ", commente Olivier Avril.
Cette méthode un peu empirique ne facilite pas la transmission et l'intégration des informations au sein de l'entreprise. " Elle entraîne de multiples recopies et transferts avec les documents utilisés pour les tableaux de bord, reportings et plans ", ajoute-t-il. Pour améliorer le processus budgétaire, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à se doter d'outils informatiques spécifiques, qui permettent de déployer le budget à travers l'entreprise en faisant intervenir la totalité des personnes concernées sur un même support. Ces systèmes d'information dédiés se révèlent utiles, même pour une petite entreprise, car ils lui permettent de gagner en souplesse et en réactivité.
