4 conseils à un DAF pour une transformation digitale réussie

Le rôle du DAF est en constante évolution. D'abord gardien du temple dans son rôle régalien de tenue des comptes et de pilotage de la performance, la mission du DAF évolue de plus en plus vers le rôle de business partner des directions opérationnelles voire de copilote du CEO, dans l'élaboration et le pilotage de la stratégie de l'entreprise et il n'y a rien d'étonnant.

Le DAF connait parfaitement le business model de l'entreprise et la façon dont elle crée de la valeur. Il est garant de la qualité des données et ses compétences analytiques lui permettent de poser des modèles et des simulations chiffrées sur des scénarios de transformation. Quand il ne gère pas directement la DSI, le DAF travaille en étroite collaboration avec elle. Le DAF peut-il prendre le leadership dans la transformation de son entreprise ?

Certainement, et il sera d'autant plus légitime qu'il aura réalisé la transformation digitale de sa propre direction. D'après l'étude PwC " Priorités 2019 des directeurs financiers ", les DAF s'intéressent très fortement (79%) à la digitalisation et à l'automatisation de leurs processus. Pour plus de 60% des directeurs financiers, la dématérialisation du processus Procure to Pay (P2P) est une priorité pour 2019.

Afin d'éviter les écueils et faire de ce projet un exemple de transformation digitale réussie voici 4 conseils pour réussir sa transformation digitale.

Priorisez les objectifs à atteindre

Les projets de digitalisation des processus permettent de dégager de nombreux bénéfices quantitatifs et qualitatifs. Qu'il s'agisse d'augmenter le nombre de factures traitées par ETP comptable, de réduire les délais de paiement ou les risques de fraude, établissez une liste priorisée des bénéfices attendus. En ce qui concerne les bénéfices quantitatifs, n'hésitez pas à vous " benchmarker " par rapport à la performance des meilleurs. Vous pouvez aussi solliciter les fournisseurs de solutions pour vous aider à monter votre dossier de ROI. C'est un excellent moyen d'évaluer la compétence des consultants qui vous accompagneront.

Recherchez les " Quick wins "

La transformation digitale n'est pas un projet " one shot " mais une trajectoire de transformation. Si vous séquencez correctement les différentes étapes, vous pouvez dégager des " quick wins " tout en préparant les étapes suivantes pour des bénéfices à plus long terme. Dans le cadre de la digitalisation du processus Procure to Pay, commencez par éliminer le papier au sein de votre organisation. Numérisez toutes les factures papier pour les faire circuler au format numérique. Attachez-vous à automatiser toutes les taches répétitives à faible valeur ajoutée comme la saisie des factures, le rapprochement avec les commandes. Tous ces sujets ne dépendent que de la direction financière.

Dans une deuxième étape, mobilisez vos fournisseurs et le reste de l'organisation. Demandez à vos fournisseurs de ne plus vous envoyer de factures papier. Une facture PDF a autant de valeur juridique qu'une facture papier. Vous allez donc éliminer progressivement les étapes de numérisation en attendant de recevoir progressivement plus de factures EDI ou hybrides, comme Factur-X. Vous pouvez également mettre en oeuvre un processus de demande d'achat pour les achats indirects pour réduire progressivement le nombre de factures sans commande.

Capitalisez sur les meilleurs pratiques et restez " agiles "

Le processus Procure to Pay est à la fois relativement standard et spécifique à chaque organisation. Vérifiez que les solutions envisagées ne sont pas trop limitées fonctionnellement. Certaines solutions ne gèrent pas automatiquement les avoirs et les acomptes, ne proposent que des workflows séquentiels ou un nombre limité d'axes analytiques ce qui vous pénalisera dans vos analyses.

De même, ne jugez pas une solution uniquement sur sa capacité à couvrir vos besoins actuels mais aussi sur sa faculté à s'adapter aux évolutions de votre organisation : centralisation, décentralisation, acquisitions, prise en compte d'un nouvel ERP...

Ne négligez pas la gestion du changement

Dans transformation digitale, il y a transformation. La gestion du changement est donc un aspect essentiel à prendre en compte dès la genèse du projet. Grâce à la digitalisation et l'automatisation, on va pouvoir repenser les processus pour gagner en efficience et ces changements devront être validés en amont. L'automatisation va permettre de dégager du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée comme l'analyse des données, le support aux opérations, la gestion des exceptions. Ces changements devront être anticipés en amont du projet pour faciliter l'adoption de la solution lors de la mise en production.

Eric Breteché est product marketing manager et spécialiste des problématiques liées à la fonction finance chez Itesoft, éditeur de logiciel de dématérialisation et d'automatisation des processus métier.