En PME, comment choisir sa solution SIRH ? Les options à envisager

Par SIRH, il faut comprendre un ensemble intégré de briques applicatives logicielles communicantes, qui traitent à la fois les informations et les processus relatifs à la gestion des ressources humaines. Longtemps cantonnées aux entreprises de type grands comptes, ces solutions sont désormais attractives pour les PME, ce que constate notamment Pascale Boyaval, directrice marketing activités ressources humaines de Cegid : " La mise en place d'un SIRH est tout à fait possible pour une entreprise de moins de 500 collaborateurs, à partir du moment où une problématique de gestion automatisée des ressources humaines est présente. "

PME et choix d'une solution en mode externalisée

Comme pour le choix de tout projet informatique, des fondamentaux existent, à commencer par l'identification de ses besoins (gestion administrative du personnel, de la paie, des notes de frais, des compétences, etc.). Puis il convient de se demander si les fonctions SIRH seront toutes gérées en interne ou si une partie sera externalisée, une pratique assez courante dans le domaine de la paie. Pour cette dernière, cela implique de complexes procédures (DPAE, paiement des cotisations...), avec édition de documents (bulletins de paie, déclarations légales...) soumis à des réglementations variables et modifiables. Autre point à prendre en considération, celui concernant le mode de déploiement : " Utiliser des solutions en mode SaaS présente un avantage : ne pas faire intervenir la DSI ", explique Philippe Adalbert de Martaize, directeur associé SIRH chez Cleversys, intégrateur SIRH.

Le module administratif-paie en tête de liste

Se positionner sur une solution SIRH, c'est aussi, voire surtout, connaître le niveau de couverture apporté par les outils, soit les niveaux fonctionnels proposés par les éditeurs. La fonction administratif ou paie fait partie des incontournables. Ce module doit permettre d'identifier les salariés (de l'entrée jusqu'à la sortie de l'entreprise), le type de contrat de travail signé, ou encore le montant du salaire versé, afin de gérer la masse salariale de l'entreprise. " Un module SIRH administratif/paie prend en charge automatiquement le temps de travail en fonction des absences et des congés ", souligne Pascale Boyaval (Cegid). Et les modules de la plupart des éditeurs prennent en charge les problématiques liées aux différentes conventions collectives ou aux accords d'entreprises spécifiques.

Les cotisations d'assurance chômage pourront également être ajustées selon la nature du contrat (court, long, partiel). " Cette fonction SIRH doit garantir la mise en conformité des feuilles de salaire par rapport aux règles légales ", résume Stanislas de la Foye, directeur marketing d'ADP.

De l'utilité du module gestion des temps-activités

Le module gestion des temps-activités, également appelé GTA, autre fonction-phare, est davantage tributaire du secteur d'activité : les entreprises soumises au pointage des collaborateurs, entraînant la construction d'un planning très précis et complexe, ont intérêt à recourir à une telle " automatisation des congés, des temps d'absences ou des pauses, qui sont gérées suivant un workflow entre le manager et l'employé ", explique Stanislas de la Foye (ADP).

Autre module sur lequel il convient de s'arrêter : celui sur la gestion des compétences, qui permet d'établir un état des lieux comparant les besoins de l'entreprise (les postes à pourvoir) et les postes réellement occupés par les salariés. " C'est une dimension plus stratégique du SIRH qui vise à déterminer si les ressources humaines sont bien exploitées en fonction des postes/fonctions de l'entreprise. Une tendance forte aujourd'hui dans l'adoption d'un SIRH ", souligne Philippe Dupuis, le Daf de HR Path, spécialiste du conseil en système d'information pour les ressources humaines (350 salariés). Une fonctionnalité qui peut être fort utile dans une PME où la DRH n'est pas toujours très structurée.

Formation et notes de frais en option

Administratif-paie, GTA, gestion des compétences : à ces modules, jugés incontournables, s'ajoutent un certain nombre de fonctions considérées comme optionnelles, mais qui peuvent s'avérer très utiles. Avec la gestion des formations, le manager sera en mesure de gérer bien évidemment celles qui ont été prises, mais en intégrant l'aspect budgétaire, il devient possible de planifier celles susceptibles d'être prises. Quant à la fonction notes de frais, certaines entreprises ne peuvent plus s'en passer. Ainsi, chez HR Path, " après la saisie individuelle des notes de frais, un traitement comptable associé à un contrôle de gestion nous permet de garantir le remboursement, en fonction des projets traités par les collaborateurs ", explique Philippe Dupuis.