Changer d'ERP en 4 mois? C'est possible: le témoignage de Vincent Durieux, Daf de GoTo Software

Créé en 1982, GoTo Software a suivi l'évolution du monde informatique et de l'édition logicielle. Le groupe d'IT, qui s'est notamment développé avec le Minitel, a su négocier le virage Internet au tournant des années 2000 en développant un filtre anti-spam et une solution e-mailing, et en se diversifiant dans le jeu vidéo.

Au début des années 2010, la direction financière utilise une version de la ligne 100 de Sage, en place depuis de nombreuses années. Problème : ce logiciel fonctionne uniquement sur des postes utilisant Windows XP. Microsoft ayant annoncé la fin du support sur ce système d'exploitation, GoTo Software doit impérativement trouver une nouvelle solution d'ERP. Vincent Durieux, arrivé chez Goto Software en 2009 comme contrôleur de gestion, et devenu Daf en janvier 2011, s'empare du problème courant 2012 et demande un devis à Sage pour passer à une nouvelle version du logiciel. " Lorsque nous avons reçu leur proposition, nous sommes tombés de notre chaise. Pour neuf utilisateurs, le droit d'entrée était de 27 000 euros, auquel venait s'ajouter un droit d'utilisation annuel de 5 500 euros. " Un budget que le Daf juge beaucoup trop élevé. Il se tourne alors vers son intégrateur, lequel lui propose de basculer sur une solution proposée par un fournisseur d'ERP alternatif : Wavesoft.

Vincent Durieux, Daf de GoTo Software :

Quatre mois pour mettre en place le nouveau système? Un délai " un peu court, mais tenable ".

Il reçoit le devis au mois d'août : 9 500 euros pour le logiciel et 3 030 euros pour le contrat d'assistance annuel. Un mois plus tard, le Daf décide de s'orienter vers cette solution. " Il n'y avait pas de temps à perdre : il fallait que nous puissions démarrer l'exercice 2013 avec le nouveau logiciel, donc tout devait être en place au 1^er janvier. " Le Daf juge alors que le délai de quatre mois dont il dispose pour mettre en place le nouveau système est " un peu court, mais tenable ".

Vincent Durieux met en place une phase de formation en octobre et novembre. La direction financière obtient une base de démonstration dans laquelle les équipes s'entraînent à entrer le reporting en parallèle du système en place. " Notre activité, l'édition de logiciels, nous a bien évidemment permis de gérer cette transition en douceur. Pour moi, le point clef est une anticipation de plusieurs mois et une collaboration sans faille avec l'intégrateur. C'est lui qui connaît les spécificités de métier, et qui doit s'assurer que les passerelles entre l'ancien système et le nouveau soient correctement réalisées. "

Le passage à un nouvel outil informatique a permis à la direction financière de concrétiser plusieurs objectifs. " Nous voulions rendre l'information plus accessible sans retraitement externe. Avec l'ancienne solution que nous utilisions, ce retraitement était nécessaire, et qui dit retraitement dit risque d'erreurs. Il était par ailleurs indispensable que les équipes ne soient plus dépendantes d'une personne pour accéder au reporting. C'est désormais le cas, notamment pour les managers qui peuvent consulter les données directement et ont donc gagné en réactivité. " Toujours sur le front de la réactivité, la direction financière, qui produisait un reporting trimestriel, a par ailleurs pu passer à un reporting mensuel à la faveur de ce changement de logiciel. Enfin, la Daf a gagné en fiabilité.