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Stationnement : tracer et rationaliser la dépense

Publié par le - mis à jour à
Stationnement : tracer et rationaliser la dépense

La reprise d'activité post-déconfinement met à jour une charge peu visible dans les entreprises : celle du stationnement. L'enjeu se situe autant sur site, avec des places inoccupées, qu'à l'extérieur pour les collaborateurs mobiles. Dans les deux cas, des optimisations sont possibles.

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Avec les réorganisations découlant de la crise sanitaire, moins de collaborateurs se garent chaque matin sur les parkings des entreprises et la demande de stationnement fluctue au jour le jour. "Nous enregistrons une explosion du nombre de demandes et de démarrages de comptes clients car le télétravail devient un impondérable ", constate Stéphane Seigneurin, président de Mycarspot. Son application est capable d'attribuer des places disponibles en temps réel selon des critères de priorité d'accès qu'une entreprise peut paramétrer.

Ajuster au mieux les capacités

D'après ce prestataire, une seule place de parking satisfait 4,4 utilisateurs. De quoi amortir le coût de la prestation facturée entre un et trois euros mensuels par place. Quant aux entreprises propriétaires de leurs emplacements, Mycarspot leur donne des moyens de ré-allouer les surfaces disponibles ou d'éviter d'en financer de nouvelles là ou se concentre la demande. "Nous faisons gagner jusqu'à 35% de places de parking", revendique le dirigeant. Un argument qu'a retenu Sylvain Maître, directeur adjoint finance, juridique et logistique, de la Banque Populaire Bourgogne Franche-Comté. " L'objectif n'étant pas de se doter de places supplémentaires mais d'exploiter au mieux et de manière équitable l'utilisation des places à notre disposition pour répondre aux besoins de stationnement de nos collaborateurs ", explique-t-il. Sur le site central, situé à Besançon, une phase de test a permis d'optimiser la rareté à raison d'une place de stationnement pour trois collaborateurs. Par ailleurs, Mycarspot répond à une préoccupation croissante des gestionnaires : l'électrification des véhicules qui implique des investissements en infrastructures de recharge. Selon Mycarspot, seules 4,3% des places chez leurs clients possèdent un point de charge. Grâce à cette application, les entreprises peuvent fixer des règles de priorité telles que privilégier la recharge des voitures électriques par rapport aux hybrides rechargeables ou encore demander à un collaborateur de déplacer sa voiture lorsque sa batterie est rechargée. "Nous arrivons à doubler le nombre de personnes qui ont accès au parking d'une entreprise", affirme Stéphane Seigneurin.

Renégocier ses emplacements

Lorsqu'une entreprise loue des places dans un parking souterrain, résilier les contrats devenus inutiles génère des économies immédiates: entre 1 000 et 2 500 euros par place (selon les niveaux de loyers annuels). Mais attention avant de se désengager : la remise en jeu des contrats peut être l'occasion d'obtenir des avantages de la part d'opérateurs dont les parkings sont restés vides pendant un an : aménagement des abonnements pour répondre à des profils de collaborateurs en télétravail, cartes multi-utilisateurs... Autre point de négociation possible l'implantation de bornes de recharge, jusqu'alors peu nombreuses dans les parkings souterrains car elles coûtent trois à dix fois plus cher qu'en surface. Mais les concessionnaires n'ont pas le choix : pour retrouver de la croissance, ils devront capter cette clientèle "électromobile". Autrement dit, c'est le moment de négocier à condition d'avoir des arguments: une demande significative (au moins vingt places pour des véhicules électrifiés) et un engagement de location pluriannuel. En contrepartie, les gestionnaires de parkings pourraient investir dans quelques bornes qui seront autant d'efforts financiers évités aux entreprises.

Eviter les notes de frais

Quant aux collaborateurs qui se garent ponctuellement sur la voirie, ils doivent s'acquitter d'une redevance de stationnement. En cas de non paiement ou de dépassement, ils écopent d'un forfait post-stationnement (FPS) dont chaque ville fixe le montant et les conditions de paiement. Un casse-tête pour les flottes d'itinérants comme chez DMS Ascenseurs, où une trentaine de techniciens se déplace avec un véhicule de l'entreprise. " Avant 2020, les collaborateurs faisaient des notes de frais pour le stationnement, explique Stéphane Lucas, responsable des services généraux. Elles représentaient 300 euros par mois en moyenne et parfois jusqu'à 600 euros. " La moyenne d'un ticket de stationnement en France étant de quatre euros, on conçoit le temps passé pour gérer de tels flux comptables. Sans compter la perte de justificatifs ou la nécessité pour les salariés d'avancer des centaines d'euros des frais. PayByPhone est une application qui simplifie cette gestion en créant un compte pour chaque collaborateur auquel s'associent deux moyens de paiement : sa carte bancaire pour un trajet privé ou celle de l'entreprise pour ses déplacements professionnels. Le gestionnaire de flotte accède à un reporting pour en contrôler la bonne utilisation. Les utilisateurs ont, quant à eux, un moyen de piloter leur stationnement, comme l'explique Sylvia Colloc, directrice générale de PayByPhone France: "Notre application permet d'étendre la durée de stationnement à distance ou l'interrompre en un seul clic. En outre, la fonction rappel permet d'être averti de l'expiration du ticket."

Eviter les majorations

De quoi payer au plus juste mais surtout éviter les coûts cachés que constituent les FPS et leurs majorations (FPSM). En effet, les agents laissent de moins en moins un papillon sur le pare-brise. Par conséquent, l'entreprise découvre l'infraction quand elle reçoit le courrier. Il lui faut encore identifier le collaborateur puis vérifier qu'il règle bien le FPS dans les délais. Chez DMS Ascenseurs, il en arrive six par mois au siège. En 2020, la facture s'élevait à 2 200 euros sur un budget stationnement de l'ordre de 9 000 euros. Avec PayByPhone, dont la facture varie entre 160 et 190 euros mensuels, l'entreprise évite une partie de ces coûts. A Paris, les collaborateurs qui arrivent au terme des deux heures de stationnement autorisés sont invités à renouveler le paiement plutôt que de risquer un FPS à 32 euros. Des gains ont également été obtenus sur des coûts indirects en interne. " Auparavant, deux à trois heures étaient nécessaires pour traiter les notes de frais puis les transmettre au comptable pour l'exécution des virements. Par conséquent, le coût de l'application est vite amorti. De plus, elle facilite le contrôle", se félicite Stéphane Lucas. De quoi piloter la dépense sans mauvaises surprises.

Focus - Les prestataires développent leurs offres

Arval a conçu une solution pour gérer les FPS. L'entreprise cliente les adresse au loueur qui les saisit manuellement avant de les renvoyer au chef de parc ou directement aux conducteurs. En outre, ce spécialiste de la LLD interroge l'ANTAI pour s'assurer, à J-40 puis à J-15, que chaque FPS a bien été réglé, sinon il alerte le chef de parc. L'entreprise y gagne une traçabilité et un temps de traitement qu'Arval évalue entre 15 et 20 minutes par FPS. La tarification fonctionne à l'acte de gestion: 6,5€ ou 8,5€ par FPS selon la prestation.

Quant au logiciel de gestion de flotte, GAC Car Fleet, il automatise partiellement la gestion des FPS. L'utilisateur doit d'abord saisir manuellement le document papier reçu par courrier avant que le logiciel envoie un lien au collaborateur concerné pour qu'il règle le montant en ligne et l'atteste sur l'honneur. Le statut du FPS mis à jour, il devient consultable à tout moment par le gestionnaire de flotte qui peut ainsi relancer les collaborateurs en retard.

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