4 conseils clés pour un plan de continuité trésorerie et financement efficace

Imaginez que vous ne soyez plus capable de payer vos fournisseurs comme vos salariés, ni même de mobiliser votre ligne d'affacturage !... : ces situations extrêmes, certaines directions financières y ont été malheureusement confrontées, suite notamment à des cyber-attaques toujours plus sophistiquées et plus audacieuses menées chaque année. Et sans plan de continuité de l'activité (PCA) sur la trésorerie, il faut alors se raccrocher à des morceaux de procédures et à notre ingéniosité pour assurer un service minimum salvateur.

Pourtant, une autre option existe : le plan de continuité de l'activité dédié à vos process de trésorerie. Ce plan de continuité de l'activité regroupe l'ensemble des mesures mises en place pour assurer la résilience de votre activité en cas d'évènements perturbateurs. Votre service trésorerie est le garant de plusieurs process critiques sur lesquels il est primordial d'éviter toutes interruptions.

Pour être préparé au mieux, et même si l'avenir sera toujours beaucoup plus imaginatif que nous, voici quatre étapes clés à suivre pour organiser ou revoir votre PCA sur votre activité trésorerie.

Existe-t-il un PCA déjà établi?

Se renseigner sur l'existence d'un PCA dans l'entreprise : Il en existe sûrement un, renseignez-vous ! Cela vous permettra notamment de prendre connaissance des scénarios qui y sont envisagés. Vous pourrez, le cas échéant, décliner les conséquences de ceux-ci au niveau de votre fonction trésorerie, voire apporter votre pierre à l'édifice en en proposant de nouveaux. Un seul mot d'ordre : simplicité ! S'il peut être tentant de vouloir être « exhaustif » dans les cas extrêmes, notre recommandation est de se concentrer sur 2 ou 3 situations (cf notre 3^e point) en envisageant de bout en bout les conséquences de chacune. Cela évitera de vous éparpiller.

Identifiez les fonctions et les process critiques de votre trésorerie et financement

Pour identifier ces points de vigialnce, il faut dans un premier temps envisager les process critiques « classiques » du type : payer ses fournisseurs et ses salariés, encaisser ses clients... Dans un second temps, ajouter les fonctions critiques propres à votre organisation. Ces besoins complémentaires seront liés soit à la structure géographique de votre groupe (ex : besoin de couvrir des devises de façon fréquente) soit à la structure de vos financements (ex : capacité à faire vivre vos financements courts termes - type factor ou Neu CPs). Lors de cet exercice, il faudra bien prendre en compte l'ensemble du processus, qui peut inclure des services et des ERP externes à la fonction (ex : pour les paiements tiers : de la base fournisseur aux membres de la direction qui sont signataires).

Différents scénarios possibles

En termes de « scenarios à jouer », nous vous proposons d'analyser vos process selon les 2 scenarios suivants :

Scenario 1 : Système informatique défaillant : que se passe-t-il si tel ou tel service ne fonctionne plus ? Vous pouvez vous renseigner auprès des éditeurs de vos logiciels pour connaître leurs engagements et leurs obligations de continuité de service (SLA). Cela vous permettra de borner les risques encourus.

Scenario 2 : Un évènement impacte la disponibilité de votre équipe : que se passe-t-il si un(e) ou plusieurs membres de l'équipe se trouvent indisponibles du jour au lendemain ? Que se passe-t-il s'il s'agit d'un membre de la direction ?

Le 3^eme scénario qui est habituellement joué est, quant à lui, lié plus spécifiquement à l'accès aux bâtiments. Ces enjeux ont été quasiment tous adressés suite aux confinements.

Un test grandeur nature

Une fois que votre PCA est designé, il convient de le tester grandeur nature. Régulièrement. En ayant en tête que si une situation nécessitant le déclenchement du PCA venait à se produire, elle ne rentrera pas exactement dans l'un des différents scenarios envisagés. Mais cela n'est pas grave. En testant régulièrement votre PCA, vous serez à l'aise sur ces process dégradés et donc à même de les adapter au besoin.

Enfin, votre plan de continuité d'activité doit être complété d'un plan de reprise d'activité (PRA). Votre PRA est tout aussi important que votre PCA car il vous permettra de revenir le plus rapidement possible dans votre mode normal. Après avoir fait face à tout incident majeur ayant affecté durablement l'activité de votre société en basculant fort justement dans un mode dégradé, il conviendra de pouvoir ré-enclencher au plus vite les process habituels et gérer la reprise d'historique.

N'oubliez pas d'envisagez ce sujet comme un sujet de « transformation » en impliquant et en responsabilisant les acteurs quotidiens sur ces process puisque ce sont eux les plus à même de réfléchir et d'établir les solutions de contournement à appliquer le moment venu.