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L'IA au service de la maîtrise des avantages en nature

La gestion des avantages en nature entre à son tour dans une nouvelle ère. Damien Palausi, directeur avant-vente chez l'éditeur de logiciel de notes de frais SAP Concur, revient sur les problématiques de ce domaine, désormais pris à bras le corps efficacement grâce à des outils digitaux intelligents.

Publié par SAP Concur le 11 juil. 2023 - mis à jour à 10:46 BRAND VOICEQu'est-ce qu'un BRAND VOICE ?

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Qu'entend-on exactement par avantages en nature et en quoi posent-ils problème ?

Les avantages en nature regroupent tous les biens et services qu'une entreprise met à disposition de ses salariés, pour qu'ils puissent mener à bien leurs missions. Ceux-ci sont mis à disposition soit de manière gratuite et payés par l'employeur, soit en échange d'une contribution de la part du salarié. Les avantages en nature donnent lieu à des cotisations sociales et, comme ils sont considérés comme un type de revenus, ils doivent également faire l'objet d'une déclaration fiscale, au titre de l'impôt sur le revenu.
Certains avantages en nature sont maîtrisés par les sociétés, comme les voitures de fonction, les logements, qui sont directement payés par les entreprises. D'autres avantages moins visibles, sont dits cachés. Ils font généralement l'objet d'avances de frais de la part du salarié. Ils concernent les dépenses de déplacement, les indemnités kilométriques ou parfois l'achat de matériels. Ce type d'avantage en nature est souvent plus difficile à gérer pour les entreprises et se caractérise parfois par un manque de transparence.

Quels sont les risques pour les entreprises qui ne maîtrisent pas ces flux ?

Il existe différents risques dans ce domaine, le plus important étant d'ordre financier. Le non-respect des politiques internes en vigueur en matière de dépenses et le manque de maîtrise des flux associés se traduisent mécaniquement par des pertes financières. Les sommes engagées peuvent être bien plus importantes. Nous avons récemment calculé que les dérives en la matière peuvent s'élever à 700 euros par an et par salarié.

Le deuxième risque d'ordre financier est le redressement fiscal qui peut en découler. Il est à noter que 90 % des contrôles se concluent par un redressement. Il existe également un risque pénal pour les dirigeants, même si ce cas de figure est tout de même plus rare.

Quelles bonnes pratiques faut-il adopter et en quoi le digital est-il intéressant dans ce domaine ?

La méconnaissance des règles, notamment à l'international, sont souvent à l'origine des difficultés et des redressements. Il est essentiel de bien communiquer auprès des collaborateurs sur les politiques en place relatives aux dépenses et aux notes de frais. S'équiper d'outils digitaux dédiés s'avère pertinent pour simplifier cette gestion, gagner en efficacité et en conformité. En plus de l'automatisation de certains processus, ils permettent la détection de fraudes et d'erreurs. La gestion des avantages en nature dit cachés est très chronophage. Elle fait souvent encore l'objet d'extraction de données et de traitement manuel qui n'ont plus lieu d'être.

L'automatisation des règles de contrôle françaises et internationales constitue aujourd'hui un levier fort pour la gestion de ces aspects. Des alertes automatiques peuvent être émises dès que l'outil détecte des cas suspicieux. Désormais, l'intelligence artificielle se place en surcouche des solutions logicielles en place et représente une grande force supplémentaire. Elle permet de faire ressortir toutes les données cachées pour une détection facilitée des anomalies. Les cadeaux d'affaires font l'objet de règles sociales et fiscales assez précises et peuvent être traités en toute conformité et de façon automatique en intégrant ces règles.

Les comportements des salariés peuvent donc être mieux connus.

Absolument. L'identification d'activités frauduleuses en devient bien plus simple. Prenons l'exemple d'un produit acheté chez un caviste et enregistré comme un repas pris au restaurant. L'outil logiciel doté d'une intelligence artificielle saura identifier la nature de l'enseigne grâce à la lecture automatique du reçu numérique et émettra une alerte en précisant l'existence d'une anomalie.

L'IA permet aussi de savoir si un salarié flirte souvent avec les limites supérieures de dépenses autorisées. Si un plafond pour des déjeuners est fixé à 25 euros et que la plupart des factures d'un collaborateur se situe très près de ce montant, une alerte peut être émise pour inviter un gestionnaire à consulter avec plus de précisions les dépenses émises par ce salarié. Des alertes peuvent également concerner des invitations répétées d'une même personne ou des visites systématiques dans un même établissement.

Il résulte mécaniquement d'une telle innovation des gains financiers substantiels, ainsi que des économies de temps notables. À noter que l'évolution des réglementations dans les différents pays peut être intégrée automatiquement dans ce type d'outils logiciel.