Externalisation de la paie : Un enjeu de maîtrise des coûts... indirects !
L'externalisation de la paie est souvent une réponse à un enjeu RH. Mais au-delà des défis métiers, externaliser la paie est aussi un excellent moyen de maîtriser un large éventail de coûts directs... et indirects. Explications avec les experts de SD Worx France.
Saisie des informations, calcul des variables, contrôle de conformité des bulletins de paie, édition des fiches de paie puis envoi & distribution aux salariés, gestion des paiements, archivage et stockage des documents... L'ensemble des tâches qui composent le processus de gestion de la paie est bien connu. Bien qu'essentiel au bon fonctionnement de l'entreprise, ce poste génère peu de valeur ajoutée et de nombreuses entreprises, des plus petites aux plus grandes, font le choix de l'externalisation de la paie. « Les raisons d'externaliser la paie sont variées, confie Vincent Beaupérin, directeur des Managed Services de SD Worx France. Pour les DRH, les bénéfices sont principalement orientés métiers et ils sont souvent les premiers prescripteurs de l'externalisation. Mais, dans le contexte de recherche permanente de compétitivité auquel les entreprises sont confrontées, les responsables administratifs et financiers sont de plus en plus attirés par l'externalisation de la paie. »
Relever le défi de la maîtrise des coûts cachés de la gestion de la paie
L'externalisation de la gestion de la paie présente des avantages financiers immédiats, clairement intelligibles. « Les entreprises qui s'engagent sur cette voie bénéficient d'économies d'échelle qui leur permettent d'opérer de manière plus rentable. On estime qu'en moyenne, cela se traduit par une économie de 20 % pour le client final », précise Vincent Beaupérin. Mais ces avantages ne sont que la partie visible de l'iceberg ! Le premier enjeu auquel l'externalisation de la paie apporte une réponse clé, c'est celui de la conformité. « Le contexte réglementaire et normatif est en constante évolution. Cela suppose non seulement une veille réglementaire en continu, mais aussi des coûts de formation des équipes internes », précise Vincent Beaupérin. Grâce à l'externalisation, ces coûts sont déportés chez prestataires qui garantit contractuellement la conformité de la paie aux entreprises qu'il accompagne.
Réduire la surface d'exposition à tous les risques...
Cette garantie de conformité induit une chaîne de bénéfices financiers. Des bulletins de salaire conformes et sans erreur, contribuent à un climat interne plus serein et à l'engagement des collaborateurs. Un engagement qui se traduit par une productivité plus soutenue. La conformité limite également le risque de sanctions administratives. « Et si une erreur venait malgré tout à intervenir, induisant une amende par exemple, explique Vincent Beaupérin, un acteur comme SD Worx France, joue à plein son rôle de business partner et prend à sa charge les amendes éventuelles si sa responsabilité est engagée ».
Sur le plan technologique, l'externalisation de la paie apporte là encore son lot de gains financiers indirects. « Une solution SaaS comme celle de SD Worx est une promesse d'agilité. L'intégration en quasi-temps réel de nouvelles fonctionnalités ou règles de calcul en fonction d'une évolution réglementaire, sans intervention de la part de l'entreprise est un atout déterminant ». Par ailleurs, la paie constitue un axe sensible, notamment sur le plan des données qu'elle exploite et génère. « La sécurité des données est une compétence à part entière que l'on peut difficilement exiger d'un collaborateur interne. Un acteur comme SD Worx France est un expert des technologies et à ce titre dispose de toutes les compétences internes pour garantir la sécurité des outils, les processus et globalement les données ».
La solution d'externalisation de la paie de SD Worx apporte également une réponse flexible aux entreprises. Le constat de Vincent Beaupérin est clair : « Recrutements accélérés, réduction d'effectifs en cas de repli de l'activité, la flexibilité de l'externalisation permet d'envisager un modèle économique au bulletin produit, si bien que l'entreprise ne paie que pour ce qu'elle consomme réellement. »
Externaliser la paie : réunir les conditions du succès
Si l'externalisation de la paie est une perspective d'efficacité économique et organisationnelle, elle nécessite méthode et préparation. « Pour que le déploiement soit rapide et tenir la promesse d'un projet compris entre 8 et 15 semaines en moyenne, les phases amont sont essentielles, commente Tony Rivenez, Responsable implémentation pour SD Worx France. Nous mettons tout en oeuvre pour cerner véritablement les besoins de l'entreprise et cela passe par une identification précise des processus internes ». Un audit de l'organisation est effectué et les outils et services sont déployés en fonction des besoins réels. « En tant que chef de projet, je coordonne l'action de nos consultants métiers qui analysent les règles de l'entreprise, son organisation, ses usages. Puis, nous rédigeons des recommandations », continue Tony Rivenez. À l'issue du déploiement, le projet entre en phase recette. Une recette sur 13 mois sur un panel de collaborateurs défini en partenariat avec l'entreprise. « Cette recette est déterminante car elle nous permet de vérifier que tous les contextes différents soient bien pris en compte ». Une simulation grandeur nature qui permet d'assurer la mise en production dans les meilleures conditions et d'assurer la continuité de la paie en toutes circonstances. « En matière de gestion de la paie, la vie réelle ne peut pas être un brouillon ! », conclut Vincent Beaupérin.
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