La facture électronique obligatoire : un levier pour les achats et la finance
En devenant obligatoire pour les entreprises en 2024, la facture électronique va modifier les flux/processus des systèmes de gestion. Impactés par cette évolution, les DAF devraient pouvoir en tirer bénéfice.
À partir du 1er juillet 2024, la facture électronique devient obligatoire. Dès lors toutes les entreprises devront être en capacité de réceptionner des factures électroniques. La digitalisation de l'émission des factures se fera progressivement. En effet, elle deviendra obligatoire pour les grandes entreprises dans un premier temps, puis l'obligation sera généralisée jusqu'en 2026 en France pour les autres : pour les ETI la date est portée au 1er janvier 2025, pour les petites entreprises, le 1er janvier 2026. Avec la dématérialisation des factures, de nouvelles règles s'imposent, comme le précise Thomas Decamp, Directeur commercial Proactis France, « On rentre dans un model tripartite, nommé "Clearance", dans lequel l'État se positionne entre le client et le fournisseur. C'est une façon pour l'État de contrôler les déclarations de TVA. IL va ainsi voir en temps réel les transactions entre les entreprises et pouvoir collecter cette TVA, tout en réduisant la fraude qui représente un manque-à-gagner important ».
Un flux qui devient intégré et structuré
Cette obligation impose des changements avec de nouveaux process. À partir du moment où une digitalisation s'opère, de nouveaux formats de factures doivent être mis en place pour assurer les échanges. « Il s'agit en l'occurrence d'exploiter les systèmes d'information mis en place, voire de les faire évoluer, pour intégrer ce format structuré de factures. Ce nouveau flux va permettre de faire gagner un temps précieux à la comptabilité fournisseurs qui a pour mission notamment, de récupérer les factures pour les comparer avec les commandes/réceptions des articles », souligne Thomas Decamp.
De nouveaux leviers en perspective
À partir du moment où un flux d'échange de documents est dématérialisé, l'intégration dans le système comptable est possible et permet des gains d'efficacité importants pour le traitement des factures. Avec une solution comme Proactis Rego, il est possible de générer et/ou récupérer les commandes automatiquement avec à la clé, la possibilité de faire des rapprochements à deux voies ou trois voies. « Le ROI devient très facile à démontrer. L'automatisation va en effet permettre soit d'augmenter la capacité de couverture du contrôleur de gestion, soit de réduire le nombre de personnes pour traiter le volume de factures. Avantage supplémentaire, cela libère du temps pour les tâches à plus fortes valeurs ajoutées ».
C'est une voie toute tracée pour l'E-procurement. Ces nouveaux flux automatisés apportent ainsi, non seulement de la sécurité en passant par des systèmes avec un contrôle d'intégrité, mais également d'augmenter drastiquement la capacité de traitement. « De plus, en réduisant mes délais de traitement, je suis en mesure de pouvoir régler mes factures avant le terme initial. Autrement dit, l'automatisation de la gestion des factures permet de payer les fournisseurs dans les temps. C'est un enjeu majeur pour les entreprises, sachant que l'équilibre financier des entreprises est très souvent précaire. Les crises que nous traversons nous le rappellent très souvent », remarque Thomas Decamp.
De nouveaux horizons : le procure-to-pay
Cette ouverture à l'E-procurement se traduit par ailleurs par une visibilité sur des engagements de dépenses et le contrôle budgétaire. « À partir du moment où vous avez mis en place la facturation électronique et l'automatisation, il ne reste plus qu'un pas à franchir en faveur du procure-to-pay. En tant que DAF, je peux ainsi voir mes engagements de dépenses tout en ayant potentiellement une mécanique de contrôle budgétaire ».
De nouvelles perspectives qui vont non seulement intéressées les DAF mais également la "casquette" achat (que peut notamment posséder un DAF dans une ETI).
En effet, les achats dits "sauvages" seront mentionnés en tant que supprimés et les demandeurs/approvisionneurs devront passer par un système central pour traiter les commandes, tout en les récupérant dans les systèmes d'ERP. Un rapprochement est donc effectué entre ce qui est engagé, commandé pour pouvoir ensuite "rattacher les wagons" entre les réceptions et les factures. Une gestion budgétaire finalement beaucoup plus précise.
Proactis en quelques mots
Proactis est un éditeur de solution Source-to-Pay pour les entreprises de taille intermédiaire, notamment les entreprises du secteur tertiaire.
La suite complète modulaire Proactis Rego permet aux entreprises de maîtriser la dépense et le risque fournisseurs, d'améliorer la conformité et le pilotage des achats, de réduire le coût des biens et services, et de réaliser des gains de productivité, grâce à la digitalisation et à l'automatisation des processus achats et comptabilité fournisseurs.
Proactis compte parmi ses clients plus de 1 100 entreprises et organismes publics, 2 millions de fournisseurs et plus de 3 millions d'utilisateurs dans plus de 100 pays en Europe, en Amérique du Nord et en Asie-Pacifique.
Pour plus d'informations : www.proactis.com
La Solution SaaS Source-to-Pay pour les entreprises de taille intermédiaire
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