Il est encore temps de mettre en place un PCA !

La Covid-19 - et surtout le confinement qu'il a engendré - a fortement touché l'activité des entreprises. En conséquence, beaucoup se posent aujourd'hui la question d'adopter un plan de continuité d'activité (PCA). A ce jour, peu de sociétés se sont en effet converties à cet outil : une enquête GetApp menée auprès de 335 décisionnaires fin mars 2020 révèle que 37 % ne disposaient pas de PCA et que 13 % ignoraient si un tel plan existait au sein de leur entreprise.

Mais est-ce le bon moment pour mettre en place un PCA ? N'est-il pas trop tard ? Les PME sont-elles aussi concernées ? Le Daf a-t-il un rôle à jouer ? Autant de questions auxquelles nous nous proposons de répondre, avec l'aide de Xavier Hartout, dirigeant du cabinet de conseil Adenium, spécialisé dans les PCA, et de Caroline Rousseau, analyste de contenu chez GetApp, qui a publié un article sur le PCA.

Limiter les impacts des crises

La première question que les entreprises sont en droit de se poser en matière de PCA concerne son efficacité : les entreprises qui avaient adopté un PCA traversent-elles mieux la crise actuelle ? Pour Xavier Hartout, la réponse est assurément oui. "Le PCA est le plan de survie de l'entreprise en cas de crise majeure au niveau opérationnel. Il prévoit un fonctionnement en mode dégradé selon différents scénarios - plus de site, plus de collaborateur, plus d'outil de production, plus de SI - et permet donc de limiter les impacts de cette crise", explique-t-il. Pour lui, les entreprises dotées d'une bonne gestion de crise - dont le PCA fest un élément - se sont forcément montrées plus réactives.

Caroline Rousseau ne dit pas autre chose : "Un plan de continuité d'activité est un manuel de survie compilant les risques pouvant affecter une entreprise et les stratégies pour en apaiser les effets au plus vite. L'objectif est de permettre la poursuite de l'activité dans les meilleures conditions possibles et d'accélérer la reprise. Une entreprise disposant d'un tel plan sera plus à même de se remettre rapidement et de limiter les pertes".

Pour la crise du Covid-19, plus particulièrement, les entreprises qui avaient imaginé un scénario dans lequel les sites étaient indisponibles ont pu continuer à fonctionner, bien qu'en mode dégradé. "Ce ne sont finalement pas les plans pandémie qui ont été les plus utiles car ils prévoyaient un fonctionnement avec seulement 30/40% des effectifs pour cause de maladie", ajoute Xavier Hartout.

Rassurer son éco-système

Le PCA aide donc à traverser les crises. Mais peut-on encore en mettre un en place pour traverser la crise actuelle ? La réponse est, là encore, oui : le PCA va aider à rassurer l'éco-système de l'entreprise quant à sa capacité à traverser les crises. "Le PCA sert avant tout à assurer la continuité opérationnelle des entreprises, à limiter le risque d'interruption de l'activité et les coûts qui y sont liés", décrit Xavier Hartout.

Une telle démarche peut donc rassurer actionnaires et financeurs. notamment les financeurs. "Les financeurs pourraient prêter uniquement si un PCA solide est prévu", met en garde Xavier Hartout qui imagine également que l'État pourrait rendre le PCA obligatoire. "Aider les entreprises a en effet représenté un coût énorme", souligne-t-il. "Les assureurs peuvent également exiger un PCA avant de souscrire un contrat de perte d'exploitation", poursuit-il.

Xavier Hartout observe également de plus en plus de fournisseurs contraints à réaliser un PCA par leurs donneurs d'ordre, ces derniers limitant ainsi le risque de défaillances de leurs fournisseurs critiques. C'est par ce biais que de plus en plus de PME se convertissent au PCA. "Historiquement, ce sont les grands comptes qui élaborent des PCA mais les PME s'y mettent petit à petit", rapporte Xavier Hartout. Il cite cependant un baromètre mené par son cabinet, Adenium, et l'EM Lyon en mars 2020 qui a révélé que la majorité des PME n'ont pas de PCA. Mais il les invite à s'y mettre dès que possible, et pas uniquement pour faire plaisir aux donneurs d'ordre : "Le PCA sert à rendre les PME plus résilientes, plus solides, plus robustes".

Se préparer à l'action

Convaincus d'adopter un PCA ? Attention cependant à adopter la bonne démarche, pour qu'il soit efficace ! Xavier Hartout prévient : "Le PCA n'est pas artisanal, ce n'est pas du bricolage. Une norme existe depuis 2013 qui explicite la démarche à adopter, la norme ISO 22301 " Systèmes de management de la continuité d'activité "".

Il s'agit donc de suivre la démarche dictée par la norme pour ne pas se tromper. Caroline Rousseau la résume en utilisant une métaphore médicale : "Le PCA est comme le carnet de santé d'une entreprise: il aide à connaître et à comprendre sa structure en détail, ainsi qu'à anticiper les traitements futurs si un mal survenait. Pour être le plus complet possible, il doit être découpé en 7 grandes étapes, depuis l'examen des risques jusqu'à l'établissement d'un bilan, en passant par la consolidation (ou adaptation) du modèle de gestion des risques." Les 7 étapes sont détaillées dans l'article qu'elle a publié.

Elle insiste également sur la nécessité de ne pas résumer un PCA à une brochure théorique condamnée à prendre la poussière dans un tiroir : "Il s'agit d'un support permettant de préparer tous les collaborateurs à l'action en cas d'incident en détaillant les étapes et actions concrètes des départements impliqués". Pour être dans l'action et s'assurer que le PCA tient la route. Xavier Hartout conseille de réaliser des tests, de faire des exercices de crise pour s'assurer, comme basculer sur le SI de secours par exemple. "Il faut le tester au moins une fois par an".

Les Daf, au coeur du dispositif

Le PCA est une démarche qui vient en complément de la gestion des risques. Contrairement à cette dernière, le PCA se concentre sur les enjeux : le coût, l'image, etc... C'est pourquoi les Daf ont un vrai rôle à jouer en matière de PCA. "Les Daf sont au coeur du pilotage de l'entreprise et sont donc capables de mesurer les enjeux mais aussi de prévoir en amont les dispositifs à mettre en place en cas de crise". Le Daf peut par exemple dire si ça vaut le coup d'investir dans un SI de secours ou de conserver une ancienne chaîne de production.

C'est aussi le Daf qui peut aider à faire le BIA, business impact analysis. "Il s'agit d'un outil technique pour mesurer les enjeux et estimer quelles seront les activités critiques suite à telle ou telle crise, et ce jusqu'à trois mois. Les crises peuvent en effet durer longtemps", indique Xavier Hartout.

Le PCA peut aussi séduire les Daf car il permet d'analyser en profondeur le fonctionnement de l'entreprise, ce qui s'avère très intéressant. Xavier Hartout souligne aussi un aspect RH du PCA, à ne pas négliger : "Un projet de PCA peut-être très fédérateur en interne car les gens doivent se rencontrer pour le mettre en place à travers des stratégies collaboratives". Un vrai projet d'entreprise, donc, qui la rend de plus plus robuste.