Sécuriser la prise de la commande pour optimiser la gestion du cash
L'automatisation de la prise de commande permet de limiter les risques et de dégager du temps, permettant une amélioration des relations avec le client, une récupération du cash plus rapide.
La pire chose à faire en matière de gestion des commandes ? Ludovick Chantelles, expert O2C chez Esker est formel : la « gestion manuelle ». Pourtant beaucoup d'entreprises procèdent encore à un traitement « à l'ancienne » des commandes adressées par leurs clients : « un process risqué, source d'erreurs et de doublons, mais aussi de frustrations pour les équipes, qui perdent un temps considérable sur des tâches à faible valeur ajoutée », selon l'expert. De fait, une étude révèle qu'entre 30 et 40% du temps consacré au recouvrement est en fait perdu à identifier la raison pour laquelle le client ne paie pas...
La solution ? Simplifier et fluidifier grâce à un process connecté et automatisé de bout en bout : depuis l'analyse du risque client jusqu'à la gestion des commandes et l'envoi des factures, en passant par la définition des limites de crédit et la mise en place d'une stratégie de recouvrement claire, précise et dans l'anticipation. « Cela permet de créer un environnement sain, où tout le monde est gagnant : le client, qui bénéficie d'un meilleur service, les collaborateurs, qui auront des outils clairs et une feuille de route pertinente, mais aussi l'équipe dirigeante, qui va bénéficier d'indicateurs pertinents pour sa prise de décision. Nous appelons cela la croissance à somme positive : un écosystème vertueux dans lequel l'entreprise, les collaborateurs, les clients et les fournisseurs interagissent positivement entre eux. » explique Ludovick Chantelles.
Concrètement, l'automatisation des commandes permet de sécuriser ces dernières, et de garantir une information accessible à tous, au bon endroit et au bon moment... « L'entreprise peut ainsi traiter les commandes beaucoup plus vite ; les équipes ne perdent plus de temps à rechercher dans toute l'organisation les informations clefs », explique le professionnel. Par ailleurs, de nombreux indicateurs et éléments de « warning » vont permettre à l'entreprise de suivre précisément l'état de ses relations clients. Parmi eux ? Le nombre de factures « ouvertes » ou impayées, les balances âgées bien sûr, mais aussi des « KPI » (« indicateurs de performance ») portant sur le processus-même du recouvrement, et d'identifier les démarches les plus pertinentes pour chacun de ses clients... « Les entreprises connaissent en général très bien leurs clients, et savent ceux qui sont de bonne ou de mauvaise foi... Mais, il y a aussi des indicateurs qui permettent d'anticiper sur les demandes, sur les envois de factures (en attendant 2024 et la généralisation de la facture dématérialisée), ou encore de savoir s'il faut mettre en place des relances préventives », explique Ludovick Chantelles.
Autant d'éléments qui permettent de faciliter les relations humaines, tant en interne qu'avec les clients. En effet, n'étant plus mobilisées sur les processus les plus chronophages, les équipes peuvent davantage accompagner ces derniers. « Ouvrir la discussion sur des éléments qui pourraient être inconfortables ouvrant de possibilités en termes de futurs projets et de nouveaux business », estime Ludovick Chantelles. Pour que, finalement, le process soit plus fluide, réhumanisé et... générateur de trésorerie.
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