Faire accepter aux salariés le transfert d'entreprise

Impliquez les salariés

Ne vous contentez pas d'une information descendante (top-down) mais impliquez tous les niveaux de la pyramide. "Il y a un grand intérêt à associer les futurs utilisateurs au projet, notamment sous la forme d'ateliers de discussion", conseille Frédéric Miquel. Ces ateliers aborderont collectivement des questions telles que la logistique de l'opération, le fonctionnement du futur espace de travail, le maintien des services pendant le déménagement, etc.

Pour porter la voix des salariés dans ces réunions, il convient d'identifier des acteurs-clés au sein de l'organisation et d'intégrer au comité de pilotage un référent issu de chaque service de l'entreprise. Naturellement, les instances représentatives du personnel (CE, CHSCT) devront être de la partie. "L'idéal est une approche participative, aussi bien sur l'achat du mobilier que sur le choix du site d'implantation ou les mesures d'accompagnement", énumère Frédéric Roy, directeur de Demeco transfert (45) et vice-président de l'Agence française du déménagement d'entreprises (AFDE). Cela peut se traduire, concrètement, par la mise en place d'un bureau-type, ou encore l'organisation de visites de chantier.

Listez les besoins précis de chacun

Dès les premières réunions avec les représentants du personnel, recueillez les besoins détaillés de chacun: emplacement du bureau, mobilier, équipement, connexions, etc. "Commencez par faire le tour des personnes identifiées comme légitimes dans chaque service puis restituez l'information sous forme d'une check-list, d'un plan d'implantation et d'un planning, détaille Alexandre Duparc. À chaque étape du processus, il faut recueillir l'aval de l'ensemble des acteurs de l'entreprise."

Accordez des contreparties

Locaux plus modernes, salle de pause agréable, ascenseurs, tickets restaurant, service de conciergerie, prise en charge du transport, parking deux-roues... Afin d'accompagner le changement de lieu de travail, il convient d'accorder aux salariés des contreparties.

Le plus : livret d'accueil et sav

Autre élément préconisé par l'ensemble des spécialistes, le livret d'accueil facilite l'intégration des salariés dans un nouvel environnement de travail. Clair et le plus complet possible, on y trouvera toutes les réponses pratiques relatives au nouveau site et à ce qui l'entoure : fonctionnement des nouveaux téléphones, localisation du restaurant interentreprises, moyens de transport à disposition, accès au parking, lieux de loisirs à proximité (salles de sport, cinémas, centres commerciaux...), etc. "Cela peut paraître anodin, mais c'est vraiment très important", assure Frédéric Roy. Un déménagement ne s'arrête pas une fois que chacun a retrouvé son poste. "Après un emménagement, on subit un ressac pendant plusieurs semaines (problèmes techniques, cartons à déballer, badges qui ne fonctionnent pas...), observe Frédéric Miquel. Je conseille de prévoir une cellule de SAV, qui est souvent le chef de projet du déménagement, et de réaliser une enquête de satisfaction quelques mois après. On se rend compte qu'il y a toujours des réglages à opérer. Là aussi, faire appel à l'intelligence collective est souvent intéressant."

Désignez le bon chef de projet

Quelqu'un à la personnalité trop rigide risque de braquer les salariés, qui auront le sentiment de ne pas être entendus, ce qui, au regard de l'objectif, n'aurait pas de sens. "Il faut que cette personne ne soit pas déjà surchargée par son activité quotidienne", précise Alexandre Duparc. Sur le papier, le DRH ou le Daf peuvent paraître pertinents, mais...

Dans certains cas, l'assouplissement des horaires sera très apprécié. "Lorsque le transfert se fait sur une longue distance, on proposera une aide à la relocation (prise en charge de l'état des lieux, abonnements eau et électricité, crèches à proximité, etc.), souligne Frédéric Roy. Cet investissement facilite une bonne approche psychologique du déménagement." Dans tous les cas, "l'attribution de contreparties doit se faire sur la base des besoins exprimés par les salariés, faute de quoi ce sera un coup d'épée dans l'eau", prévient Alexandre Duparc.