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DossierLes outils pour bien gérer les documents et données

Publié par Morgane Coquais le

2 - Les e-factures impactent peu le SI et beaucoup le BFR

Apportant de réels bénéfices, les projets de dématérialisation sur les factures touchent désormais les PME/PMI. L'intégration au système d'information peut se faire en douceur, grâce notamment à l'arrivée du mode SaaS.

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Productivité accrue, simplicité d'usage, qualité de services... Les commentaires positifs ne manquent pas pour qualifier un projet de dématérialisation des factures. Reste qu'il convient d'ajuster au mieux le mode de déploiement pour que la solution s'intègre en toute transparence au SI de l'entreprise.

En évitant aux entreprises d'investir dans des solutions progicielles coûteuses, l'offre hébergée proposée par les éditeurs (en mode Saas ou en cloud) a favorisé le déploiement de projets de dématérialisation au sein de PME. Ses atouts ? Une absence d'investissement, un paiement au forfait ou au volume et une adaptation en fonction des besoins. Toutefois, si l'impact d'un projet de dématérialisation de facture en mode Saas est faible lorsqu'il s'agit de factures sortantes, la donne est différente concernant les factures fournisseurs : des interfaces avec le SI seront, en effet, à prévoir afin d'injecter les factures reçues.

Mais avant d'intégrer un projet de dématérialisation à son SI, il faut avoir une idée précise du type de déploiement requis et, surtout, voir si le volume de factures à traiter numériquement est suffisant pour investir dans un tel projet. Trois options sont possibles. Primo, partir sur du développement spécifique, en s'appuyant sur les ressources internes du service informatique. Secundo, se diriger vers des solutions de type open source. Tertio, opter pour un éditeur de solutions packagées.

À l'heure actuelle, les projets de dématérialisation portent surtout sur les factures fournisseurs. Mais si le projet concerne aussi les factures clients, cela sous-entend que ces derniers possèdent également les outils nécessaires pour gérer le workflow. En outre, sur le plan fiscal, il convient de mettre en place une certification électronique adéquate. C'est la raison pour laquelle les projets portant sur les factures clients sont, le plus souvent, hybrides.

Reste que les avantages conférés par un programme de dématérialisation sont nombreux : gains substantiels sur les consommables, hausse de la productivité, disparition du risque de perte de factures, réduction du BFR. Il n'est pas rare de voir ainsi certaines PME gagner près de 100 000 euros en trésorerie sur une année.

Vous pouvez consulter l'intégralité de l'article.


Cas pratique : Saretec gagne du temps grâce à une dématérialisation de factures version Yooz

Avec 1500 factures d'achats traitées par mois réparties sur 90 sites en France, Saretec déplorait un manque de suivi, une faible traçabilité, et souhaitait fluidifier les processus liés aux factures fournisseurs. L'entreprise spécialisée en expertises de sinistres pour le compte des compagnies d'assurances a très vite été séduite par l'offre proposée par Yooz d'Itesoft. Notamment par la possibilité d'effectuer un test "grandeur nature", permettant de démontrer à la DSI que le projet pouvait être mis en place d'une manière simple et transparente. " Nous avons été particulièrement séduits par le paramétrage très léger en mode SaaS de la solution, puisque quelques heures seulement ont été nécessaires ", souligne Jacques Sinou, le Daf de la société.
À l'issue du mois d'essai, convaincu également par la facturation à l'usage de la solution (qui plus est, en mode dégressif) établit sur un montant de 599 euros pour 1 500 factures par mois), Saretec poursuit avec Yooz. La solution a permis de fluidifier le circuit d'approbation et notamment les retards, puisque les approbateurs vont directement valider les factures à l'écran. Toutes les factures étant centralisées par Yooz, elles sont donc désormais traçables, il?n'y a plus de relances à effectuer. Les temps consacrés aux classements et aux recherches ont diminué, pour un gain total estimé à quatre jours par mois. " Le logiciel est, en quelque sorte, utilisé comme une comptabilité fournisseurs auxiliaire, de la réception de la facture jusqu'au règlement, sachant que le logiciel n'a pas cessé de progresser depuis son déploiement ", conclut le Daf.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter les articles suivants :

- TVA : à propos des obligations de facturation et du stockage des factures électroniques.

- TVA : à propos des factures transmises par voie électronique.

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