DossierLes outils pour bien gérer les documents et données

3 - La signature électronique, une force probante sous-utilisée

La signature électronique n'est plus un gadget et de moins en moins une option, surtout dans un processus de dématérialisation des documents. Bien encadrée juridiquement, elle semble cependant sous-exploitée au regard de ses nombreux avantages.

Disposant de la même valeur légale qu'un signature manuscrite, la signature électronique représente un moyen fiable d'assurer la sécurité des échanges sur Internet.

Si l'augmentation du volume d'échanges numériques, avec les risques qui en découlent, a favorisé le décollage de la signature numérique en 2005, les différents textes de transposition de la directive européenne du 13 décembre 1999¹, la banalisation de la technologie numérique et la loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique, qui précise notamment le régime de responsabilité des prestataires de services de certification électroniques délivrant des certificats qualifiés, ont contribué à son développement. Enfin, la création de l'Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information (ANSII) et l'élaboration du Référentiel général de sécurité (RGS) sont venues densifier cette règlementation.

Non visuelle, la signature électronique est exprimée par une suite de nombres et garantit l'identification de l'auteur sur un document numérique. Indissociable de cette signature, le certificat électronique représente le document numérique qui permet de valider le lien entre une signature numérique et son signataire.

Il se décline en trois niveaux :

- La classe 1 octroie seulement une identification du titulaire par simple e-mail ;

- La classe 2 garantit l'identification par une copie de la carte d'identité, puis par un duplicata d'une autre pièce d'identité, le tout par voie postale ;

- La classe 3 reprend la classe 2 avec, de surcroît, le contrôle et la remise du certificat effectués en face-à-face.

À noter, la présence de classe 2 et 3 "Plus". Le certificat est alors remis sur une clé USB typographique.

Pourtant, son usage est encore restreint, de l'ordre de 10 à 15 % des échanges entre les entreprises selon les acteurs interrogés. Deux secteurs font toutefois office de précurseurs : le service public et les établissements bancaires. Quant aux domaines d'application, ils sont vastes : validation des bons de commande, lettres de relance, paiement des factures, télédéclarations sociales... La signature électronique devient incontournable lorsque l'État décide de l'imposer. C'est le cas de la TéléTVA, obligatoire depuis 2010 pour les entreprises dont le CA est supérieur à 500 000 euros HT.

Mais c'est peut-être l'engouement des experts-comptables pour le numérique qui va révéler aux entreprises tout l'intérêt de ce mode de signature. Le Conseil supérieur de l'ordre des experts-comptables s'est équipé en 2011 d'un signature électronique, "Signexpert" dont le coût est modeste (80 euros HT la signature électronique par utilisateur et par an + un clé UBS cryptographique de 150 euros HT). À cela, il faut ajouter le coût de formation. Enfin, généralement, le Daf est le seul à détenir la signature électronique.

1. Loi n°2000-230 du 13 mars 2000 sur l'adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et décret du 30 mars 2001, modifié par celui du 18 avril 2002.

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Cas pratique : Ever Team intègre la signature électronique à sa GED EverSuite pour SharePoint

Basée sur la plateforme de Microsoft, EverSuite SharePoint Edition est une gamme de composants et de solutions ECM packagés : elle permet aux organisations de disposer d'un système pour gérer les projets complexes de gestion de contenu et des processus métier associés. EverSuite SharePoint Edition se voit désormais enrichie d'une nouvelle fonctionnalité permettant de signer électroniquement des documents directement dans SharePoint.
Selon l'éditeur, à ce jour, seul Ever Team propose ce type de fonctionnalité qui transforme un processus de signature électronique actuellement difficile à intégrer en "jeu d'enfant". Concrètement, les collaborateurs peuvent depuis un simple onglet de leur interface SharePoint signer leurs documents et leur donner une forte valeur probatoire. Cette signature peut également être intégrée comme étape d'un processus de traitement d'un document défini dans le workflow d'EverSuite. Le document peut alors faire l'objet de multiples signatures électroniques au sein même de SharePoint. Accessible en mode 100 % web, la technologie d'Ever Team est ouverte à toutes les autorités de certification du marché.