Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur votre ERP...sans jamais oser le demander
Fiabilité, richesse fonctionnelle ou adéquation aux besoins, les ERP sont plutôt bien notés dans les successives enquêtes CXP. Sans doute par méconnaissance de ce qu'ils font mal voire pas du tout. Et pourtant, ils sont une base formidable mais parfois défaillante ou en sous performance.
L'ERP, ce saint Graal du contrôle de gestion ! Toute entreprise qu'elle en soit dotée ou non, sait ce qu'un ERP peut apporter. En résumé: temps réel, interconnexion des modules et informations (et donc des fonctions de l'entreprise), processus et données standardisés, analyse de ces dernières. Mais rares sont les entreprises, même dotées d'une excellente fonction finance, qui savent ce qu'un ERP ne peut pas faire ou fait "mal". Car oui les lacunes dans les contrôles des ERP existent, et cela quel que soit l'éditeur. Fort de ce constat, ACL, spécialiste des solutions technologiques de gestion des risque s, met à la disposition des curieux, des amateurs, des repentis de l'ERP, un livre blanc qui recense tout ce qui empêche l'ERP de tenir sa promesse client, le fameux équilibre performance - contrôle. C'est d'abord l'utilisation même de l'ERP qui est en cause : bien souvent, il n'y a pas qu'un ERP mais soit plusieurs plateformes (dans les grandes entreprises) soit des applications autonomes mais interfacées à l'ERP ou bien encore plusieurs instances d'ERP réparties entre la tête de groupe et les filiales. L'ouvrage ne remet pas en cause ces choix mais il permet de comprendre que dès lors les contrôles issus de l'ERP ne sont plus vraiment pertinents. Outre l'utilisation, la nature même de l'ERP suppose de telles lacunes. Tenir l'équilibre entre performance et contrôle, objectif de l'ERP, est parfois difficilement compatible avec les délais de mise en oeuvre : d'où des contrôles omis ou désactivés par souci d'efficacité. Plus prosaïquement, les fameuses erreurs de saisie de données, si décriées dans Excel, se retrouvent à l'identique dans un ERP.
Passons sur les fraudes...encore que ! Certes votre ERP permet d'en détecter mais pas toutes et surtout il lui est difficile de déterminer s'il y a fraude ou négligence. Et un ERP ne peut pas faire de diagnostic des contrôles mis en place ni préconiser des améliorations. Et non augmenter les contrôles intégrés n'est pas la solution !
Bref, ce que démontre ce livre blanc c'est que votre ERP a des défaillances et une performance non optimale. Et qu'il existe aussi des solutions pour ce genre de situations.
Réduire pertes et fraudes de 50% en deux fois moins de temps
Améliorer l'ERP par une surveillance proactive des données permettrait selon le dernier rapport de l'Association of certified fraud examiners (ACFE) "une diminution de 54% des pertes et des fraudes en deux fois moins de temps", la durée moyenne de la fraude passant de 24 à 12 mois. Une telle démarche de surveillance proactive des données permet si une transaction est repérée comme une violation potentielle des contrôles d'approbation de paiements d'examiner immédiatement chaque approbation effectuée par la personne concernée. Avec un but: déterminer l'existence d'un schéma révélant un problème à plus grande échelle (comme le fractionnement systématique des montants pour échapper aux approbations requises au regard du total). Autres actions possible (non exhaustives): identifier les employés "fantômes" ou les transactions réalisées avec la carte bancaire entreprise...pendant la période de congés du salarié.
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