Les clés d'un outil de pilotage efficace
"Le reporting est le document le plus important au sein de l'entreprise, car c'est la direction financière qui fait figure de référence aux yeux des dirigeants et actionnaires", assure Jean-Philippe Angelier (Oxigen). Voici quelques bonnes pratiques pour lui conférer la valeur qu'il mérite.
Tout d'abord, il importe que le reporting financier soit clair, synthétique, accessible à tous ses destinataires qui ne sont pas nécessairement familiarisés avec des concepts financiers. "Le meilleur reporting est un document qui n'excède pas 2 à 3 pages, en incluant les commentaires qui interprètent les chiffres. De nombreux contrôleurs de gestion éditent des fichiers de plusieurs dizaines de pages, avec comme conséquence le fait que les dirigeants ne les lisent plus. N'oublions pas qu'un tel travail a pour finalité le déclenchement d'actions visant à rectifier de mauvais résultats révélés par des indicateurs ou des dérapages sur certains postes de dépenses", estime Jean- Philippe Angelier, expert associé au sein du cabinet de conseil financier Oxigen . La réactivité est un autre point essentiel. Le document doit être disponible au plus tard 15 jours après le terme de la période concernée.
À chaque métier son reporting
En aucun cas, le reporting financier n'obéit à un modèle préétabli valable pour toutes les sociétés. Plus il est adapté à l'activité de l'entreprise et à ses enjeux sectoriels, plus il est pertinent et efficace. En fonction du métier exercé par l'entreprise et de son contexte, certains indicateurs deviennent plus évocateurs que d'autres. Au sein de certaines sociétés, la marge brute est une information bien plus intéressante que le chiffre d'affaires. "Dans le négoce par exemple, les volumes de vente peuvent être très importants, mais si la marge réalisée sur la revente des produits représente quelques centimes d'euro, l'analyse du mix s'impose. Dans une entreprise de livraison de repas qui doit tenir compte de nombreux paramètres (logistique, matières premières...), il est intéressant de connaître le coût de la nourriture rapporté au chiffre d'affaires ", illustre Jean-Philippe Angelier.
Rapprocher les services grâce aux données
Les indicateurs du reporting doivent permettre de mettre en évidence des alertes, des dysfonctionnements sur des points ou services précis. Ils sont l'outil du directeur financier qui porte la responsabilité de se tourner vers les collaborateurs concernés par les problématiques soulevées. "Ce sont ces indicateurs qui conduisent à consulter le responsable logistique en cas de dérives lié aux frais de transports, ou le DRH si les indicateurs révèlent des anomalies de frais de personnel relatifs à des recrutements anticipés en décalage avec le budget ", poursuit le spécialiste. La situation est parfois complexe lorsqu'une entité se compose de plusieurs structures juridiques, avec autant de reportings financiers que de sociétés, et les difficultés associées de conserver une vision d'ensemble. Pour lever ces obstacles, un travail de simplification des comptes et de construction d'une "vision agrégée" transversale s'impose.
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