[Défi] "J'ai adopté un outil dédié au Fast Close"

La société Biotech Ortho est une entreprise française qui fabrique et commercialise des produits orthopédiques. En 2013, elle est rachetée par Wright Medical, un groupe américain. Ce qui révolutionne les process comptables de l'entreprise : en effet, en plus de la clôture annuelle déjà réalisée, sont exigés des comptes mensuels. " Nous avons dû repenser les choses autrement pour tenir les délais : il nous a en effet été demandé de réaliser nos reportings mensuels en 3/4 jours afin de remonter les chiffres aux Etats-Unis en j+3 ", rapporte Corinne Marques, Senior Accountant chez Biotech Ortho.

Une démarche de Fast Close est alors mise en place, pour pouvoir rendre ces comptes mensuels en temps et en heure. Mais les fichiers Excel alors utilisés montrent rapidement leurs limites :" ils ne permettaient pas d'analyse ", explique Corinne Marques. De fait les fichiers Excel ne communiquent pas entre eux et ne font pas apparaître l'historique. La société Biotech Ortho acquiert donc un nouveau logiciel, ClosingReport de l'éditeur Gest On Line. Ce qu'apprécie la Senior Accountant de Biotech Ortho c'est avant tout d'avoir une vision complète et rapide des éléments du closing, des indicateurs et des variations, afin de pouvoir réagir rapidement en cas de problèmes. " J'identifie rapidement des variations inhabituelles, ce qui me permet de m'orienter immédiatement vers la bonne personne afin de savoir si cela est anormal ou non ". Ainsi, si le stock varie de plus de 10% d'un mois à l'autre, une alerte se met en place pour alerter Corinne Marques qui s'assure que tout est normal.

Meilleure lisibilité

Selon elle, cet outil lui permet de davantage se consacrer à l'analyse des informations remontées afin d'identifier ces éventuelles anomalies. " L'outil rend les comptes mensuels plus lisibles, car tout est synchronisé au même endroit, souligne Corinne Marques. Alors qu'auparavant il y avait un fichier Excel par tâche et par cycle. J'ai désormais une vision globale du bilan et du compte de résultat."

Par ailleurs, elle n'a plus à opérer de saisies, chronophages et sources d'erreur puisqu'elle va récupérer les écritures fixes dont elle a besoin directement dans l'outil comptable. " Tout est centralisé sur la plateforme, je n'ai plus à aller chercher çà et là l'ensemble des documents ", décrit Corinne Marques. L'outil de closing est cependant totalement indépendant de l'outil comptable. Une bonne chose: " Je vais juste chercher dans l'outil comptable les écritures fixes dont j'ai besoin pour les intégrer dans ClosingReport. Les chiffres sont remontés aux États-Unis sans impacter la comptabilité française ", raconte-t-elle.

Si l'adoption de cet outil dédié a permis de respecter les délais de j+3 pour les clôtures mensuelles, il a aussi facilité les clôtures annuelles. " Nous anticipons mieux la finalisation des comptes annuels. Nous réussissons à les livrer dans les 15 premiers jours ", annonce Corinne Marques. Et ce en seulement deux ans d'utilisation.

Rater ou réussir une démarche fast close? C'est à lire ici