Digitaliser ses AG pour plus de souplesse

Le télétravail n'est pas la seule révolution que le Covid a apporté au monde des entreprises. Quelques sociétés ont également profité de la période de confinement pour réfléchir à la digitalisation des assemblées générales (AG). Ce fut le cas de Cerba Healthcare, entreprise de biologie médicale, qui a mis en place l'outil easyQuorum depuis deux ans. « La crise du Covid nous a fait prendre conscience de la complexité de tenir des AG physiques », rapporte Virginie Trouard-Riolle, juriste chez Cerba HealthCare. Désormais, les associés peuvent assister aux AG à distance. Et la partie administrative est simplifiée.

Gain de temps en amont et lors des assemblées générales

« Organiser une AG requiert de préparer la documentation juridique en amont, de convoquer l'ensemble des participants dont le CSE, de confirmer que les associés seront bien présents ou ont donné leur pouvoir afin d'obtenir le quorum, etc. Et lors de la tenue de l'AG, le travail de secrétariat est très lourd : signature des comptes sociaux, PV de l'assemblée générale, rapport de gestion... », décrit Virginie Trouard-Riolle.

D'où l'utilisation d'un outil qui permet non seulement de convoquer de manière électronique les participants mais aussi de préparer moins de documents. « Nous ne nous occupons principalement que de la rédaction du texte des résolutions et de la mise à jour de la liste des associés, les autres documents, comme le PV et la feuille de présence, se génèrent automatiquement », indique Virginie Trouard-Riolle qui parle d'un réel gain de temps.

Souplesse et agilité pour les associés

Du côté des associés, c'est une véritable souplesse qu'offrent les AG digitalisées : ils peuvent donner leur pouvoir de vote au président, voter par anticipation ou se connecter le jour de l'AG pour voter en live. « Les associés n'ont plus besoin de se déplacer pour des votes très formels qui ne nécessitent pas d'échanges, comme l'intégration d'un nouvel associé, par exemple », explique la juriste.

Mais si des débats sont nécessaires, ceux-ci peuvent avoir lieu par visioconférence ou même physiquement. « Un président qui veut réunir ses associés peut toujours le faire. La digitalisation des AG ouvre le champs des possible », estime Virginie Trouard-Riolle. On gagne en fait en agilité.

Participation accrue des actionnaires minoritaires

Un tel outil se justifie aussi pleinement lorsque les associés sont très nombreux et éparpillés, ce qui rend difficile les réunions physiques : c'est le cas de Team For The Planet, qui rassemble de l'argent pour déployer des innovations contre les gaz à effet de serre, et qui compte plus de 100 000 associés répartis dans une centaine de pays dans le monde. Après avoir utilisé un outil artisanal, l'organisation a déployé easyQuorum qui lui assure une meilleure gestion des procurations et une meilleure délivrabilité des e-mails. Essentiel quand on s'adresse à des milliers d'associés !

« Nous avons aussi un enjeu pédagogique et digitaliser nos AG nous permet de mettre ne ligne différents documents et vidéos pour expliciter les résolutions », ajoute Laurent Morel, co-fondateur de Team For The Planet. Cette digitalisation des AG permet aussi aux actionnaires minoritaires de davantage exprimer leur vote : ils n'ont qu'un clic à opérer et se dispensent de l'effort de se déplacer ou d'envoyer un courrier papier. Finalement, l'ensemble des parties prenantes peut désormais s'informer sur la vie de l'entreprise (puisque tout est en ligne sur l'outil) mais aussi davantage participer.