Comment la BI peut rendre le reporting des PME plus efficace (et moins douloureux)

Toute entreprise a évidemment des enjeux en matière de suivi de son activité. Qu'ils soient stratégiques, au niveau de la direction, ou opérationnels, au niveau des différents métiers, ces enjeux doivent être clairement identifiés afin de permettre à l'entreprise d'être en capacité de connaître sa performance réelle.

Et pourtant, un quart des PME n'établissent aucun reporting, pointe Renaud Vanelle (expert-comptable au sein du réseau Grant Thornton) à l'occasion d'une table-ronde récente organisée par Report One, Apogea et Grant Thornton. Un chiffre issu d'une enquête diligentée par Grant Thornton il y a quelques mois auprès de 7.000 PME. Parmi les PME qui réalisent des reportings, trois sur cinq utilisent Excel et trois sur cinq (aussi, mais pas obligatoirement les mêmes...) se disent insatisfaites de l'exercice. "Parmi les motifs d'insatisfaction, les PME évoquent en particulier le délai de latence. Un chiffre obtenu plusieurs jours ou plusieurs semaines après la clôture perd de sa pertinence. Elles émettent aussi des doutes sur la fiabilité des données. Le niveau d'information est enfin jugé insuffisant", détaille Renaud Vanelle. "Trois mots pour résumer l'opinion dominante de ces reportings manuels : manquement, chronophage et non-fiabilité". L'expert-comptable donne une vision imagée de la nécessité de se doter de reportings plus pertinents : "sans tableau de bord, il est possible de rouler un moment mais il est impossible d'aller très loin".

Un constat que partage Régis Woirgard, directeur technique chez Apogea (intégrateur de solutions de gestion et de business intelligence). "Lorsqu'on arrive chez des clients non équipés, nous pouvons observer qu'ils peuvent avoir du mal à prendre les bonnes décisions à partir de données imparfaites. Lorsqu'il y a un contrôleur de gestion, ce qui est loin d'être toujours le cas, celui-ci passe 80% de son temps à produire de la donnée et seulement 20% à l'analyser. Il y a là une vraie perte de valeur ajoutée !"

Si la majorité des PME ne sont pas encore équipées, la pandémie semble néanmoins avoir provoqué une prise de conscience générale en matière de digitalisation. "Malgré la crise, nous avons eu énormément de commandes", assurent ainsi en choeur Régis Woirgard et Thibaut Chesne, directeur général de Report One, éditeur de la solution BI MyReport. "Dans un contexte de crise et d'incertitudes, un reporting fiable et rapide est primordial. La business intelligence devient un avantage concurrentiel."

Gain de temps et fiabilité

Les atours d'une solution de business intelligence ? "Le gain de temps, la fiabilité, la possibilité de varier le niveau de granularité des données en fonction des besoins, une meilleure communication entre les équipes", synthétise Régis Woirgard, évidemment convaincu de tous les avantages de la BI. Gaëtan Pruvost, responsable BI pour l'entreprise Ageo Assurance (300 salariés) abonde : "Nous avons fait nos premiers pas sur le sujet il y 3 ans environ, en commençant par la direction financière. Progressivement, devant le succès rencontré, nous avons élargi les applications. Aujourd'hui, je pilote une équipe de 40 utilisateurs de notre solution BI". Il raconte comment des extractions qui pouvaient parfois durer une journée entière sont désormais réalisées en une poignée de minutes. "Cela change vraiment tout d'avoir l'ensemble de nos données, fiabilisées, au même endroit. Nous pouvons les partager facilement en interne et en externe". Et de pointer un autre avantage, moins souvent mis en avant : la stimulation de la créativité des équipes. "Avoir accès aussi facilement aux données leur permet d'imaginer de nouveaux indicateurs, de croiser les données pour fournir des bases encore plus solides et imaginatives aux managers et dirigeants".

La BI n'est pas réservée aux grandes entreprises

Pour des PME même pas encore toutes converties au reporting, la business intelligence est-elle inaccessible ? Certainement pas, réfute Thibaut Chesne, le directeur général de Report One. "La business intelligence n'est pas un gros mot, elle est accessible sans critère de taille". Régis Woirgard d'Apogea promet ainsi une mise en place linéaire, rapide, avec une "succession de petits chantiers pour une succession de petites victoires". Il dévoile le montant moyen des projets : 15.000 à 30.000 euros. Un budget certes, mais pas une montagne non plus...