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Quels intérêts pour son entreprise ?

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Quels intérêts pour son entreprise ?

On appelle "carte corporate" une carte de paiement physique ou virtuelle fournie par une entreprise à ses salariés. Cette dernière présente plusieurs avantages.

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Quels sont les intérêts de la carte corporate pour son entreprise ?

Les salariés peuvent être amenés à engager des frais dans le cadre de leurs missions. Pour leur éviter d'avancer des montants trop importants et/ou trop fréquents, il est judicieux de les équiper de cartes corporate. Explications.

Qu'est-ce qu'une carte corporate ?

On appelle "carte corporate" une carte de paiement physique ou virtuelle fournie par une entreprise à ses salariés. Il en existe trois types :

Les cartes de société

Ces cartes débitent directement la trésorerie de l'entreprise. Elles sont généralement réservées aux mandataires sociaux et aux responsables des achats de l'entreprise.

Les cartes affaires à débit différé

Les cartes affaires à débit différé sont souscrites par l'entreprise auprès de sa banque, mais ne débitent pas la trésorerie de l'entreprise. Elles sont rattachées à un compte bancaire appartenant au salarié. Elles permettent ainsi à l'entreprise de rembourser les notes de frais avant que le montant des transactions ne soit débité sur le compte du salarié.

Les cartes des néo banques

Les cartes des néo banques peuvent être approvisionnées par l'entreprise ou débiter directement le compte de la société. Elles proposent une gestion de plafonds et des autorisations de paiement particulièrement fine. A titre d'exemple, selon les règles que vous fixerez, le salarié ne pourra pas dépenser :

- plus que les fonds qui lui ont été alloués,

- plus de 100 euros par semaine,

- le dimanche.

Ces cartes accordent plus de souplesse et sont généralement moins chères que les cartes à débit différé et les cartes de société.

Pourquoi équiper ses collaborateurs de cartes corporates ?

Les cartes corporate règlent les principales problématiques liées à la gestion des frais professionnels et des avances sur frais.

Les avantages pour l'entreprise

Les cartes corporate et plus spécifiquement les cartes des néo banques si elles sont couplées avec un logiciel de gestion des notes de frais, facilitent la gestion et le contrôle des frais professionnels. Voici les principaux gains pour l'entreprise :

- suppression des tâches liées aux virements à réaliser sur les comptes personnels des collaborateurs pour le remboursement de leurs frais,

- mise en place de plafonds et d'alertes pour contrôler et maîtriser les dépenses,

- gestion des plafonds en temps réel via un simple tableau de bord,

- autorisation de paiement selon vos règles,

- émission de cartes ponctuelles,

- analytics des dépenses par collaborateur et/ou par fournisseurs,

- rejet automatique des paiements si la dépense ne correspond pas à la politique de frais,

- rapprochement bancaire automatisé, et régularisation des abus collaborateurs,

- possibilité de bloquer les cartes de manière automatique en cas d'abus.

Les avantages pour les collaborateurs

Les cartes corporate simplifient aussi la vie des salariés :

- plus besoin d'avancer les fonds (notamment pour les populations les plus mobiles dont les dépenses mensuelles peuvent être très importantes),

- interfaçage avec des logiciels de notes de frais pour rapatrier les transactions, créer automatiquement les déclarations correspondants aux dépenses, limiter les erreurs de saisie et déclarer au fil de l'eau,

- réalisation des dépenses de manière autonome,

- fonctionnalités avancées de pilotage de carte depuis smartphone: consultation du plafond et montant restant, code pin, blocage instantanée...

Comment bien la choisir ?

Cartes de société, cartes à débit différé, cartes des néo banques... Comment choisir entre ces différents modes de paiement ?

Nous vous conseillons de réserver les cartes de société au responsable des achats et au mandataire social de l'entreprise pour limiter le risque de dérives.

Si vous envisagez les cartes bancaires à débit différé pour équiper vos collaborateurs, sachez que la mise en place initiale d'une flotte de ce type de cartes est un processus lourd en termes de charge administrative (renseignement des RIB personnels des collaborateurs, signature des contrats,etc).

Les cartes des néo banques sont à l'heure actuelle la solution la plus rapide, la plus souple et la moins coûteuse pour une entreprise. Elles peuvent être couplées à un logiciel de gestion des notes de frais pour automatiser le rapprochement bancaire et faciliter la régularisation des abus et des erreurs.

Les offres du marché étant nombreuses, voici nos recommandations pour bien choisir votre partenaire bancaire :

  1. déterminez vos besoins et évaluez le type de population et le nombre de salariés à équiper.
  2. comparez les offres commerciales de 3 à 5 banques.
  3. évaluez les critères suivants :

- simplicité et rapidité de mise en place des cartes,

- possibilité de gérer les cartes à distance via une interface,

- création et gestion de plafonds de paiement et de retrait en temps réel,

- visualisation des dépenses en temps réel,

- possibilité de synchroniser les cartes bancaires et les flux bancaires avec un outil de gestion des notes de frais et de comptabilité,

- interface ergonomique,

- qualité et réactivité du service client,

- tarification transparente.

  1. assistez à des démonstrations commerciales.
  2. faites tester les interfaces par des utilisateurs finaux et collectez leurs retours (ex: un commercial itinérant et la personne chargée des frais professionnels dans l'entreprise).

Résumons. Les cartes corporate limitent les risques d'erreurs ou de fraude, simplifient la gestion des frais professionnels et rendent les salariés autonomes quant à la réalisation des dépenses. Les néo banques proposent aujourd'hui des offres commerciales attractives et des outils aux fonctionnalités souples, adaptées aux besoins de grands groupes comme de TPE-PME.

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