Les notes de frais, une source de découvert bancaire pour de plus en plus de cadres

Si d'une manière générale, 80% des cadres déclarent réaliser des notes de frais, dont 28% au moins une fois par mois, ces dernières représentent un poids de plus en plus lourd dans leurs finances personnelles.

Sur ces 80%, 32% ont déjà été en difficulté financière à cause d'elles et avec l'inflation, 1 cadre sur 6 a déjà été en situation de découvert bancaire à la suite d'une avance de frais professionnels sur son argent personnel (soit 17% contre 14% en 2022), révèle la quatrième édition de l'étude* réalisée par Mooncard, plateforme intégrée de gestion des dépenses et l'Ifop sur les notes de frais en entreprise.

D'une manière générale, la fréquence des notes de frais a connu une hausse conséquente, passant d'une moyenne de 7,8 par an à 8,6 par an. Pour les cadres qui réalisent des notes de frais (80% de l'échantillon), le montant de ces notes de frais, déjà important, est à la hausse. En effet, pour la première fois, la majorité des cadres (52%, +3 points) déclarent dépenser le cap symbolique des plus de 100 euros par mois en notes de frais.

Inflation des notes de frais

Comme tout le monde, les salariés ont pu constater de fortes hausses de prix au quotidien depuis 12 à 18 mois. D'après les salariés, les dépenses professionnelles qui ont le plus augmenté sous le coup de l'inflation sont successivement la restauration et l'essence (61%, ex aequo), les transports (39%), l'hôtellerie (36%) et enfin, les fournitures de bureaux (13%).

Résultat, la majorité des cadres limite logiquement leurs dépenses en notes de frais pour ne pas se mettre en difficulté sur le plan personnel, mais aussi - et surtout - sur consigne explicite de leur entreprise. Ils sont ainsi 45% à dire avoir réduit les dépenses hôtelières sur ordre de leur direction, 37% pour la restauration, 35% pour les transports, et 34% pour le carburant.

Des cadres "stressés" du délai de remboursement

Hormis le sujet de l'inflation, la modernisation des logiciels de traitement des notes de frais est pointée du doigt. Si 78% des cadres se disent satisfaits de la gestion des remboursments de la part de leur entreprise, plus le délai est long, plus les salariés stressent. Ainsi, 34% des cadres déclarent « craindre de ne pas être remboursés » (31% en 2022), dont 13% « souvent ». La perte des justificatifs papier est une véritable angoisse pour une majorité de cadres (58%, dont 26% « souvent »), et cela ne s'améliore pas avec le temps (60% en 2022, 58% en 2021).

Le sentiment de servir de trésorerie pour son entreprise est bien réel, et parfois mal vécu. Ainsi 78% des cadres déclarent réaliser des dépenses qui devraient être prises en charge directement par l'entreprise (38% « souvent »). Ce chiffre atteint 96% parmi ceux qui ont déjà eu un découvert bancaire à cause de leurs notes de frais.

Pour Sylvain Montoro, Directeur Financier de Mooncard : « Les résultats de notre enquête doivent alerter les directions financières comme celles des ressources humaines. Face à la hausse rapide des frais de restauration, de déplacement, d'hébergement, les cadres sont amenés à changer de comportement pour anticiper leurs fins de mois. Chaque entreprise doit s'emparer du sujet et faire son propre audit interne : combien de salariés sont en difficulté avec leurs notes de frais ? Est-ce qu'ils ont encore les moyens de couvrir leurs dépenses professionnelles pour atteindre leurs objectifs ? C'est stratégique. »

*L'enquête a été menée par un questionnaire auto-administré en ligne du 12 au 25 mai 2023, auprès d'un échantillon de 1002 cadres travaillant dans des structures de 10 salariés et plus. La représentativité a été assurée par la méthode des quotas (sexe, âge, secteur d'activité, niveau de diplôme) après stratification par région.