Dématérialisation : une gestion 0 papier est-elle possible ?
La dématérialisation est un sujet central de la transformation digitale, la cheville ouvrière du télétravail et certainement un maillon incontournable lorsque la facture électronique deviendra la norme. Entretien avec Céline Bayle, directrice marketing produit chez Sage.
La dématérialisation, c'est le couteau suisse de la digitalisation. Indispensable dans la plupart des cas de figure. Par exemple, pour valider à plusieurs, une facture ou un projet d'investissement, ou accélérer la clôture des comptes.
Mais aussi tout simplement pour économiser du papier, des espaces de stockage et l'énergie pour rechercher un document. La dématérialisation, c'est bon pour la RSE et c'est bon pour les équipes.
La dématérialisation, c'est bon aussi pour la traçabilité des informations et la sécurité de leur hébergement. Et donc pour l'application du RGPD.
La systématisation de la facture électronique induit pour les entreprises de disposer d'une solution de dématérialisation à partir de 2023 pour traiter leurs factures fournisseurs. Quels sont les bénéfices concrets ?
Pour commencer, sachez que 80 % des factures que reçoivent les entreprises sont en format papier. Cette masse de papiers, il faut d'une part l'intégrer dans sa comptabilité, d'autre part la transmettre à un ou plusieurs valideurs et enfin la stocker. Pour ensuite de temps en temps pouvoir rechercher une facture dans les classeurs. Qu'elle date de 1 mois ou de 3 ans, sans parler des périodes d'audit.
Traiter du papier, c'est l'enfer pour les équipes et c'est un non-sens économique. Les chiffres qui circulent évaluent à 5 euros par facture l'économie générée par la dématérialisation.
Et, ce qui est très intéressant également, c'est le calcul selon lequel 60 minutes sont perdues par jour et par personne à rechercher des documents. Pas seulement des factures, tout type de document, que l'on aurait pu dématérialiser et indexer.
Quelles sont les fonctions d'une application de dématérialisation des factures fournisseurs ?
La dématérialisation des factures fournisseurs optimise 100% du cycle de traitement des documents :
- La capture automatisée et contrôle des données. Avec une fonction d'auto-apprentissage : lors de la première intégration d'une facture d'un nouveau fournisseur, si une information n'est pas lue par l'application, l'utilisateur va la saisir ou faire un copier/coller ; et à la facture suivante, la solution fera automatiquement l'association
- Intégration dans un logiciel de gestion, comptabilité ou gestion commerciale
- Archivage des factures, horodatées et sécurisées
- Facilitation de la transmission, de la publication et du partage des informations, en particulier dans le cadre d'un flux d'échanges pour validation
Tandis qu'une interface de suivi vous renseigne en temps réel sur l'état d'avancement de la validation.
Pour exemple, la société des transports Malherbe avec un volume de 100 000 factures par an et une problématique de traçabilité.
Aujourd'hui, chaque facture fournisseur qui entre est capturée, vidéo-codée et ensuite intégrée en comptabilité.
Le résultat de la dématérialisation est la fiabilité et le gain de temps. Le délai de validation est ainsi passé de 1 semaine à 3 jours.
Il faut ajouter aussi l'amélioration de la relation fournisseurs, prévenus plus tôt en cas d'anomalie, ils voient avec satisfaction les délais de règlement beaucoup plus faciles à respecter.
Mécaniquement, en traitant plus vite les factures fournisseurs, en ne les perdant plus entre deux bureaux, les entreprises se donnent les moyens de mieux respecter leurs partenaires.
En ces temps de très fortes tensions sur la supply chain, séréniser durablement la relation fournisseurs n'est pas loin de constituer un réel avantage différenciateur. En effet, s'engager dans un cercle vertueux de respect des délais de paiement est évidemment une bonne façon de consolider la collaboration.
Dans le cas des transports Malherbe, c'est tout l'écosystème qui fonctionne mieux ensemble. Car les clients sont également concernés par la dématérialisation, car il n'y a pas que les factures fournisseurs qui soient dématérialisées. Ce sont aussi tous les documents de transport auxquels les clients accèdent à travers un portail extranet.
Au-delà de la suppression du papier, ce qui est en jeu, c'est la facilitation de l'échange des données. De ce fait, Sage propose une gamme de solutions qui ne se limite pas à la seule dématérialisation des documents papier. La signature électronique, par exemple, répond aussi à cette ambition.
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