Chaîne de facturation : l'optimisation passe aussi par le recouvrement de créances
L'amélioration du besoin en fonds de roulement (BFR) des entreprises nécessite une gestion efficace de tous les processus qui y sont liés.
, depuis l'émission de la facture jusqu'à son encaissement, en passant par son suivi et le recouvrement des créances. La première étape, pour être réglé dans les délais impartis, repose sur la qualité de la facture émise. Plus elle respectera les contraintes de facturation exigées par le client, notamment sur le plan administratif, plus les délais de paiement seront respectés. Une démarche qui reste complexe aujourd'hui, notamment au regard de la diversité des modes de facturation (factures papier, PDF simples ou signés, EDI, plateforme Chorus, etc.). Les solutions de dématérialisation représentent alors un atout précieux en permettant aux entreprises de maitriser la qualité de leurs factures.
Comment optimiser le processus de recouvrement des créances ?
Pour améliorer un DSO (Day Sales Outstanding ou délai d'encaissement), il est primordial de s'intéresser au client. Souvent, ce dernier justifie un non-paiement par une insatisfaction. Afin de régler cette tension et, in fine, d'accélérer une rentrée de cash tout en préservant voire en améliorant la satisfaction du client, il convient donc que l'entreprise mette en place des moyens appropriés, tant en termes d'outils que de processus. La collaboration, aussi bien en interne entre les différents services (credit managers, comptabilité, commerciaux, administration des ventes, etc.) qu'en externe avec le client, est un point essentiel. Elle permet d'éviter les erreurs, de détecter et de régler rapidement les litiges et de gagner en efficacité dans les processus de recouvrement des créances.
Réduire d'un tiers ses délais
de règlement
Les solutions de dématérialisation permettent au chargé de recouvrement de classer leurs clients par niveaux de risques en fonction de leur santé financière, de leurs comportements de paiement et de la nature de leurs transactions. La stratégie de relance sera alors adaptée en conséquence, puis automatisée. Dès lors, un dialogue peut s'engager entre l'entreprise et le client sur le portail. Ce dernier, en traçant les différents échanges, permet aux clients de suivre leurs factures et les dates d'échéance, et même de payer en ligne.
Le chargé de recouvrement, pour sa part, détecte plus rapidement les éventuelles erreurs de facturation ou les litiges. Il dispose par ailleurs d'une vision centralisée et en temps réel de ses processus de relance, y compris si l'entreprise est multi-site, multi-pays et multi-filiale. Il identifie ainsi plus rapidement les impayés et en assure le suivi, le traitement et le pilotage de manière plus efficace, et ce jusqu'au précontentieux et à la mise en demeure le cas échéant. Le service recouvrement gagne ainsi en productivité mais surtout en efficacité.
En moyenne, les entreprises qui utilisent une solution de recouvrement ont pu constater une baisse moyenne de leur DSO de 29 %*.
* Utilisateurs du CRM de recouvrement TermSync aux Etats Unis
Par Emmanuel Olivier, Directeur Général d'Esker
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