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DossierQuand le Daf prend la parole

Publié par Camille George le

3 - Com'interne, savoir écouter

La mission de communication du Daf ne se limite pas à l'externe : il doit aussi communiquer en interne. Codir, BU, équipes et même ensemble des salariés, chaque collaborateur de l'entreprise doit pouvoir accéder à une information financière claire qui non seulement explicite la stratégie de l'entrep

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" Avec Internet, un communiqué publié sur le site de l'entreprise est disponible pour tous les publics en même temps. Il n'est plus possible de cacher une information à l'interne que l'on dévoile à ses investisseurs. Ce qui veut dire que les chiffres d'un communiqué doivent aussi être expliqués à l'interne ", note Jean-Yves Léger, qui parle de "porosité de l'information". En effet, le Daf ne doit pas uniquement communiquer à destination de l'externe mais aussi envers l'interne. Les salariés ne doivent en effet pas moins en savoir que les actionnaires ou les journalistes. " Ce sont les salariés qui portent la croissance du groupe, ils doivent donc garder confiance dans les choix stratégiques de l'entreprise et on ne peut pas se contenter de seulement se concentrer sur les investisseurs ", met en garde Patrice Lambert-de Diesbach, directeur de la communication financière et des relations investisseurs d'Orange et administrateur du Cliff (association française des professionnels de la communication financière). D'autant plus que communiquer des informations financières aux collaborateurs peut aussi les aider à mieux remplir leurs missions.

Pédagogie et vision opérationnelle

A condition de fournir la bonne information, au bon moment, à la bonne personne. " Le Daf a une vision très large de l'entreprise. Il ne faut pas forcément tout communiquer à tout le monde mais adapter son dialogue à son interlocuteur, au service auquel on parle. En communication, interne, comme en communication externe, il est important d'orienter son discours en fonction de son audience ", remarque Nicolas Zanelli, Daf du joaillier Messika Paris. " Trop d'information tue l'information, insiste Cyril Chazarain, Daf de Finaxy, courtier en assurance. Il faut donner la bonne information aux opérationnels à leur niveau afin de les aider à piloter leur business. L'objectif n'est pas de faire des reportings pour faire des reportings mais de les adapter au pilotage en donnant des informations sur lesquelles les patrons peuvent agir. Il faut réussir à être à la fois complet et synthétique. " Pour être sûr d'apporter la bonne information, le Daf a co-construit les reportings avec les directeurs de BU.

En effet, des reportings peu clairs, alignant des chiffres que personne ne comprend, ne seront pas très utiles aux salariés. Ils risquent de s'en désintéresser, de ne même pas les regarder. Alors que des documents qui parlent de leur métier, mettent en avant les chiffres qui les intéressent, les aideront dans leur quotidien. Surtout s'ils sont explicités. " Cela ne sert à rien de communiquer des chiffres dans tous les sens. Il faut les expliquer, faire preuve de pédagogie, " pointe Caroline Notre Dame, Daf de Fondasol, bureau d'étude en ingénierie géotechnique. Pour sa part, elle communique trois chiffres clés : le BFR, l'EBITDA et la trésorerie et explique ce que cela représente concrètement, opérationnellement.

" La direction financière ne peut se positionner en support du business que si elle sait expliquer et traduire le business. C'est tout l'enjeu de la communication de la Daf : donner des clés de lecture, montrer et démontrer où se situent les leviers de rentabilité mais aussi les risques, " pense Nicolas Zanelli. Pour lui, pas besoin de reportings à outrance mais d'explications. " Aucun support n'est nécessaire pour démontrer ce que rapporte une dépense ou mettre en garde contre un risque, il faut juste une analyse et de la communication pour le faire comprendre. " En matière de communication interne, la pédagogie semble être le maître mot.

Impliquer les salariés

Cette pédagogie doit s'exercer auprès de l'ensemble des salariés et pas uniquement auprès du Codir. Parce que, nous l'avons dit, toute information communiquée en externe et même en interne peut revenir aux oreilles des salariés qui risquent de mal l'interpréter. Par ailleurs, instaurer une culture financière dans son entreprise peut être utile pour que les salariés comprennent mieux les choix et réponses du Daf mais soient aussi sensibilisés à la nécessité d'oeuvrer pour que l'entreprise soit plus rentable. Ainsi, Bruno Monte, Daf de Grap'Sud, entreprise spécialisée dans les produits dérivés du raisin et de l'olive, tient à ce que, lors du CSE (comité social et économique, qui remplace les représentants élus du personnel dans l'entreprise), un temps soit consacré aux questions financières. Il est alors diffusé une synthèse de l'information communiquée aux directeurs. " Je souhaite impliquer les salariés dans la stratégie de l'entreprise, leur dire quand ils ont bien travaillé, ne pas leur cacher quand c'est plus difficile, " explique Bruno Monte.

Chez Grap'Sud, les résultats sont également communiqués à l'ensemble des salariés au travers de réunions semestrielles dans un langage accessible à tous. Chez Finaxy également, de grandes réunions bi-annuelles sont l'occasion de délivrer de grandes tendances. Lors de ces réunions, il n'est pas nécessaire de communiquer des chiffres mais de livrer un bilan, de dévoiler une stratégie. Qui permettront d'impliquer les salariés dans la bonne marche de l'entreprise.

Enfin, un Daf est aussi un manager. Il ne faut donc pas oublier de communiquer vis-à-vis de ses équipes. Même si on les côtoie au quotidien, que les échanges semblent fluides, des moments de communication formelle doivent être prévus afin de s'assurer que les messages importants sont bien passés. Ainsi Bruno Récipon, Daf de Mr Bricolage, organise des réunions d'équipe périodiquement les vendredis après-midi afin qu'un de ses n-1 explique où en sont ses projets. " Toute la direction financière se retrouve et tout le monde a ainsi la même information. Par ailleurs, chacun peut prendre la parole pour exprimer ses ressentis, poser des questions, " rapporte le Daf.

La délicate communication vis-à-vis des actionnaires-salariés

Comment communiquer avec les salariés qui sont également actionnaires ? Même s'il est aujourd'hui difficile de cloisonner les différents types de communication, il est tout de même évident que des informations vont plus intéresser les salariés et que d'autres davantage les actionnaires. Comment faire pour ne pas les confondre et surtout pour que les salariés ne mélangent pas, eux, leur statut d'actionnaires et celui de salariés ? Sans parler du fait que certains salariés ne sont pas actionnaires... Avant toute communication, Caroline Notre Dame, Daf de Fondasol, bureau d'étude en ingénierie géotechnique, prend bien garde à savoir si elle s'adresse à eux en tant qu'actionnaire ou en tant que salarié. " Je me pose également la question si les informations communiquées aux actionnaires peuvent intéresser les salariés... Et vice-versa ", rapporte-t-elle. Surtout, pour éviter tout problème de communication, elle s'efforce de rendre la communication auprès des actionnaires salariés la plus accessible possible. " Un actionnariat salarié oblige à une transparence absolue ", pointe-t-elle. En effet, encore plus que dans d'autres schémas, aucune information ne peut être dissimulée. Elle utilise des moyens techniques comme la visioconférence. Et se méfie des écrits, qui peuvent facilement s'échapper. " Je préfère multiplier les moments de discussion et de pédagogie, ce qui nécessite du temps avec chacun ", indique-t-elle.

Communiquer pour collaborer

La question de la communication interne pose nécessairement la question de la forme. Nous avons dit qu'il était inutile d'envoyer des reportings sans les expliquer. Mieux vaut donc, comme nous l'avions souligné à propos de la communication externe, préférer des réunions à l'écrit. Mais quelle forme doivent prendre ces réunions ? Bruno Récipon (Mr Bricolage) invite à communiquer en interne de deux façons : de manière institutionnelle mais aussi de manière plus informelle. " La communication institutionnelle est importante pour donner à la direction générale et aux autres directions des points d'étape afin qu'elles sachent où aller. Mais il faut aussi aller voir les gens lorsqu'on n'a rien à annoncer parce qu'ils, eux, ont peut-être des choses à dire. Cela permet de découvrir des sujets, de récupérer de l'information... Et les échanges sont ensuite plus fluides ", explique-t-il.

Pour bien communiquer en interne, le Daf doit en effet se rendre plus disponible, plus à l'écoute. Ne pas hésiter à sortir de son bureau pour aller prendre un café avec ses équipes mais aussi les autres services. Interagir avec les gens en-dehors de moments obligatoires lui permettra de se rendre plus sympathique aux yeux des salariés qui peuvent le voir comme "Monsieur Non" mais aussi mieux comprendre leurs problématiques et en tenir compte lors de ses décisions. Car le Daf ne doit pas seulement communiquer avec l'interne mais collaborer.



De l'importance des soft skills

Les soft skills ne sont pas qu'un effet de mode ! Il est reconnu qu'elles sont indispensables pour mener à bien ses missions au sein d'une entreprise. C'est le cas pour le Daf : s'il souhaite réussir à bien communiquer auprès de l'interne, il doit posséder de nombreuses soft skills. En voici une liste non exhaustive :

- pédagogie

- adaptabilité

- empathie

- concision

- ouverture

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