Réduction des frais généraux d'entreprise : zoom sur les frais d'impression
20 % ! C'est la proportion d'impressions qui finissent à la poubelle sans être lues. C'est dommageable pour la nature certes, mais aussi pour les finances de votre entreprise. En effet, l'impression est un poste conséquent du budget. Voici quelques astuces pour le réduire ou l'optimiser.
Les frais d'impression, un vrai puits sans fond
Réduire ses dépenses d'impression est un acte de bon sens puisque celles-ci coûtent en moyenne 3 à 6 % du chiffre d'affaires de votre entreprise. Selon votre secteur, cela représente environ 400 à 500 euros par personne et par an.
De plus, certaines procédures administratives engendrent une consommation plus importante de papier. On ne saurait oublier la surcharge d'impression du secteur immobilier engendrée par la loi Alur. Cela se répercute directement sur vos dépenses.
Si cela n'était pas suffisant, les coûts de l'énergie et des consommables grèvent de plus en plus votre budget. À cela s'ajoute évidemment, l'achat de nouvelles machines, dont le prix ne cesse également de grimper.
À ce rythme, il est fort à parier que le poste des impressions va prendre de plus en plus sa place dans votre prévisionnel. Sauf si vous décidez de changer vos habitudes. Voyez plutôt ce qui suit.
Rationaliser pour mieux consommer
Pour réduire les dépenses en impression de votre entreprise, le plus facile est d'abord de rationaliser l'utilisation des ressources. Un panel important de bonnes pratiques peut être mis en place comme favoriser les impressions en recto verso. Le saviez-vous ? Le rapport entre le coût d'une impression en noir et blanc et une impression en couleur est de 1 à 10.
Cependant, la technique, en interne, qui semble donner les meilleurs résultats, est le "right sizing" du parc de matériel. Aussi appelée "bon dimensionnement", cette technique vise à adapter votre matériel à l'usage réel de votre entreprise.
Le but du "right sizing" est d'allouer les bonnes ressources matérielles aux bons utilisateurs. Certaines erreurs sont, en effet, fréquentes :
? des imprimantes utilisées que quelques heures par mois ;
? des imprimantes aux technologies inutilisées ;
? des imprimantes aux vitesses d'impression inutiles.
Si le potentiel d'économie est énorme avec le "right sizing", il comporte un inconvénient majeur. La rationalisation du matériel diminue aussi drastiquement les alternatives en cas de panne. Vous n'avez, en effet, plus de machine de remplacement sur place. Les risques d'indisponibilité deviennent alors importants.
L'externalisation complète, la solution ultime
Si votre parc d'impression est à remplacer ou si vous souhaitez vous soulager totalement de cette charge, l'externalisation complète est peut-être faite pour vous.
Cette solution consiste à confier à un tiers la gestion de vos impressions. C'est la solution ultime adoptée par de plus en plus d'entreprises pour réduire drastiquement leurs coûts sur ce poste.
L'externalisation des services d'impressions comporte plusieurs avantages :
? La rentabilité : vous n'investissez plus dans du matériel coûteux et des consommables hors de prix. Vous n'avez plus non plus des coûts de maintenance et de pièces détachées.
? La productivité : vos salariés ne doivent plus se préoccuper des impressions, des bourrages d'imprimantes et des autres problèmes techniques inhérents. Ils gagnent donc un temps de travail considérable.
? La tranquillité : votre prestataire gère les urgences à votre place. Adieu aussi les problèmes techniques à résoudre dans la minute.
? L'intégrité : pour peu que votre entreprise fasse une partie de ses impressions de manière manuelle, le risque d'erreur humaine est grand. L'externalisation des impressions empêche les erreurs comme l'impression en mauvais gabarit.
? La traçabilité : vous pouvez suivre en temps réel l'état de vos impressions, mais aussi l'état de vos dépenses. Un bénéfice majeur pour contrôler les opérations de A à Z.
Le self-service pour les documents exceptionnels
L'externalisation complète est une solution radicale qui ne vous convient peut-être pas. Dans ce cas, l'imprimeur en ligne se révèle une alternative des plus judicieuses pour éviter les impressions les plus gourmandes.
En effet, même avec un parc d'impression bien pensé, certaines productions vous coûtent beaucoup d'argent. C'est notamment le cas des impressions exceptionnelles telles que :
? les brochures ;
? les invitations ;
? les plaquettes publicitaires ;
? les affiches ;
? les documents "presse".
Vous pouvez produire tous ces documents "spéciaux", et généralement en couleur, dans une entreprise spécialisée. Au coeur de la France, il existe des imprimeurs en ligne de grande qualité dont la réactivité est sans faille. Pour les commandes importantes, certains de ces imprimeurs pratiquent des prix de gros.
Dans ce cas, l'impression externe en "self-service" a de nombreux avantages :
? vous réduisez vos coûts d'achat de matériel et de consommables ;
? vous réduisez vos coûts énergétiques avec peu de déplacements ;
? vous réduisez vos frais bancaires en payant en France.
Le poste des impressions est peu connu et souvent sous-estimé par les entreprises. Pourtant, avec un budget de 3 à 6 % du chiffre d'affaires, il fait partie des gros consommateurs de ressources. En optimisant correctement en interne ou en externalisant partiellement ou totalement le poste, vous pouvez faire des économies allant jusqu'à 50 % des dépenses moyennes.
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