Interview croisée : Gestion des dépenses : profiter du levier du digital
Zahir Abdelouhab, General Manager France de TripActions, la solution unifiée de gestion des voyages, des dépenses et des cartes corporate et Vincent Breuil, CFO de Scality et client de TripActions, expliquent comment les outils digitaux répondent aux besoins quotidiens des DAF et des collaborateurs.
Comment décririez-vous l'évolution des attentes des collaborateurs en matière de gestion des dépenses ?
VINCENT BREUIL : Il y a une tendance forte vers l'autonomie dans le fonctionnement quotidien. Notre effectif est en grande partie composé de profils jeunes, habitués à utiliser Internet. Il nous paraît donc important de fournir des solutions pour améliorer l'expérience utilisateurs. Il en ressort aussi une simplification des processus qui est profitable à tous.
ZAHIR ABDELOUHAB : Nous observons le même besoin croissant en autonomie pour la gestion des déplacements. Les collaborateurs veulent retrouver dans la sphère professionnelle des outils aussi simples et intuitifs que dans leur vie privée. Ils ne souhaitent plus non plus avancer les frais. Les innovations en faveur d'une plus grande simplicité séduisent et contribuent aujourd'hui à attirer les talents et à les responsabiliser.
Par quels moyens les DAF peuvent-ils se transformer en répondant mieux aux nouvelles attentes ?
V.B. : Les solutions digitales sont une clé essentielle. Elles représentent le meilleur moyen pour fluidifier les processus et décentraliser un certain nombre de tâches. Elles apportent également d'importants gains de conformité, avec un suivi facilité des informations, des tableaux de bord accessibles en quelques clics, et la mise à disposition de données RSE qui prennent toujours plus d'importance dans les organisations.
Z.A. : Le digital répond conjointement à plusieurs besoins. Avec les crises successives, des adaptations rapides des politiques de voyage s'imposent. Du jour au lendemain, les règles changent, comme en témoigne la guerre en Ukraine. Les DAF ont besoin de montrer plus de rigueur, tout en améliorant la satisfaction des opérations. L'expérience utilisateur doit être favorisée, car il en résulte aussi bien un gain d'agilité qu'un contrôle des dépenses et un respect de la conformité facilités.
Quels sont les bénéfices constatés avec une telle évolution ?
V.B. : Nous remarquons d'abord un important gain de temps et de productivité. La comptabilisation des notes de frais, les mises à jour permanentes des systèmes étaient par le passé très chronophages. Désormais, nous avons l'assurance de travailler à tout instant avec des listes à jour de collaborateurs approbateurs, ou de collaborateurs à suivre pour leurs dépenses. Il y a aussi un bénéfice de visibilité important, grâce aux analyses par zone géographique.
Z.A. : Nos clients constatent une économie globale comprise entre 10 et 30 % selon les contextes. Dans le détail, un tel outil apporte des avantages sur de nombreux points. L'intelligence artificielle permet par exemple de savoir quelles sont les préférences hôtelières de chaque collaborateur, ce qui se traduit par des gains de temps à la réservation. L'automatisation de tâches relatives à la gestion des notes de frais permet aux directions financières de passer davantage de temps sur des cas particuliers, comme les voyages hors politique.
TripActions lance une enquête sur les priorités des financiers en 2023. Le digital en fait-il partie ? À vous de nous le dire en remplissant ce questionnaire. Une carte cadeau à la clé !
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