Délais de paiement : le professionnalisme en marche
Avec la loi Pacte et le " Name & Shame ", les donneurs d'ordre mauvais payeurs sont pointés du doigt. Et si la transformation technologique était l'occasion devenir exemplaire en matière de relations fournisseurs ?
Si certains groupes sont étiquetés comme étant des mauvais payeurs, c'est en partie en raison du contexte dans lequel se sont organisées les activités au cours des 20 dernières années. Dans un passé récent, les grandes entreprises à la recherche de solutions pour faire des économies ont créé des Shared Service Centers, des centres de services partagés. La digitalisation des processus Achats et de la gestion des factures se présente alors comme un tremplin vers une modernisation des pratiques synonymes de conformité et d'efficacité accrues.
" Bon nombre de grands groupes ayant des dizaines de systèmes comptables différents ont par exemple mis en place un centre de services partagés pour la comptabilité fournisseur que toutes les filiales vont utiliser. S'il a pu de ce fait résulter une baisse des dépenses salariales, les économies n'ont pendant ce temps pas porté sur la performance des processus et leur automatisation. Ce contexte explique aussi la difficulté pour les grands comptes à respecter les délais de paiements ", détaille Martial Gerardin, directeur Europe de Proactis, spécialiste des solutions d'optimisation de la gestion des dépenses.
Dans un contexte où les contacts directs sont plus rares et moins spontanés, lorsqu'une facture est transmise par exemple au Maroc, en Pologne ou au Portugal, " le moindre grain de sable dans les rouages provoque des retards conséquents ", précise-t-il. Face à ces problèmes dont les grandes entreprises prennent aujourd'hui conscience, deux axes fondamentaux se présentent comme des réponses efficaces et synonymes de véritables gains de performance.
Le premier est l'accélération de la transition vers la réception de factures électroniques, soit en scannant des factures papiers pour en extraire les données, soit en cherchant à recevoir directement des données numérisées grâce à l'appui des fournisseurs qui émettent des fichiers électroniques. Une économie notable concerne ainsi le temps de saisie des factures. Le deuxième axe est la transition vers un système Purchase-to-Pay permettant le rapprochement de la facture avec la commande réalisée en amont. " Il s'agit de pouvoir mettre en relation rapidement et facilement la facture avec le collaborateur à l'origine de la commande et avec celui qui a approuvé la dépense correspondante. Il en ressort un gain de temps pour la comptabilité fournisseur qui n'a plus à se charger de ces rapprochements ", facilitant ainsi le déroulement des processus.
Certaines directions Achats responsables et attentives sur un plan social aux petits fournisseurs veillent même à apporter de nouveaux services, comme la possibilité pour les fournisseurs de suivre l'évolution du statut de leurs factures grâce à un portail en ligne. " Nous sommes dans ce cas dans une mutation gagnant-gagnant car le quotidien d'un service de comptabilité fournisseurs est fait de nombreux appels provenant des fournisseurs qui veulent des informations sur les règlements de leurs factures. Une charge de travail qui se réduit mécaniquement avec l'augmentation de la performance de la gestion de ces dernières ", assure Martial Gerardin.
