Le DAF face aux enjeux de la mobilité 3/3 : les telecoms

Dans toutes entreprises, de toutes tailles et tous secteurs, les postes de travail traditionnels tendent à disparaître et à être remplacés par des solutions plus légères et évolutives, car il faut être agile et apporter des réponses immédiates aux clients. Ainsi, un commercial, par exemple, chez un client utilisera sa tablette pour lui montrer les offres, créer un devis ou lui adresser une facture ; un technicien service après-vente transmettra sans attendre le compte rendu de l'intervention, la facture, et récupèrera ses prochains rendez-vous de maintenance... Les exemples font florès et ne feront que se développer tant la course à la réactivité est au coeur du succès des entreprises.

Ainsi, les collaborateurs, qu'ils soient dirigeants, commerciaux, techniciens, tous ont besoin aujourd'hui de se connecter dans tous les lieux à leurs applications métiers et à internet. Être connecté n'importe quand, n'importe où et sur n'importe quel terminal (Any Time Any Where Any Device) à ATAWAD (voire ATAWADAnyContent) ou concept de MOBIQUITE (Mobilité-Ubiquité) est incontournable.

Mais si ces technologies de connectivité sont au coeur de la mobilité, elles sont aussi des outils au service de l'immobilité. A nous le télétravail, les vidéoconférences... qui permettent non seulement d'inscrire les entreprises dans une démarche environnementale mais également de réduire les coûts de la flotte automobile et des déplacements par exemple.

Cinq conseils pour une entreprise agile

• Etablir un bilan de l'existant, analyser les solutions techniques en place, identifier les dépenses et engagements associés, et étudier les nouveaux comportements des collaborateurs est une étape indispensable. L'accent sera porté sur les besoins de l'entreprise, les usages des collaborateurs et les nouvelles fonctionnalités attendues : audio et vidéo conférences, chat ....
  
  
• L'objectif à atteindre étant de rendre les employés plus efficaces, plus productifs, charge à l'entreprise de mettre en place des solutions techniques performantes. Si les matériels - PC, tablettes, téléphones mobiles (smartphones le plus souvent) ...- sont au coeur du sujet, il faut aussi les doter de logiciels, applications, et données en mode cloud. On notera que de nombreuses solutions de travail collaboratif permettent de travailler en équipe malgré la distance générée par les déplacements. L'essentiel alors est d'effectuer les bons choix d'équipement (sur site, hébergé, managé dans le cloud) en fonction de l'existant et des nouveaux besoins. La téléphonie par internet (Toip), souvent perçue comme une contrainte dictée par l'évolution des réseaux - substitution des réseaux téléphoniques traditionnels par l'usage d'internet- , est une opportunité pour basculer sur de nouveaux outils à valeur ajoutée (chat, audio et visioconférence ...).
  
  
• Établir et revisiter régulièrement la phone policy pour qu'elle soit cohérente avec le positionnement et la stratégie de celle-ci, est une clé dans une démarche d'optimisation. Elle doit être la plus précise possible et rappeler des règles et bonnes pratiques. Ainsi, pour les déplacements hors Europe, l'entreprise invitera les collaborateurs à se connecter en wifi si elle ne veut pas voir son budget flamber. Pour éviter les pics de surfacturation, l'entreprise peut aussi restreindre la possibilité de se connecter à l'international en mettant en place des seuils d'alerte ou en dotant les collaborateurs de mobiles dual sim qui permettent l'utilisation de cartes sim d'opérateurs locaux - valable pour les déplacements longue durée-. L'entreprise peut aussi communiquer sur les coûts des dépenses en communication de ses collaborateurs.
  
  
• Avoir une attention particulière au suivi de tous les postes, équipements et forfaits, et choisir le mode de financement le plus performant est un enjeu. L'entreprise doit s'interroger sur le financement des équipements (tablettes, smartphones ...). Fait-elle appel à l'opérateur en place ? Acheter ou louer ? Neuf ou reconditionné (une tendance économique et écologique) ? Dans tous les cas, il est conseillé de disposer d'un panel de plusieurs prestataires, segmenter les besoins et prendre les meilleurs par segment. Dans les négociations, il faut également intégrer les coûts de connexion à l'international lors des renouvellements des contrats de mobilité avec les opérateurs.
  
  
• Faire de la sécurité des données, un point de vigilance primordial. Nous invitons les entreprises à adopter une solution de Mobile Device Management (MDM) permettant de gérer l'ensemble des équipements (smartphones, tablettes, mais aussi ordinateurs Windows et Mac). Ces logiciels permettent notamment de bloquer et d'effacer à distance si nécessaire toutes les données d'un téléphone mobile.

En conclusion

L'optimisation financière du budget télécoms est la résultante de ces bonnes pratiques et de la mise en place de solutions techniques en adéquation avec les besoins de l'entreprise. La tâche est complexe.

Christophe ALAUX, expert Télécoms et associé d'EUKLEAD en 2013. Après avoir débuté chez Orange, il crée en 2008 son cabinet spécialisé dans la réduction des coûts puis en 2011 avec deux autres associés le cabinet d'optimisation des coûts, SMART SAS.