Comment faciliter l'enregistrement des notes de frais en comptabilité ?
De l'émission à l'enregistrement en comptabilité en passant par leurs contrôles, la gestion des notes de frais peut sembler complexe et chronophage. Comment bien distinguer les différents frais professionnels ? Quelles sont les conditions de remboursement ? Sur quels comptes les enregistrer?
Dans cet article, nous décryptons toutes les subtilités des notes de frais afin de vous en faciliter l'enregistrement en comptabilité.
Quels sont les types de frais à rembourser ?
Lorsqu'un collaborateur engage des dépenses dans le cadre de son activité professionnelle, celles-ci doivent être remboursées par son employeur. Pour cela, ces dépenses font l'objet de notes de frais. Voici ces différents types de frais :
- les frais de mission ;
- les frais de réception ;
- les cadeaux (clients, prospects, partenaires) ;
- les achats de fournitures.
Les frais de mission
Ce type de frais représente la majorité des dépenses, nous y trouvons :
- les frais de déplacement tels que les indemnités kilométriques, train, avion, transport en commun, les frais de repas et d'hébergement ;
- les frais liés à la pratique du télétravail ;
- les frais d'habillement (pour certains métiers imposant une tenue) ;
- les frais de documentation professionnelle ;
- les frais pour l'utilisation professionnelle d'un bureau ou d'un local spécifique nécessaire à une activité professionnelle (espace de coworking).
Les frais de réception
Dans les frais de réception, nous retrouvons :
- les frais liés aux repas d'affaire (invitations de clients, prospects et partenaires) ;
- Manifestations commerciales telles que des événements (réceptions ou des cocktails).
Ces frais sont bien moins courants que ceux de missions.
Les cadeaux
Les entreprises peuvent être amenées à offrir des cadeaux à leurs clients, prospects ou partenaires. Bouquets garnis, voyages ou repas ; vigilance avec ce type de frais particulièrement réglementé afin de lutter contre la corruption.
Les achats de fournitures
Ces dépenses sont récurrentes et concernent le petit matériel de bureau tels que les carnets, crayons, classeurs...
Il est recommandé de centraliser ces achats pour optimiser les budgets, la gestion de la facturation fournisseur et les stocks.
Notes de frais et comptabilité : comment ça marche exactement ?
Quels frais ne peuvent pas être remboursés ? Sur quelles dépenses est-il possible de récupérer la TVA ? Quels justificatifs sont valables aux yeux de l'URSSAF ? Voici comment comptabiliser les notes de frais en bonne et due forme.
Les frais non remboursables
Dans le cadre d'une politique de frais établie dans l'entreprise, certains frais de repas lors de déplacements ne peuvent être remboursés car ce sont les titres restaurants qui couvrent cette dépense.
Les déplacements effectués par le salarié avec sa voiture personnelle ne peuvent être défrayés s'il s'agit du trajet pour se rendre à son lieu de travail.
Les frais sur lesquels il est possible de récupérer la TVA
La TVA peut-être récupérée sur les dépenses suivantes :
- les péages ;
- les carburants ;
- les fournitures et petits matériels de bureau ;
- les cadeaux (69 euros maximum) ;
- les frais de réception ;
- les repas pris au restaurant.
Les justificatifs valables lors d'un contrôle de l'URSSAF
L'entreprise se doit d'apporter la preuve que les dépenses ont été effectuées dans un contexte professionnel et non pas un avantage en nature. C'est pourquoi, l'auditeur ou l'URSSAF n'acceptera comme justificatifs que :
- les tickets de caisse ;
- les titres de transport ;
- les factures (papier ou dématérialisées).
Note : lorsqu'une dépense dépasse un montant de 150€, un ticket de caisse n'est plus suffisant. Il faudra donc demander une facture à établir au nom de l'entreprise.
Les différentes manières de rembourser des notes de frais
Il existe deux manières de rembourser les dépenses engagées par le salariés :
1 - Le remboursement au réel qui consiste au remboursement de la somme avancée sous présentation par le collaborateur d'un justificatif valable et selon les règles de l'entreprise concernant la politique de frais.
2 - Le remboursement au forfait, quant à lui, consiste en un versement mensuel d'une prime dont le montant fixé préalablement est censé couvrir les dépenses professionnelles du salarié.
Le remboursement au forfait est judicieux pour les populations dont les notes de frais sont élevées (ex : commerciaux).
Comment enregistrer des remboursements de frais ?
Les frais engagés par les salariés à des fins professionnels sont à enregistrer dans le compte de classe 6.
- Le compte 6251 "voyages et déplacements" : frais de transport tels que billets d'avion, de train, métro, péage, voiture, frais kilométriques...
- Le compte 6256 "missions" : hébergement et repas
- Le compte 6257 "réceptions" : dans le cas où le salarié invite des clients de l'entreprise au restaurant.
- Le compte 6234 "cadeaux à la clientèle".
- Le compte 6064 "fournitures administratives" : petites fournitures de bureau
Ces comptes de charge prennent le montant hors taxe. Il faut donc débiter le compte 4456 "TVA déductible" avec le montant de la TVA. Utilisez alors le compte 421 "Personnel - rémunérations dues avec le montant TTC.
Nos conseils pour faciliter l'enregistrement des notes de frais en comptabilité
Créez une politique de remboursement de frais
Ainsi, tous les collaborateurs prennent connaissance des règles du jeu. D'ailleurs, pour éviter toute ambiguïté : illustrez cette politique de remboursement de frais avec des exemples.
Utilisez un outil
Des logiciels de gestion de notes de frais comme Cleemy vous permettent d'automatiser la saisie (vous débarrasser du papier), faciliter les rapprochements et la comptabilisation grâce aux justificatifs sous format numérique...
Mettez une carte d'affaires à disposition
De cette manière, les salariés n'ont plus d'avances personnelles à effectuer.
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