Comment être plus efficace dans la gestion et le suivi des notes de frais
Une partie administrative de la gestion des notes de frais peut être largement automatisée, permettant aux équipes de gagner du temps et d'être remboursées au fil de l'eau. Le département financier pourra ainsi se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée comme la mise en place des contrôles a priori et a posteriori.
De la PME aux plus grands groupes, personne n'y coupe : les notes de frais concernent tout le monde. « C'est souvent une tâche longue et pénible... Beaucoup conservent leurs tickets et factures, pendant un mois, dans leur portefeuille, puis remplissent les documents le vendredi soir avant de rentrer chez eux. Dans de nombreux cas, les employés doivent ventiler eux-mêmes leurs frais, entre petit déjeuner, dîner, chambre, internet, achat de matériel, etc... ligne par ligne pour avoir les bons taux de TVA, etc. Près de la moitié des entreprises utilisent encore Excel ou équivalent et, dans un cas sur 5, tout le processus est encore manuel, avec des agrafes ! », explique Philippe Coulon, General Manager France de Pleo. En plus d'être long, ce processus est coûteux. Les études révèlent que la gestion manuelle des notes de frais prend environ 11 heures au service financier et une note de frais coûte en moyenne 20 à 50 euros. Bref, on comprend que le sujet ne fasse pas rêver !
Pourtant, il est aujourd'hui possible d'automatiser une grande partie de ce processus. « La partie administrative, qui consiste à vérifier que tout est en ordre, en termes de dates, de personnes, de montants, de reçus, etc. peut être traitée automatiquement. Le service financier peut ainsi se concentrer davantage sur les tâches à valeur ajoutée de contrôle, a priori et a posteriori. Il faut en effet définir qui peut dépenser quoi, quels types de dépenses, sur quels sites internet, dans quels pays, quels plafonds et mettre en place les vérifications nécessaires », ajuote Coulon. Mais, en amont d'une automatisation, les responsables financiers doivent se poser trois questions importantes.
Tout d'abord, ils doivent définir qui devra effectuer le travail : l'employé ou le service financier. Ensuite, l'entreprise devra prendre en considération son modèle d'opérations. Souhaite-elle conserver le modèle des « note de frais » (ce qui implique un remboursement, a posteriori des dépenses effectuées par les collaborateurs), un remboursement au fil des dépenses, en temps réel, ou souhaitent-elles mettre à disposition des collaborateurs des cartes de crédit d'entreprise ?
Les réponses dépendent de chaque entreprise, avec un aspect culturel non négligeable. « En France, nous adorons les contrôles, l'administration, etc. : certains clients ne veulent pas entendre parler de dépenses au fil de l'eau, sans contrôle en amont. Les pays du nord de l'Europe ont une culture très différente de la nôtre et n'hésitent, pas, à simplifier le processus : ils vérifient a posteriori qu'il n'y a pas eu d'abus », souligne Philippe Coulon. Sans conséquences sur le résultat final : en effet, quelque 10% des notes de frais seraient gonflées en Europe, quelle que soit la zone concernée. Ainsi, à l'heure où les jeunes collaborateurs attendent plus d'agilité, de souplesse et de confiance, cela vaut peut-être la peine de réfléchir à plus de simplicité, tout en conservant le contrôle sur la chaîne !
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