DSI et communication financière
Un des enjeux majeurs de la DSI est de démontrer qu'elle est un levier de création de valeur pour l'entreprise, et un partenaire fiable et légitime des directions métiers. Aussi la communication vis‐à‐vis des métiers et de la direction générale / direction financière, mais aussi des équipes internes, prend de plus en plus d'importance.
Cette démarche de communication doit permettre d’établir la confiance et d’instaurer un dialogue et permanent avec les parties prenantes, sur des sujets tels que l’innovation, les usages, la satisfaction des utilisateurs, la valeur des services ou la performance économique de la DSI. C’est en effet l’occasion de lever le voile sur la face « opaque » de la DSI, et d’offrir ainsi une plus grande transparence financière.
Dans un premier temps, il est important de cadrer la démarche de communication financière :
- Etude de l’environnement général (culture et gouvernance de l’entreprise).
- Définition des objectifs stratégiques en termes de communication financière.
- Définition des cibles (direction générale, DAF, directions métier, équipes internes,…) ; choix des objectifs et élaboration des messages clés selon les cibles. Dans un souci de pragmatisme, il peut s’avérer utile de ne pas viser toutes les cibles en même temps.
- Identification des moyens ou supports de communication, en fonction des cibles et des effets de levier souhaités (e-mail, réunions / instances opérationnelles, site Intranet, newsletter…). Un même outil peut bien entendu être utilisé vers plusieurs cibles s’il est pertinent et efficace.
- Choix de l’agenda de communication (fréquence), en privilégiant un alignement sur l’agenda global de l’entreprise.
- Choix de l’organisation et du modèle de gouvernance associés (ressources, processus,…), les plus réactifs possible.
Puis, il s’agit d’élaborer le modèle de reporting financier, généralement un tableau de bord dont les indicateurs seront communiqués en fonction des cibles identifiées au préalable.
Les objectifs de ce tableau de bord sont multiples, et les indicateurs économiques associés de plusieurs nature.
Si l’on souhaite mesurer l’atteinte des objectifs financiers (prévisionnel / réel), le tableau de bord présentera des indicateurs de suivi budgétaire, en distinguant les coûts de fonctionnement (activités projets / activités récurrentes) des coûts d’investissement.
Des indicateurs relatifs aux gains de productivité et d’efficacité sont également des éléments clés dans la mesure de la performance de la DSI.
Une analyse des écarts peut également être affichée, s’appuyant sur l’analyse du compte de résultat de la DSI, aussi bien des charges (salaires / hardware / software / prestations externes / …) que des revenus. Pour plus de pertinence, elle peut être complétée par des indicateurs mesurant les coûts et les volumes de consommation des principaux services (avec une vision réel versus prévisionnel).
Le tableau de bord est aussi l’occasion d’identifier les évolutions et les tendances en matière de pilotage économique. A ce titre, il est intéressant d’afficher un certain nombre de ratios et ou de coûts unitaires (par exemple des principaux services), ainsi que leur historique, voire les valeurs attendues pour l’année N+1.
Les ratios les plus classiques ciblent les dépenses informatiques (dépenses informatiques / CA ; dépenses informatiques / dépenses totales ; dépenses informatiques / nombre d’employés ; dépenses projets informatiques / dépenses informatiques totales ; dépenses informatiques externes / dépenses informatiques ; taux horaire personnel informatique ; …).
En tout état de cause, une comparaison avec les valeurs constatées sur le marché, établie par le biais d’un benchmark par exemple, permet de donner un éclairage complémentaire et d’identifier des coûts et ratios cibles.
Cela étant dit, la mise en place d’un tableau de bord financier et de la communication associée nécessite une mobilisation active de la DSI, et une volonté sans cesse renouvelée d’atteindre un niveau de performance économique supérieur et de partager ses résultats au sein de l’entreprise. Mais le jeu en vaut la chandelle ! Car, en installant la communication financière dans la continuité, la DSI en fait un véritable instrument de pilotage et de gouvernance.
