Le véritable coût derrière la gestion de la note de frais
La gestion des notes de frais représente un poste de dépenses important. Les entreprises sont souvent inconscientes du véritable coût engendré par la note de frais. Plusieurs éléments entrent en jeu, les dépenses engagées, le temps consacré, le capital humain mobilisé, etc...
Tout le processus de gestion de la note de frais représente un coût important pour l’entreprise. En plus des dépenses engagées, il existe des coûts cachés que la plupart des entreprises négligent. Ces coûts cachés sont relatifs au temps de saisie, le transfert des rapports de dépenses, le traitement des notes par le manager, l’intégration comptable et le remboursement.
Toutes ces étapes sont fastidieuses et accaparent le temps de tous les intervenants en impactant ainsi leur productivité. Ce temps précieux peut servir à avancer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Quelles sont les étapes derrière la gestion des notes de frais ?
Il faut savoir que gérer les notes de frais se fait sur plusieurs étapes et mobilise plusieurs intervenants :
- Le collaborateur qui doit remplir ses rapports de dépenses, réunir tous les justificatifs, et transmettre le tout au manager pour validation
- Le manager qui doit traiter une multitude de rapports avec précision, vérifier les montants et approuver ou valider les rapports de ses équipes
- Le comptable qui doit vérifier toutes les notes de frais, examiner les justificatifs et enregistrer le tout dans son logiciel comptable.
- La direction financière qui doit procéder au remboursement.
Alors combien vous coûte réellement la gestion de vos notes de frais ?
Vous l’avez compris, la note de frais mobilise toute l’équipe par son caractère chronophage, sans oublier les éventuelles erreurs de saisie, le temps pour pallier ces erreurs, la perte de justificatifs et la double saisie comptable.
Pouvoir estimer ce coût de gestion pourrait vous aider à mieux gérer ce poste de dépenses, les ressources qui y sont allouées et même mettre au point ou ajuster votre politique de dépenses si nécessaire.
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Comment réduire le coût de la note de frais ?
Pour réduire ces coûts, il faut non seulement chercher à baisser les coûts directs de la note de frais en mettant au point une politique de dépenses adaptée, mais aussi organiser ce processus de manière à réduire les coûts indirects de la note de frais.
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