Numérisation : les conditions à suivre pour jeter définitivement vos factures
Désormais, les factures numérisées et archivées sous format PDF, sont considérées par l’administration fiscale comme preuve légale, à condition de se plier à certaines règles, pour que le document dématérialisé conserve la même valeur légale que le document original.
Avec l’évolution de la loi concernant l’archivage numérique des documents, il est désormais possible d’archiver seulement vos factures dématérialisées. L’article A 102 B-2 change la donne en termes d’archivage, ce qui est très pratique, pour la fameuse note de frais.
Vous trouverez dans cet article, les différentes conditions établies par la loi. Et la bonne nouvelle est qu’il existe des prestataires spécialisés. qui vous accompagnent lors de cette démarche vers le zéro papier.
Une copie identique des factures
Les règles sont claires : le document numérisé doit être identique à l’original, aucun détail ne doit changer. L’essentiel est d’avoir un document parfaitement lisible et conforme à la version papier.
Il est primordial que la version dématérialisée du justificatif ne soit pas modifiée :
- Il faut conserver les couleurs originales
- Il ne faut apporter aucun traitement à l’image
- Il est possible de compresser l’image, il faut cependant, garder la même qualité du document
Une conservation sous format PDF du justificatif numérisé
Après dématérialisation, les pièces justificatives doivent être conservées au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) afin de garantir sa lisibilité sur tous les systèmes d’exploitation ainsi que la pérennité des données. Le document à conserver doit contenir les éléments suivants :
- Un cachet serveur fondé sur un certificat conforme
- Une empreinte numérique
- Une signature électronique fondée sur un certificat conforme
- Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une entité de certification qui figure sur la liste de confiance française
Une solution d’archivage répondant aux normes en vigueur et certifiée
Parmi les règles à suivre pour éliminer une fois pour toutes les factures papier, il faut archiver les versions numériques des justificatifs dans un centre de stockage répondant aux normes en vigueur. Vous pouvez recourir à un prestataire d’archivage mandaté à cet effet. La certification NF 461 est la référence en France pour l’archivage à valeur probante.
Expensya première solution de gestion des notes de frais à être conforme aux règles de l’archivage numérique à valeur probante, vous permet de faire d’une pierre deux coups : en gérant vos notes de frais sur Expensya, vous dématérialisez vos factures et vous les stockez dans un centre de stockage qui s’aligne avec les normes en vigueur.
