Quelles sont les pratiques d'archivage au sein des entreprises françaises et comment vont-elles évoluer ?
Toute entreprise est confrontée à la problématique de l’archivage. Il faut une politique adaptée pour le classement et la conservation de tous les documents afin de faciliter par la suite la recherche et la restitution. Quelles sont les principales pratiques des entreprises en termes d'archivage ?
Pourquoi il faut archiver ?
L’archivage est une nécessité pour toute entreprise et non pas seulement une contrainte légale à respecter. Archiver ne s’agit pas de seulement stocker les documents d’une façon aléatoire. Il faut définir une politique d’archivage adaptée pour garantir une gestion des archives efficace, pérenne et complète. Les enjeux d’une politique d’archivage reposent sur deux éléments fondamentaux :
- Classer et garder à disposition tous les documents utiles à l’activité de l’entreprise
- Conserver une archive pour avoir une visibilité et avoir tous les documents consultables en cas de besoin
La fin de l'archivage physique ?
L’archivage des documents d’une entreprise doit respecter certaines règles pour être efficace et garder les documents d’entreprise d’une façon durable. Toutefois, l’archivage physique peut s’avérer problématique et lourd pour les entreprises, en raison de la complexité de classement et de restitution des documents, sans mentionner l’espace occupé par l'ensemble des archives.
A présent et avec l'entrée en vigueur de l'arrêté du 22 Mars 2017, qui ouvre la voie à l'archivage numérique à valeur probante, il devient possible de se soustraire totalement du papier et de conserver les documents comme par exemple les factures ou les justificatifs des notes de frais sous forme dématérialisée jusqu'à la fin de la période de conservation fiscale. Cette nouvelle mesure permet de favoriser la dynamique de dématérialisation et de réduire les coûts liés à l'archivage physique.
Une récente étude réalisée par Expensya a passé en revue les pratiques de plus de 100 entreprises françaises en termes d'archivage. L'objectif de cette étude est de découvrir les politiques d'archivage des documents légaux, comptables ou fiscaux, actuelles tout en essayant d'explorer les perspectives d'avenir de ces pratiques. En effet, selon cette étude 40% des entreprises envisagent de mettre en place une solution d'archivage numérique à valeur probante. Découvrez le reste des résultats en infographie !
