DEMENAGEMENT: LES GRANDES MANOEUVRES S'ANTICIPENT
Complexe et coûteux, un déménagement représente un véritable enjeu pour une entreprise et un casse-tête pour le DAF. Pour que cette épineuse opération ne perturbe pas (trop) l'activité, il s'agit de mettre en place une organisation millimétrée. Rétroplanning.
Déménager une entreprise n'est pas simplement un transfert des outils de production et du personnel, c'est aussi une opération logistique complexe et coûteuse. Selon Mobilitis, cabinet de conseil en immobilier d'entreprise, un déménagement coûte entre 6000 et 8000 euros par poste de travail. Le transport et la manutention du déménagement ne représentent que 10 à 15 % du coût total. A ce poste, il convient d'ajouter les travaux d'aménagement (entre 50 et 75 % du budget), ceux de la remise en état des anciens locaux, l'installation des postes de travail, ainsi que les coûts indirects comme la communication. Il faut aussi prendre en compte le temps consacré aux nombreuses démarches administratives. Mieux vaut donc bien anticiper et planifier cet événement pour qu'il ne perturbe pas l'activité de l'entreprise. Un mauvais timing, ce sont des pertes d'exploitation assurées. Sachez que pour une entreprise de 100 à 300 personnes, il faudra de deux à trois mois de préparation et, pour une structure de plus de 300 personnes, près de six mois.
J- 6 MOIS
Une fois les locaux correspondant aux besoins de votre entreprise trouvés, surtout ne vous précipitez pas pour signer le bail. Il est conseillé de faire réaliser un audit des locaux, notamment au niveau capacitaire. Gardez en tête vos besoins, notamment en termes d'informatique ou de téléphonie. Autre point: la climatisation. Son installation, soumise à certaines règles nationales et locales, peut représenter un coût et des démarches administratives supplémentaires. Adressez-vous au service urbanisme de la mairie. Effectuez une contre-visite des lieux et faites-vous remettre les fiches de description. Fixez, avec le propriétaire, la date de l'état des lieux officiel qui se fera, de préférence, en la présence d'un huissier de justice.
Avant tout nouvel engagement, n'oubliez pas d'examiner votre contrat de bail actuel. Vous y trouverez la durée du préavis. La résiliation doit se faire sous la forme d'un acte d'huissier. S'il s'agit de transférer le siège social de l'entreprise, les démarches sont plus compliquées. Cette opération, qui nécessite une modification des statuts de la société, doit être validée par une assemblée générale extraordinaire des associés (dans le cas d'une SARL) ou des actionnaires (dans celui d'une SA). Les formalités différeront selon que votre entreprise déménage dans le ressort du même tribunal de commerce ou d'un autre (cf. encadré ci-contre).
La loi interdit de signer un bail sans avoir préalablement consulté les représentants des salariés et le Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT). Pensez à faire préparer les avenants aux contrats de travail de vos salariés (si votre déménagement d'entreprise implique de partir à plusieurs centaines de kilomètres).
Lorsque le propriétaire vous remet le bail de location, quelques points sont à vérifier. Ce document doit préciser le nom du propriétaire et ses coordonnées postales ou celles de son mandataire, le nom du locataire, les caractéristiques du local que vous louez, l'énumération des communs, la désignation du local à usage exclusif de l'entreprise et sa destination, la durée du bail commercial et les différentes clauses locatives, le prix et les dates de versement du loyer ainsi que les modalités de révision de ce dernier. Parmi les démarches administratives incontournables, figure également l'information des différentes administrations et organismes sociaux que sont l'inspection du travail, la médecine du travail, la caisse de retraite, l'Urssaf, le Trésor public, la CPAM, etc. Vous pouvez directement contacter le Centre de formalité des entreprises (www.cfenet.cci.fr), un portail unique regroupant l'ensemble des administrations, organismes sociaux et financiers.
Pensez au changement des abonnements téléphoniques et internet, ainsi qu'au transfert d'adresse auprès de La Poste. Informez aussi les distributeurs d'énergie. Le déménagement de l'entreprise est, d'ailleurs, le moment idéal pour renégocier certains contrats!
POUR ALLER + LOIN
Les démarches liées au transfert d'un siège social
Le transfert doit être rendu public.
Le transfert doit être rendu public.
- Transfert dans le ressort du même tribunal de commerce: publier la modification dans un journal d'annonces légales et déposer au Centre des formalités des entreprises la décision de transfert et les statuts mis à jour en deux exemplaires, une copie de l'attestation de parution, une copie du titre d'occupation des locaux et une demande de modification au RCS.
- Transfert dans le ressort d'un autre tribunal de commerce: ajouter deux exemplaires de la liste des sièges sociaux antérieurs et les greffes des actes antérieurs au dernier transfert.
- Déposer une demande d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés du nouveau siège, avec des justificatifs des démarches engagées auprès du greffe et un extrait K-bis du lieu de l'ancienne immatriculation.
J-3 MOIS
Avant de contacter les prestataires qui vous accompagneront durant votre déménagement, il convient de vous poser les bonnes questions. Voulez-vous garder le mobilier existant? Et le matériel informatique? Etablissez des devis précis pour le nouvel équipement. Renseignez-vous sur les tarifs de location de box ou entrepôts dédiés au stockage des marchandises. Réfléchissez également aux archives et papiers. Faites le tri des documents et renseignez-vous sur les délais de conservation (cf. notre encadré p. 60).
Pas de déménagement sans cahier des charges en bonne et due forme. Il existe un outil de référence, aidant à la constitution de ce cahier: la norme Afnor NF X 50-815, à demander à l'Afnor. Ce document précisera vos besoins et les dispositions prévues par le déménageur. Vous pouvez vous faire aider par un cabinet spécialisé ou tout simplement passer par les déménageurs, désormais capables de vous informer des aspects techniques et réglementaires. Le site de l'Association française du déménagement d'entreprise (www.demenagementdentreprises.fr) propose toute une série de recommandations. Une fois votre cahier des charges rédigé, contactez trois ou quatre entreprises spécialisées. En principe, l'appartenance d'un déménageur à l'AFDE est un gage de sérieux, de même que la certification ISO 9002.
Si certains fournisseurs ne se consacrent qu'à une seule catégorie de transfert, la tendance est de proposer toute une palette de prestations. Le prix varie en fonction de la prestation, de la distance, du volume et de l'accessibilité des lieux. Il reste indispensable d'éplucher les conditions générales de vente, qui précisent dans quels cas le déménageur peut être tenu responsable de la détérioration du matériel. N'oubliez pas de faire une déclaration de valeur des biens confiés au déménageur afin d'être correctement remboursé en cas de dommages.
CHARLES HERBELOT, directeur général de Démépool réseau d'agences spécialisées dans le transfert d'entreprises
Autres prestataires à contacter en amont: ceux qui se chargeront des travaux dans les nouveaux locaux. Il vous faudra rencontrer le gestionnaire de l'immeuble et le représentant du propriétaire pour vérifier les aspects liés à la sécurité. Planifiez les visites des maîtres d'oeuvre avec l'accord du propriétaire. Négociez également avec ce dernier le paiement ou non d'un loyer durant les travaux, ainsi que la prise en charge des coûts de réfection qui lui incombent. Etudiez les modalités de financement des aménagements envisagés avec votre conseiller financier si ceux-ci dépassent votre budget.
À SAVOIR
La date de déménagement est un point à étudier. Il peut être intéressant de privilégier la fin d'année, pour des raisons administratives et fiscales. Le mois d'août peut aussi être une période «calme», propice aux transits, mais il faut savoir que les tarifs des sociétés de déménagement augmentent de l'ordre de 20 % pendant la période estivale.
Avis d'expert Anticiper et, surtout, bien communiquer
Déménager, c'est anticiper et bien mesurer les besoins des uns et des autres. Tel est le premier conseil que donne aux entreprises Charles Herbelot, directeur général de Démépool. «Pour que les besoins des utilisateurs soient entendus, un groupe projet intégrant les responsables des différents services de l'entreprise doit être créé. C'est en associant les collaborateurs à ce projet que la société évitera les frustrations et les mauvaises surprises. » Des réunions d'information seront organisées pour sensibiliser les salariés sur leur rôle et sur le déroulement de l'opération. Pour réussir ce projet, il est également indispensable d'anticiper de nombreuses tâches administratives et techniques de deux à six mois avant le jour du transfert. «Une bonne organisation permet de réduire les coûts du déménagement de l'ordre de 30 %», assure Charles Herbelot.
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J- 2 MOIS
Le déménagement induit aussi des travaux dans les bureaux que l'on quitte. Ces derniers peuvent exiger deux mois de réalisation selon l'état des lieux et la surface. Le DAF ne peut être seul à se pencher sur l'opération de déménagement. Si les achats et les ressources humaines peuvent vous épauler dans la préparation et la mise en place du déménagement, il faut aussi que tous les salariés soient investis dans cette mission.
Il convient non seulement d'annoncer le déménagement aux collaborateurs, de l'expliquer et de le rendre positif (parution dans le journal interne ou sur le site intranet, par exemple), mais aussi d'identifier des relais internes pour l'organisation. Dans chaque service, un responsable doit être nommé.
J- 1 MOIS
Les salariés doivent commencer à trier et à archiver leurs documents. Il conviendra de, leur attribuer à chacun un code pour qu'ils puissent ensuite retrouver leurs affaires. Il faut s'assurer que chaque poste soit rapidement opérationnel. Pensez à faire installer les nouvelles lignes téléphoniques. Dans certains cas, notamment pour les photocopieurs (ou autres appareils propres à votre activité), l'intervention d'un technicien peut être nécessaire après le déménagement. Programmez les rendez-vous. Si vous changez de région, n'oubliez de changer les cartes grises des véhicules utilitaires.
A ce stade, occupez-vous des derniers changements d'adresse. Pensez à prévenir les clients, les prestataires (entreprise d'entretien, de location de matériel, société de courses) et partenaires financiers. Contactez votre assurance pour l'avertir du déménagement et faites-lui établir un nouveau contrat. N'oubliez pas de lui indiquer la période au cours de laquelle des ouvriers ou employés procéderont à l'aménagement des locaux. Pensez aussi à commander vos nouvelles cartes de visite et papier à en-tête.
Faites référence à votre futur déménagement sur votre site web et dans les signatures électroniques des salariés.
J- 10 JOURS
Quelques jours avant le jour J, chaque salarié doit savoir ce qu'il a à faire: quelles affaires il doit empaqueter et celles qu'il doit prendre avec lui. Pensez à garder, à portée de main, les documents dont vous aurez besoin en arrivant dans vos nouveaux locaux. Il peut être judicieux de réaliser une feuille de route pour chaque salarié. Désignez les personnes qui seront présentes lors du transfert de la société et celle qui assurera la permanence téléphonique.
À SAVOIR
Délais de conservation des documents
- 10 ans pour les comptes annuels;
- 10 ans pour les comptes annuels;
- 10 ans à compter de la fin de leur utilisation pour les livres et registres comptables;
- 10 ans à compter de la clôture de l'exercice pour les factures;
- cinq ans pour un traité de fusion. Si le stockage de vos données vous pose problème, vous pouvez faire appel à un professionnel du stockage électronique.
LE JOUR J
Pour ne pas perturber l'activité, le déménagement s'effectue généralement le week-end. Si la société possède plusieurs sites, mieux vaut procéder en deux week-ends. Le ménage du nouveau site et l'ensemble des installations (salle et postes informatiques, photocopieurs, machine à café, etc.) doivent être effectués avant l'arrivée des salariés.
J+...
Une fois installé dans vos nouveaux locaux, vérifiez l'état de tout l'équipement. La moindre anomalie doit faire l'objet de réserves claires, précises et détaillées portées sur la déclaration de fi n d'intervention, puis confirmées dans les trois jours suivant la livraison par lettre recommandée, avec accusé de réception. Si l'entreprise de déménagement accepte ces réserves, une indemnisation, selon votre déclaration de valeur, est admise. Sinon, vous disposez d'un délai d'un an à compter de la livraison pour saisir le tribunal. N'hésitez pas à envoyer un e-mail à vos interlocuteurs pour leur rappeler votre changement d'adresse. Enfin, invitez vos partenaires professionnels et meilleurs clients pour leur présenter vos nouveaux locaux. C'est un bon moyen de renforcer vos relations et de les rassurer face aux questions que pouvait susciter votre déménagement.
