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COMMENT RECUPERER LA TVA DANS L'UNION EUROPEENNE

Publié par La rédaction le

Depuis le 1er janvier 2010, la gestion de la TVA à l'étranger, et particulièrement dans les relations intracommunautaires, est devenue un simple jeu d'écritures comptables. Mais, si les règles de récupération de cette taxe ont été harmonisées, les exceptions qui demeurent exigent la plus grande vigilance.

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@ © iStockphoto

1. UNE PROFONDE MODIFICATION DU REGIME DEPUIS 2010

Les harmonisations successives mises en place dans l'Union européenne ont permis d'aboutir à un régime simplifié, qui consiste à considérer que la très grande majorité des opérations intracommunautaires est désormais facturée hors taxes. A charge pour celui qui reçoit la facture d'auto liquider sa TVA, c'est-à-dire de collecter cette taxe sur ses achats et de la déduire aussitôt (s'il en a le droit). Cela facilite le mécanisme, évitant l'avance de trésorerie et les procédures complexes de remboursement. Avant le 1er janvier 2010, les opérations à l'étranger supportaient majoritairement de la TVA sur les services. En revanche, la livraison de biens était déjà facturée hors taxes depuis 1993. Le nouveau régime vise donc, avant tout, à étendre le principe de facturation au lieu de livraison.

Ce changement a entraîné des conséquences pratiques dans l'entreprise. Désormais, il faut adapter le paramétrage des systèmes comptables afin de facturer correctement les opérations à l'étranger, et, en contrepartie, ne pas oublier d'auto-liquider la TVA sur les acquisitions de biens ou de services en provenance de l'étranger.

D'autre part, une nouvelle obligation doit être remplie: en plus des échanges de biens (DEB), il faut aussi déclarer ses échanges de services (DES). Même si ces déclarations n'entraînent le versement d'aucune taxe, leur défaut de présentation donne lieu à des pénalités. Il est alors impératif de s'y conformer. Les deux directives européennes de 2008 (2008/8 et 2008/9 du 12 février 2008) ont donc profondément facilité le mécanisme de TVA entre sociétés étrangères. Mais la simplicité apparente, décrite dans ces textes, dissimule une réalité bien plus complexe qu'il n'y paraît.

2. UNE PROCEDURE DE RECUPERATION STRICTE

A la suite de ces changements de règles de territorialité, si vous supportez quand même de la TVA sur vos achats à l'étranger, n'oubliez pas de la récupérer.

Depuis 2010, vous pouvez le faire par voie électronique. Ainsi, les demandes de remboursement de TVA supportées dans l'Union européenne s'effectuent sur le portail Impots.gouv.fr, via l'espace «abonnés». Le site internet du Trésor public fait office de boîte aux lettres. L'administration française transmet vos données à chaque administration étrangère, qui doit instruire le dossier et vous rembourser directement si toutes les conditions sont remplies. L'administration française n'a donc aucun rôle dans l'instruction ou le remboursement. Elle reçoit éventuellement les décisions, qu'elle publie depuis cet été sur son site. En cas de rejet, vous ne pourrez saisir que les tribunaux étrangers, les institutions françaises n'ayant aucune compétence en la matière.

Si la procédure est globalement plus simple, il reste quelques pièges à éviter.

3. LA DEMATERIALISATION DES DONNEES

Tout se fait en ligne, sur le site français. Il faut être très précis, et notamment bien libeller la nature des prestations, de laquelle dépend le droit à déduction. Si vous avez peu de factures, la démarche est assez aisée. Si vous en établissez beaucoup, vous pouvez télécharger les données, mais il faut les convertir au format XML, compatible avec le système de l'administration, et remplir correctement l'intégralité des champs pour éviter tout rejet lors du téléchargement.

Vos demandes doivent être transmises avant le 30 septembre de l'année suivante. Selon cette directive, la France a 15 jours pour transmettre une demande au pays chargé du remboursement. Si, par exemple, votre dossier est néanmoins bloqué quelque part entre Paris, Bruxelles (lieu du serveur européen d'échanges) et Budapest... quel recours aurez-vous? L'administration française vous confirme qu'elle a bien transmis votre dossier, tandis que l'administration hongroise vous affirme qu'elle ne l'a jamais reçu... Il faut donc être vigilant: anticipez au maximum vos dépôts et vérifiez non seulement l'envoi par la France aux pays de l'Union européenne, mais également la bonne réception de votre demande par le pays de destination!

A NOTER
Le casse-tête des frais de déplacement

Comme ces dépenses restent majoritairement soumises à TVA, il faut essayer de récupérer la taxe correspondante auprès du fisc du pays dans lequel se situe l'hôtel ou le restaurant. Cependant, la nouvelle directive n'a pas harmonisé les droits à déduction: tout dépend du pays où les frais sont déboursés. Ainsi, en France, la TVA sur les frais d'hôtel n'est pas récupérable pour les salariés (qu'ils soient en mission, ou en séminaire), en revanche, elle l'est pour les tiers. Pour la restauration, elle est déductible. En Grande-Bretagne, la règle est inversée: la TVA, déductible pour les salariés, ne l'est pas pour les invités, et en Allemagne ou aux Pays-Bas, elle l'est, quel que soit le bénéficiaire.
Autant de règles que de pays... Ces dépenses ne doivent pas être négligées, car elles représentent un manque à gagner pour bon nombre d'entreprises: jusqu'alors, seuls 10 % de la TVA, en moyenne, sont récupérés à l'étranger. La récupération de la TVA sur les frais de déplacement garde donc tout son intérêt.
Ces exemples montrent qu'il faut rester vigilant, car des sommes importantes peuvent encore être en jeu. En effet, le cabinet Lowendalmasaï a constaté que près de 50 % de la TVA facturée à ses clients en 2009 ne le sont plus en 2010. Cela signifie aussi qu'il en reste encore 50 % à récupérer, soit plus de 50 millions d'euros!

François Mary, Chief innovation officer (CIO) et directeur du pôle TVA de Lowendalmasaï

Lowendalmasaï, cabinet de conseil en management des coûts, a pour ambition d'aider les clients à améliorer leur performance dans la durée. Les experts du cabinet suivent en permanence le marché et les évolutions réglementaires pour détecter et inventer de nouveaux leviers d'optimisation des coûts dans cinq domaines: fiscalité, social, achats, besoin en fonds de roulement et innovation.

4. UN DELAI D'INSTRUCTION REDUIT?

Le nouveau dispositif a réduit le délai d'instruction de six à quatre mois. Mais, en pratique, de nombreuses administrations sont encore très au-delà de ce temps. Officiellement, le défaut de réponse vaut rejet et est susceptible d'appel, mais les procédures devant les tribunaux sont encore plus longues. Il faut donc s'armer de patience, relancer régulièrement les administrations et demander, en cas de retard, le versement d'intérêts moratoires, s'ils ne sont pas versés d'office.

POUR ALLER + LOIN
Tout ne peut pas être facturé hors taxes: attention aux pièges!

Sur le principe de la facturation HT des opérations intracommunautaires, tant sur les biens que sur les services, des exceptions demeurent: elles portent sur certaines opérations très ciblées et parfois très sectorielles. Etes-vous concerné? Voici quelques exemples courants où la TVA étrangère continue d'être appliquée.

Outillages et moules dans l'industrie

L'achat d'outillages ou de moules auprès d'un prestataire étranger qui les utilise pour produire vos pièces est soumis à la TVA locale. Cette règle demeure, car le bien ne quitte pas le territoire. Il ne s'agit donc pas d'une opération intracommunautaire mais d'une opération locale.

Achat-revente dans un même pays

Selon les directives, ce type d'opération d'achat à l'étranger (par exemple en Italie) et de revente dans le même pays (sans passage de frontière) reste soumis à TVA du pays de livraison (ici, la TVA italienne). Les directives de 2008 ne prévoient pas de simplification si votre entreprise n'y est pas immatriculée ou établie. Néanmoins, de nombreux pays (Italie, France, Espagne, Pays-Bas...) ont adapté leur législation pour éviter à l'entreprise étrangère d'avoir à facturer la TVA locale. Cette inversion du redevable est cependant soumise à la condition que votre client est lui-même localement établi (dans l'exemple, un client italien) ou au moins immatriculé (en France). Il faut donc vérifier, pour chaque opération, la règle applicable dans le pays d'achat-revente (inversion du redevable ou non), ainsi que la qualité d'assujetti établi ou non de votre client. Il est possible de paramétrer ce dispositif dans les systèmes comptables, mais il nécessite d'être bien contrôlé, car certaines situations peuvent être assez complexes et évoluent.

Foires et Salons

Les factures émises à une société étrangère sont établies hors taxes, à l'exception des droits d'entrée. Cette particularité peut paraître très limitative, mais son champ d'application n'a pas été parfaitement défini dans la directive. Il demeure donc une incertitude sur ce qui devrait ou non être soumis encore à TVA: les seuls tickets d'entrée, les frais d'inscription à un colloque ou à un congrès... Un règlement a dû venir préciser le champ d'application de la notion de droit d'entrée. Malgré tout, il reste des divergences dans l'appréciation qu'en ont faite les Etats membres.

5. GARE AUX RETICENCES DE CERTAINS PAYS

Quelques pays montrent une réelle réticence à rembourser, soit pour des raisons économiques (c'est le cas de la Grèce), soit pour des raisons historiques, là où l'administration d'Etat est encore quasi «omnipotente» et la communication très réduite.

Ainsi, la Roumanie refuse la plupart des demandes pour des motifs plus ou moins fantaisistes. Elle envoie, en outre, par courrier les décisions de rejet au siège du demandeur, sans indication de nom (pourtant clairement mentionné sur la demande). Dans les groupes, lorsque le courrier arrive enfin au bon service, le délai d'appel est forclos, et la contestation du rejet impossible! Depuis peu, les décisions sont également envoyées à l'administration française, qui les dépose sur son site internet, mais aucune notification détaillée n'est communiquée. Il faut donc vérifier régulièrement.

La Bulgarie maintient également une position très fermée et n'accorde que très peu de remboursements. La plupart des rejets sont motivés par le fait que la facture n'aurait pas dû supporter de la TVA. L'administration bulgare vous invite donc à revenir vers votre fournisseur pour qu'il demande à son tour le remboursement de cette même taxe au même fisc qui vous a refusé le remboursement. Que de temps perdu, et souvent à tort, car l'analyse au regard des règles de territorialité est généralement erronée. Il est essentiel de bien étudier ses dépenses, de suivre les décisions et, le cas échéant, de les contester.

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Camille George,<br/>rédactrice en chef Camille George,
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