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Inventaire des stocks: comment faire concrétement?

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Quel rétroplanning adopter pour inventorier ses stocks? Comment l'organiser efficacement? Comment articuler le rôle du Daf et celui du commissaire aux comptes? Toutes nos réponses.

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@ © Franck Boston - Fotolia.com

Le principe est simple: conformément à l'article L. 123-12 du Code de commerce, l'entreprise doit obligatoirement procéder à l'inventaire physique de ses stocks, en quantité comme en valeur, au moins une fois par an. Pour Philippe Mularski, directeur administratif et financier spécialisé dans les missions de transition et de retournement et auteur de «Blog de Daf, le déjeuner d'affaires virtuel des directeurs financiers»http://blogdedaf.blogspot.com, «outre souscrire à cette obligation légale, l'inventaire a aussi pour objectif de contrôler la bonne tenue des stocks et la justesse de l'outil informatique de gestion des stocks utilisé par l'entreprise». L'inventaire va permettre aux équipes de faire le point sur ses stocks: les références utilisées sont-elles justes? Le zonage géographique des stocks est-il maîtrisé? Les stocks détériorés ou obsolètes sont- ils correctement dépréciés? Les flux d'entrée et de sortie des stocks correctement paramétrés? C'est l'occasion pour l'entreprise d'avoir une démarche qualité et d'évaluer la performance de son système d'information.

1. LE TEMPS DE L'INVENTAIRE

L'inventaire physique doit en principe être réalisé le jour de la clôture, sauf si l'entreprise dispose d'un système d'inventaire permanent. « Il est cependant admis que l'inventaire puisse être effectué quelques jours avant ou après la clôture, précise Antoine Guiot, expert-comptable au cabinet Strego à Saint-Nazaire. A la condition de pouvoir rétablir le montant des stocks par une neutralisation de chaque entrée et de chaque sortie survenue entre la date de clôture et la date de la réalisation de l'inventaire physique. C'est souvent une nécessité lorsque la clôture de l'exercice se situe sur un jour férié ou à une période de vacances ou au contraire de grande activité de l'entreprise, par exemple», explique l'expert-comptable. Et la pratique grandissante du fast close (cf. «Le fast close ou l'art de conjuguer rapidité et qualité de l'information», Daf n°7, p. 51) a également un impact sur le calendrier de l'inventaire. «On voit de plus en plus de sociétés clôturant en décembre réaliser leurs inventaires en novembre», signale Philippe Mularski. Dans tous les cas, l'entreprise devra choisir un moment où elle peut s'organiser pour interrompre toute entrée ou sortie de produits jusqu'à la fin du comptage.

2. INVENTAIRE PERMANENT ET INVENTAIRE TOURNANT

Les entreprises qui pratiquent un inventaire permanent sont dotées d'un logiciel qui opère un décompte automatique des quantités disponibles en stock, immédiatement après chaque entrée marchandise et chaque sortie. «Attention, ce dispositif ne dispense pas l'entreprise de pratiquer un inventaire physique annuel», avertit Antoine Guiot. «Les paramétrages de ces logiciels sont souvent source d'erreur. Et les écritures d'inventaires vont permettre de réajuster les comptes de l'entreprise en fonction du comptage effectif des quantités et des volumes», confirme Thierry Goemans, Daf indépendant. Certaines entreprises pratiquent, quant à elles, un inventaire tournant, soit le comptage périodique et planifié des stocks sur l'année. «L'entreprise détermine une série de références et vérifie l'exactitude du décompte des quantités disponibles pour chacune de ces références», explique Philippe Mularski. La périodicité de l'inventaire tournant est déterminée en fonction de l'importance des stocks concernés.

ERIC MOYA, expert-comptable et commissaire aux comptes à Arles

ERIC MOYA, expert-comptable et commissaire aux comptes à Arles

TROIS QUESTIONS A...
ERIC MOYA, expert-comptable et commissaire aux comptes à Arles
«L'inventaire constitue parfois une variable d'ajustement pour l'entreprise»

Sur qui repose la responsabilité de l'inventaire?
Le dirigeant évalue les stocks de l'entreprise sous sa propre responsabilité, que l'inventaire soit réalisé en interne ou externalisé, qu'il s'appuie ou non sur les conseils de son expertcomptable. D'ailleurs, dans les dossiers de travail de l 'expert-comptable, on trouve le plus généralement un récapitulatif des stocks fournis par le client et rédigé sur son papier à en-tête de l'entreprise.


Quel est le rôle du commissaire aux comptes?
Il consiste à vérifier la justesse et la cohérence de cet inventaire. Celui-ci peut constituer une variable d'ajustement pour l'entreprise. Le commissaire aux comptes doit être attentif à ce phénomène, qu'il s'agisse d'une survalorisation ou d'une sous-valorisation d'ailleurs.
Ainsi, une entreprise qui subit des pertes, peut avoir tendance à légèrement survaloriser ses stocks pour améliorer son résultat. Dans le cas du secteur du bâtiment, par exemple, qui compte de nombreux travaux en cours, ce phénomène peut au final porter sur des sommes assez significatives.


Comment s'effectue le contrôle du commissaire aux comptes?
Le commissaire aux comptes peut, tout d'abord, assister à l'inventaire physique. Il peut également contrôler la justesse de celui-ci au moyen d'un certain nombre de diligences: effectuer des sondages pour vérifier la justesse des chiffrages effectués, se faire communiquer les modes de calculs et les vérifier, etc.

3. LE BON RETROPLANNING A METTRE EN PLACE

L'inventaire est exigeant en temps: il doit être anticipé et préparé en amont. «C'est un travail d'équipe, il doit être pensé en comité de direction, envisagé avec plusieurs métiers: directeur des achats, directeur logistique, directeur financier, etc. A titre d'exemple de rétroplanning, le dernier inventaire physique que j'ai pratiqué a duré trois jours pour un mois de préparation», témoigne Philippe Mularski (Daf de transition). Ce temps de réflexion permet à l'entreprise de se positionner: doit-elle pratiquer l'inventaire en interne? Doit-elle l'externaliser? « Bien souvent, les entreprises de taille importante, notamment mes clients de la grande distribution, recourent à de l'intérim ou à des embauches en CDD, pour renforcer leurs effectifs», témoigne Antoine Guiot (Strego). Pour Thierry Goemans, « une entreprise qui souhaite externaliser l'inventaire physique doit réfléchir aux éléments qu'elle compte déléguer: le comptage, le management des équipes de comptage, voire toute la procédure d'inventaire. Reste que, pour que l'inventaire reflète une image fidèle de l'entreprise, bien connaître l'établissement constitue un avantage indéniable», conclut le Daf.

4. LE DESCRIPTIF DE LA PROCEDURE D'INVENTAIRE

Ce temps en amont est également mis en pratique pour rédiger un document décrivant la procédure d'inventaire. «Soit a minima une dizaine de pages et a maxima une vingtaine. Il doit pouvoir prévoir toutes les situations susceptibles d'être rencontrées et apporter une réponse aux difficultés éventuelles», précise Philippe Mularski. Première étape à organiser et à préciser: la procédure de comptage. Comment seront constituées les équipes de comptage? Comment seront relevées les quantités? Manuellement ou à l'aide d'un lecteur de codes-barres? Quel signe sera apposé sur les produits recensés pour signaler qu'ils sont déjà comptés: une étiquette de couleur? Un signe à la craie? « Sur le papier, tout a l'air très simple, mais quand concrètement vous êtes dans un entrepôt portuaire avec des citernes de mélasse à évaluer et des bateaux qui continuent à décharger, il est indispensable d'avoir réfléchi à la bonne procédure très en amont», témoigne Thierry Goemans (Daf indépendant).

5. LA VALORISATION DU STOCK ET DES TRAVAUX EN COURS

Deuxième étape de l'inventaire: valoriser le stock. Quelle méthode choisir pour calculer ladite valeur? Faut-il opter pour le coût d'achat à rechercher dans les factures fournisseurs pour un bien individualisable, ou pour une méthode forfaitaire, comme la méthode du coût unitaire moyen pondéré (méthode CUMP)? Pour la méthode Fifo (ou Peps - premier entré, premier sorti)? Voire la méthode Lifo (Deps - dernier entré, premier sorti)? La méthode du coût moyen pondéré sera, par exemple, privilégiée pour des matières premières dont la valeur peut être très fluctuante. Pour des biens individualisés, on choisira la méthode du coût d'achat et, pour des biens non individualisables, on privilégiera la méthode Fifo. « Il convient aussi de s'interroger sur des spécificités propres à un métier, alerte Antoine Guiot. Pour un luthier, les violons rachetés en vue de les louer à des clients doivent-ils être intégrés dans les stocks à l'instar de ceux rachetés pour la revente?» Autre sujet d'interrogation: la délicate valorisation des travaux en cours. « Par simplification, on retient souvent un pourcentage d'avancement du chantier par rapport au devis qui avait été réalisé », préconise l'expert-comptable.

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MANON SANDRINI

Camille George,<br/>rédactrice en chef Camille George,
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