Facturation électronique : 4 étapes clés à suivre pour bien se préparer
Publié par La rédaction le - mis à jour à
A l'occasion de la Journée de la Facturation électrique du 13 mai dernier, Guillaume Réjou VP Product Marketing chez Cegid pour les marchés des moyens et des grandes entreprises a livré ses conseils pratiques en amont de la réforme prévue en septembre 2026.
Dans un premier temps, Guillaume Réjou a rappelé que le temps moyen nécessaire à la mise en oeuvre de la facturation électronique dans une entreprise « est aujourd'hui estimé, en pratique, à douze mois ». Cela signifie que toute entreprise qui démarre maintenant est déjà proche de l'échéance réglementaire. Or, selon les derniers sondages, 80 % des entreprises ne sont pas encore réellement familiarisées avec les exigences de cette réforme. « Il existe donc un sérieux décalage entre le degré de préparation des entreprises, toutes tailles confondues, et le calendrier désormais fixé. La réforme arrivera vite, et il est essentiel de prendre la mesure de l'urgence », a-t-il rappeler. Selon lui, quatre étapes structurantes sont recommandées pour bien se préparer efficacement à sa mise en oeuvre.
1- Bien comprendre
La première étape est celle de la compréhension. Il ne s'agit pas simplement de respecter une date limite, mais d'intégrer une réforme complexe, encore en évolution, et aux impacts concrets sur l'organisation, les processus, les outils, les ressources humaines et la productivité. « L'État se retirant progressivement de l'opérationnel, ce sont désormais les entreprises qui doivent supporter, avec leurs propres moyens, l'effort d'adaptation. Cela suppose aussi d'identifier des prestataires fiables, dont les offres sont aujourd'hui nombreuses mais hétérogènes », a souligné Guillaume Réjou.
2- Faire une cartographie
Deuxième étape : la cartographie des flux et des outils. « Il convient d'identifier tous les processus de facturation en place, y compris les circuits atypiques ou manuels souvent négligés. Cette cartographie doit également intégrer le système d'information de l'entreprise, en tenant compte de la diversité des logiciels utilisés, de leur compatibilité, et de leur capacité à dialoguer entre eux », indique-t-il. Vient ensuite la définition des cas d'usage spécifiques. Chaque entreprise a ses particularités : volume de factures, typologie de clients, pratiques sectorielles. Selon lui, « Il est donc nécessaire de documenter ces cas pour adapter au mieux le dispositif ». Enfin, il est crucial de traiter ce chantier comme un véritable projet d'entreprise, impliquant une équipe dédiée, une gouvernance claire et une feuille de route structurée. « Ce n'est pas un simple achat de solution ou une tâche technique déléguée. C'est une transformation de fond », précise-t-il.
3- Choisir
Pour les activités spécifiques, il est essentiel de déterminer précisément comment les intégrer dans le dispositif. Quelle est leur nature exacte ? Doivent-elles être traitées dans le cadre du périmètre de facturation électronique ? Si oui, il convient de savoir si vous devez activer l'interface technique permettant leur conversion dans un format conforme aux exigences réglementaires.
Il faut également vous interroger sur les capacités de la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) que vous envisagez de solliciter : est-elle en mesure d'assurer cette transformation, en particulier pour des flux non standards ou atypiques ? Ce type de point mérite une attention très rigoureuse, car les spécificités de certaines activités peuvent rendre le traitement plus complexe. Une fois ce travail réalisé, vous pourrez alors évaluer ce que cela vous coûtera, de manière récurrente, chaque année. Il ne s'agit pas seulement de compter le nombre de factures, mais bien de mesurer les flux qui transiteront par la plateforme.
4- Déployer Haut du formulaire
La quatrième étape consiste à sélectionner les bons partenaires pour mettre en oeuvre la réforme, choisir avec soin votre plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), de vérifier la compatibilité des logiciels actuellement utilisés, notamment dans les environnements bureautiques, et d'obtenir dès à présent des réponses précises à ces questions techniques. Une réponse du type « nous serons bientôt compatibles » n'est pas suffisante ; ce qu'il faut entendre, c'est : « nous sommes compatibles aujourd'hui », souligne Guillaume Réjou. « Plusieurs éléments doivent guider votre choix : la simplicité d'usage, la qualité de l'accompagnement client, la disponibilité du support technique, ainsi que la capacité de la solution à s'intégrer avec votre système d'information et à interagir efficacement avec vos flux internes. Cette capacité d'adaptation, voire de « métamorphose », est cruciale dans des environnements techniques parfois hétérogènes ou complexes », ajoute-t-il. Même si le coût est un critère important, la pérennité et la fiabilité du prestataire le sont tout autant. « Il est recommandé de s'orienter vers des acteurs disposant d'une assise financière solide et d'une expérience éprouvée, capables d'accompagner votre entreprise dans la durée », complète-t-il.
Autre conseil : les entreprises peuvent s'inscrire aux mises à jour de l'annuaire national des PDP, car celui-ci constituera l'infrastructure de base du nouveau dispositif. Il est impératif de connaître en amont l'acteur avec lequel vous allez contractualiser, car la qualité des données sera un pilier essentiel de la réussite du projet.