Budgets SaaS : il est temps d'en finir avec les mauvaises surprises
Publié par Vincent Coste, CEO et cofondateur de Najar le - mis à jour à
Avec un marché mondial du SaaS estimé à 247,2 milliards de dollars en 2024 et une croissance attendue de plus de 19 % cette année, les investissements des entreprises en logiciels Saas ne montrent aucun signe de ralentissement, analyse Vincent Coste, CEO et cofondateur de Najar dans cette tribune exclusive.
Avec un marché mondial du SaaS estimé à 247,2 milliards de dollars en 2024 et une croissance attendue de plus de 19 % cette année, les investissements des entreprises en logiciels Saas ne montrent aucun signe de ralentissement. À mesure que ces solutions s'imposent dans l'ensemble des organisations et des services, les directions financières se heurtent à une nouvelle complexité budgétaire.
Contrairement aux achats classiques, les logiciels SaaS reposent sur des modèles de tarification dynamiques qui compliquent leur intégration dans les cycles budgétaires traditionnels. Face à des modèles de prix incertains, quels outils s'offrent aux Directions financières et aux contrôleurs de gestion pour retrouver de la maîtrise budgétaire ? La réponse repose sur une donnée plus centralisée, une meilleure capacité d'anticipation et une collaboration décloisonnée entre services.
Les investissements SaaS : une complexité structurelle
Les logiciels SaaS introduisent une logique radicalement différente des achats traditionnels. Les entreprises n'achètent plus un logiciel une bonne fois pour toutes mais consomment des solutions cloud qu'elles choisissent d'adapter et de faire évoluer selon leurs besoins. L'activation de fonctionnalités additionnelles par les métiers est ainsi beaucoup plus aisée. Bien que cette flexibilité d'usage s'avère bénéfique pour les métiers, elle complique sérieusement le travail des directions financières et plus particulièrement celui des contrôleurs de gestion. En effet, le budget annuel suit une temporalité bien établie : préparé à l'automne, il est validé en décembre, puis exécuté dès janvier. Il repose sur une vision consolidée des dépenses prévues pour les douze mois à venir, dans un cadre que l'on espère relativement stable.
À l'inverse, les dépenses liées aux logiciels SaaS évoluent fréquemment puisqu'elles reposent sur des modèles tarifaires à plusieurs niveaux. À titre d'exemple, la facturation des éditeurs SaaS varie selon le nombre d'utilisateurs actifs ou le volume de stockage et dépend d'options activables. S'ajoutent ensuite les hausses tarifaires annuelles appliquées par certains éditeurs, les renouvellements automatiques avec modifications de périmètre, ou encore les pénalités liées à des dépassements de seuils de consommation non anticipés.
Face à cette imprévisibilité désormais structurelle, le contrôleur de gestion peut s'appuyer sur plusieurs outils pour capter les signaux faibles, anticiper les hausses de coûts mises en place par les éditeurs SaaS et in fine, construire un budget aussi agile que possible.
Reprendre la main grâce aux données et au décloisonnement entre les métiers
La première étape consiste à centraliser les données SaaS, souvent dispersées entre les métiers, l'IT, les achats et la finance. Certaines plateformes servicielles permettent déjà de regrouper les contrats, les échéances, les historiques de consommation ou les niveaux d'usage selon les départements. Une fois consolidées, ces données peuvent être croisées avec des informations internes à l'entreprise telles que les prévisions de croissance, l'évolution des effectifs, ou les projets structurants à venir.
Ce travail permet aux contrôleurs de gestion de construire des modèles de coûts dynamiques, capables d'intégrer les effets de prix, les effets de volume ou les besoins à venir dans la construction de leur budget. Cette approche suppose également une collaboration plus étroite entre les équipes IT, finance, achats et métiers, dès les premières étapes de l'élaboration budgétaire.
Vers une nouvelle génération d'outils de pilotage prédictifs
La prochaine génération d'outils annonce une nouvelle étape dans la transformation du pilotage budgétaire des achats logiciels. En intégrant l'intelligence artificielle, les solutions de pilotage permettront une modélisation continue, connectée, capable de suivre les usages SaaS et de réajuster les hypothèses budgétaires en temps réel.
À terme, certaines plateformes pourraient également intégrer des données externes issues du web ou des bases éditeurs, afin de faire remonter automatiquement des alertes sur les hausses de tarifs, les évolutions contractuelles ou les tendances du marché. Dans cette perspective, les contrôleurs de gestion seront en mesure de croiser des données qualitatives - besoins métiers, projets à venir, perspectives de croissance - avec des données quantitatives plus précises, telles que la consommation réelle des outils SaaS, l'atteinte de seuils d'alerte ou l'échéance des contrats.
Les prévisions budgétaires ne seront plus seulement fondées sur un exercice figé à l'automne complété des révisions successives mais sur un pilotage continu, enrichi des dynamiques réelles de l'entreprise comme du marché. À la clef : un gain significatif en fiabilité et en proactivité