Le DAF face aux enjeux de la mobilité 2/3 : les voyages et déplacements
Publié par Romain Dremaux, Consultant Euklead le | Mis à jour le
Au carrefour des achats, des RH et du juridique, le budget déplacements et voyages, impacté par la révolution numérique, n'est pas simple à appréhender. Comment maîtriser ce budget tout en répondant aux nouvelles habitudes de consommation et aux impératifs réglementaires ?
Véritables leviers de croissance des entreprises, les déplacements et voyages professionnels sont un budget aux contours flous et bien complexe à maîtriser.
L'explication première tient en la pluralité des segments et des acteurs qui les composent : hôtellerie, frais de bouche, transports (aérien, fer, location courte durée de voitures...), agences de voyages, outils de réservations ou de gestion des notes de frais.
Le budget est également faussement simple à appréhender en raison des nouvelles habitudes des voyageurs conquis par la facilité d'utilisation des solutions issues de la digitalisation du secteur - comparateurs de prix, plateformes de mobilité ou encore de location de logements-. Mais s'ils croient obtenir les meilleurs prix, ils font fi des accords cadres que l'entreprise a signés avec les prestataires, sans compter qu'ils peuvent tomber dans les pièges tendus par les opérateurs qui usent de l'intelligence artificielle pour ajuster les offres en fonction de leurs parcours d'achat... Et ce faisant, ils multiplient le recours aux notes de frais ; une sous-catégorie opaque qui échappe facilement à la vigilance.
En outre, cette nouvelle liberté peut conduire les entreprises, en vertu du Code du travail, à supporter de lourdes condamnations pécuniaires et pénales. L'entreprise doit porter assistance à ses salariés en déplacement sans délai. Ainsi les voyageurs effectuant seuls leurs réservations sont particulièrement susceptibles d'échapper à la vigilance (bienveillante) de l'entreprise. Comment porter assistance à un salarié dont on ignore la localisation ?
Cinq actions pour concilier performance économique, nouveaux usages et réglementation
La travel policy doit être adaptée à la culture de l'entreprise. Trop rigide, elle ne sera pas appliquée, privant ainsi l'entreprise des données nécessaires à la maîtrise du budget. Adaptée aux besoins des salariés, elle permet d'éviter des frustrations inutiles. Pour savoir où mettre le curseur, nous invitons les entreprises à interroger leurs collaborateurs quant à leurs attentes et leurs expériences en termes de voyages. Dans le même esprit, elle doit évoluer avec son temps en intégrant les plateformes digitales pour satisfaire les jeunes voyageurs.
En conclusion
Complexe par essence, le budget voyages et déplacements demande des ressources multiples tant en termes d'outils (réservation, gestion des notes de frais...) que de compétences. S'adjoindre l'aide d'un travel manager qui a des connaissances parfaites des différents marchés, des capacités d'analyse et le goût pour la négociation est une nécessité.
Les entreprises peuvent également bénéficier de l'aide d'experts externes qui sauront effectuer un audit de la situation et mettre en place une démarche optimale et personnalisée.
Pour en savoir plus
Romain Dremaux est expert en déplacements professionnels chez EUKLEAD. Conseil avisé auprès d'entreprises midcap et grand compte, il bénéficie d'une expérience de plus de 10 dans la gestion de flotte automobile et des problématiques liées au voyage d'affaires.