Flowdesk optimise sa gestion des déplacements et des notes de frais
Publié par Navan le | Mis à jour le
Face à sa croissance internationale, Flowdesk a choisi d'unifier sa gestion des voyages et des notes de frais avec la solution Navan. Résultat : une simplification des processus et un gain de temps considérable pour les équipes et les collaborateurs. Témoignage.
Fondée en 2020, Flowdesk est spécialisée dans le marché des cryptomonnaies. L'entreprise, qui a débuté avec une solution SaaS dédiée au trading, a connu une croissance significative ces dernières années, élargissant son offre à d'autres produits financiers et étendant sa présence internationale. Aujourd'hui, Flowdesk opère dans quatre pays - France, Singapour, États-Unis et Royaume-Uni - et continue son développement. « Notre activité s'étend à l'échelle mondiale et le marché des cryptomonnaies fonctionne en continu, sans interruption », explique Géraldine Adjadj, Lead Accountant chez Flowdesk. « Les déplacements professionnels représentent un poste budgétaire majeur pour notre entreprise, car notre présence sur plusieurs continents et la nature de nos échanges nécessitent une mobilité constante de nos équipes. » Face à cette croissance, Flowdesk se trouvait confrontée à deux défis majeurs : gérer l'augmentation des coûts de voyage et harmoniser le traitement des notes de frais. « Du point de vue financier, la situation devenait complexe en raison de l'utilisation de trois ou quatre outils différents selon les pays. La validation des données, la gestion des accès multiples pour les équipes et le respect des délais constituaient un véritable défi qu'il nous fallait simplifier », précise Géraldine Adjadj.
Une transition rapide et efficace vers un outil unifié
La transition vers Navan s'est déroulée en un temps record. Après des discussions entamées en octobre 2024 et la signature du contrat fin décembre, le déploiement a été effectué dès mi-janvier 2025. « Nous avons mené cette transition dans un calendrier très contraint. Les équipes de Navan se sont montrées particulièrement disponibles pour nous accompagner dans le paramétrage de la solution dans des délais extrêmement courts », souligne Géraldine Adjadj. L'adoption par les équipes a été immédiate et enthousiaste. « Les collaborateurs ont manifesté leur satisfaction dès les premiers jours d'utilisation. L'interface utilisateur de Navan est très ergonomique, à tel point que certains ont commencé à l'utiliser spontanément avant même d'avoir suivi les formations prévues, ce qui témoigne de son caractère intuitif ».
Des bénéfices concrets pour l'équipe finance et les collaborateurs
Pour l'équipe finance, les gains sont multiples. « Nous avons constaté un gain de temps considérable sur le plan comptable. Le traitement qui nous prenait auparavant près de trois jours complets s'effectue désormais en une demi-journée environ, grâce à l'automatisation des imports », explique Géraldine Adjadj. Les équipes de planification financière et d'analyse (FP&A) bénéficient également d'une meilleure autonomie dans la génération de rapports, avec des possibilités d'analyses croisées auparavant impossibles. Du côté des collaborateurs, l'expérience est grandement améliorée, notamment grâce à l'application mobile qui facilite la soumission des notes de frais en temps réel. « Les collaborateurs sont naturellement incités à finaliser immédiatement la saisie. L'application suscite l'adhésion car elle réduit significativement le nombre d'étapes nécessaires pour soumettre une note de frais », rapporte Géraldine Adjadj. Cette simplicité d'utilisation a un impact direct sur les délais de traitement des notes de frais : « Nous constatons désormais que les dépenses sont enregistrées et imputées dans les temps, avec une grande précision. L'ergonomie et l'intuitivité de l'application sont des facteurs déterminants dans son adoption. En quelques semaines, l'outil s'est intégré dans les habitudes quotidiennes des collaborateurs. » Autre point fort souligné par Géraldine Adjadj : la qualité du service client. « Navan se distingue par l'excellence de son service client. Leurs équipes dédiées ont une parfaite maîtrise de la solution et nous apportent un soutien quotidien de grande qualité. » Pour Flowdesk, le passage à Navan représente ainsi une véritable transformation de sa gestion des voyages et notes de frais, combinant économies financières, gain de temps et satisfaction des collaborateurs.
Une transformation à l'image des nouveaux enjeux de mobilité professionnelle
L'expérience de Flowdesk illustre une tendance de fond dans le monde professionnel post-pandémie : la digitalisation des processus financiers n'est plus simplement une question d'efficacité, mais devient un levier stratégique pour les entreprises en croissance internationale. Alors que les déplacements professionnels retrouvent leur importance dans un contexte où les échanges physiques demeurent essentiels, particulièrement dans des secteurs innovants comme celui des cryptomonnaies, la capacité à gérer avec agilité cette mobilité constitue désormais un avantage concurrentiel. « Alors que l'internationalisation des activités s'accélère, la fluidité des processus administratifs devient un facteur clé de succès », conclut Géraldine Adjadj. Un constat qui invite les entreprises de toutes tailles à repenser leurs outils de gestion des déplacements comme véritables accélérateurs de croissance, et non plus comme simples centres de coûts à optimiser.
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