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Comment bien préparer une opération de fusion/acquisition dans un environnement économique incertain ?

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Dans le contexte économique actuel, la préparation et la rapidité d'exécution sont des facteurs essentiels au succès des opérations de fusion/acquisition. Voici quelques conseils pour préparer efficacement ces opérations financières impliquant un partage d'informations sensibles.

Enregistrant une baisse des transactions de 4% en volume et de 43% en valeur entre le 1er semestre 2011 et le 1er semestre 2012, la France n’a pas été épargnée par la réduction des activités de fusions et acquisitions provoquée par la crise financière mondiale et la crise de la dette dans la zone Euro.

Près de 1000 transactions impliquant des cibles ou des acquéreurs français ont néanmoins été réalisées durant le 1er semestre 2012 pour une valeur totale déclarée de 38 milliards USD. Les principaux acquéreurs étrangers de cibles françaises au 1er semestre 2012 étaient établis aux États-Unis, au Royaume-Uni, au Qatar et au Canada, tandis que les sociétés françaises ont plutôt acheté en Allemagne, en Égypte, au Canada et en Espagne.

Les activités de fusions et acquisitions entrantes concernent surtout le secteur de l'immobilier (pour lequel la valeur agrégée des transactions au 1er semestre 2012 est presque 7 fois supérieure à celle du 1er semestre 2011), le secteur de la haute technologie, l’industrie et le secteur des produits de consommation courante. Les activités de fusions et acquisitions sortantes se concentrent quant à elles sur les secteurs de l’énergie, de la télécommunication, de la construction et du transport/infrastructures.

Dans le contexte économique instable actuel, les sociétés qui se seront préparées seront les mieux placées pour réagir rapidement et tirer parti des opportunités qui surgiront. Il s’agira pour ces sociétés de vendre des actifs, lever des capitaux ou réaliser une acquisition. La préparation et la rapidité d’exécution sont des facteurs essentiels au succès sur un marché extrêmement variable, où les opportunités de conclure une transaction ne durent pas bien longtemps.

La dataroom virtuelle (Virtual Data Room - VDR) est la solution optimale pour l’échange contrôlé de documents entre les parties impliquées dans une transaction stratégique. Une dataroom permet de partager des informations confidentielles et de collaborer avec les participants à la transaction sur des tâches importantes au sein d’un espace en ligne sûr, vérifiable et facile d’accès, tout en permettant aux propriétaires des informations de conserver le contrôle total sur les personnes ayant accès à leur contenu et sur ce qu’ils peuvent en faire. La fonctionnalité et le service offerts par les plus grands et les plus expérimentés des fournisseurs de dataroom peuvent faire la différence entre une transaction qui se déroulera rapidement et sans problème et une transaction qui n’aboutira pas au résultat attendu. Les principaux critères à prendre en compte avant de choisir un fournisseur de VDR sont les suivants :

Configuration rapide. Le temps est généralement un critère essentiel lors de la mise en service d’une dataroom. Plus vite la dataroom sera ouverte et opérationnelle avec tous les documents chargés, tous les utilisateurs configurés et les droits d'accès attribués, plus vite le processus de partage des informations pourra débuter. Il faut par exemple privilégier un fournisseur qui propose de créer une dataroom à partir d’une sélection de modèles pré-configurés qui sera spécifique à la nature de votre transaction ; ou qui garantit le chargement et la protection des documents sous leur forme d’origine sans être contraint de les convertir.

Sécurité. La sécurité et la confidentialité des informations sensibles lors d’une transaction sont extrêmement importantes. Il vous faut un fournisseur capable de proposer un modèle de sécurité multi-couches qui couvre par exemple la gestion des droits sur les informations, les contrôles d’accès et d’authentification, le chiffrement des données au plus haut niveau possible ou encore le verrouillage et la protection des documents.

Disponibilité. Une disponibilité d’au moins 99,5% grâce à plusieurs centres de données redondants certifiés ISO 20000-1 avec une excellente tolérance aux erreurs.

Expérience utilisateur optimale et simplicité d’utilisation. Pour faciliter l’usage de la dataroom, il faut privilégier une interface utilisateur intuitive et conviviale. Vérifiez que les utilisateurs peuvent ouvrir et visualiser des fichiers Microsoft Office et PDF protégés dans leur format d’origine (pas dans des fichiers TIFF ou PDF altérés). Il vous faut un accès sécurisé lorsque les utilisateurs se connectent avec des dispositifs mobiles, par exemple un iPad®, un iPhone®, un BlackBerry® ou un smartphone, ou avec un ordinateur portable ou un PC. L’interface utilisateur doit être disponible dans toutes les principales langues du monde avec des services de traduction intégrés pour les documents de transaction les plus importants.

Intelligence et reporting. Le fournisseur doit proposer des rapports détaillés pour vous permettre d’obtenir de précieuses connaissances sur l’activité des utilisateurs dans la dataroom, sur les fichiers et les dossiers de documents qui intéressent les utilisateurs, sur les mots-clés utilisés le plus souvent par les utilisateurs, ainsi qu’une piste d’audit qui vous permettra de connaître la fréquence et la date d'accès ou de visualisation des documents par un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs.

Fonctionnalité intégrée de gestion des questions et réponses. Assurez-vous de pouvoir gérer tout le processus de questions et réponses en ligne dans la dataroom. Cela évite les longues opérations de suivi sujettes aux erreurs dans un tableur.

Assistance multilingue globale. Pour éviter tout problème lié à la gestion de votre dataroom, privilégiez un service d’assistance toujours disponible, capable de répondre aux appels dans les principales langues à n’importe quel moment.

Conformité et vérifiabilité en cas de litige post-transaction. Une piste d’audit en temps réel dans la dataroom est vitale à mesure que la transaction progresse, avec l’historique complet des versions des documents remplacés et la possibilité de restaurer et d’accéder aux fichiers supprimés par erreur.