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Crédit management : organisation centralisée ou décentralisée ?

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En matière de credit management (gestion des recouvrements et des litiges), les entreprises peuvent opter pour une organisation centralisée, en le confiant à un service expert, ou décentralisée, en le faisant réaliser par les administrations des ventes ou les services clients.

Crédit management : organisation centralisée ou décentralisée ?

Organisation centralisée

Avantages : Le crédit management est confié à des experts. "Ils sont formés et ne vont rien laisser passer. Le recouvrement est industrialisé et plus rapide ", pointe Daniel Vergouts, dirigeant-fondateur de Matys, éditeur de logiciels de recouvrement.

Inconvénients :

Dans le cas d'une organisation centralisée, chacun est focalisé sur ses propres objectifs, sans prendre en compte les problématiques des autres services. Les forces de vente sont peu sensibilisées sur le paiement des clients et les services recouvrements sont souvent critiqués pour leur manque de vision commerciale. "Pour les services recouvrements, le client n'est qu'une facture, un retard, un risque ", précise Daniel Vergouts. Ce manque d'objectifs communs peut aller à l'encontre des intérêts collectifs et peut générer des tensions entre les différents acteurs.

Plutôt adapté pour : Les entreprises qui ont de gros volume de clients pour des montants relativement faible, on retrouve le plus souvent les organisations centralisées dans le secteur de la distribution auprès de client particuliers, TPE ou PME. Dans le cas où les impayés sont liés à des litiges complexes, une organisation décentralisée, proche du client, est en revanche plus efficace.

Organisation décentralisée

Avantages : Dans ce cas, les forces de vente ou service client se chargent de l'ensemble du processus, depuis la négociation du contrat jusqu'au paiement. Comme le credit management fait partie de leurs prérogatives, elles y pensent dès le début. Cela permet notamment de mieux anticiper et traiter les litiges : " Les personnes en charge du recouvrement connaissent le dossier, l'entreprise cliente ", note Daniel Vergouts. Par ailleurs, une organisation décentralisée permet de diffuser la culture cash au sein de l'entreprise. "L'ensemble des forces vives de l'entreprise travaillent dans le même sens : développer le CA et se faire payer en temps et en heure", indique Daniel Vergouts.

Inconvénients : Les personnes en charge du credit management dans une organisation décentralisée ne sont pas des spécialistes. De plus, elles n'y consacrent pas tout leur temps et ont d'autres prérogatives.

Plutôt adapté pour :" Les entreprises qui ont une activité ou une clientèle complexe devraient opter pour une organisation décentralisée afin d'éviter des incompréhensions et donc des litiges ", conseille Daniel Vergouts. Dans ce cas, les directions générales et financières doivent positionner des objectifs clairs auprès des forces commerciales sur le niveau d'encaissement attendu.

A chaque organisation son outil

Dans le cas d'une approche centralisée, les crédits managers travaillent directement sur l'outil comptable. Même si tous n'ont pas fait ce choix, certains d'entre eux optent pour un outil logiciel de credit management idéal pour industrialiser les process et gagner en productivité.

Quid d'une organisation décentralisée ? Les outils comptables et logiciels de recouvrement traditionnels, dédiés à des experts, ne correspondent pas toujours aux besoins des services commerciaux ou administration des ventes. Tous s'entendent pour dire qu'une solution simple, flexible et orientée métier est la clé d'une implication totale de chaque acteur. "Les scénarios de relance des logiciels de recouvrement prévoient des actions à faire tous les jours. Dans le cas d'une organisation décentralisée, la diversité des métiers des services clients ou ADV nécessite avant tout de la souplesse et de la simplicité " , précise Daniel Vergouts.

Ces entreprises doivent donc s'équiper de logiciels, comme par exemple celui de l'éditeur Matys, qui s'adaptent aux particularités de leur organisation.

Matys