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DSN : attention aux délais de signalement et à l'information des salariés

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La mise en place de la déclaration sociale nominative (obligatoire au 1er janvier 2016) amène de nouvelles contraintes pratiques. Focus sur les délais de transmission des signalements d'événements et sur l'obligation d'information des salariés.

DSN : attention aux délais de signalement et à l'information des salariés

La mise en oeuvre de la DSN (déclaration sociale nominative) sera obligatoire pour l'ensemble des entreprises françaises à compter du 1er janvier 2016. Ce dispositif qui vise à transmettre chaque mois, de manière unique et dématérialisée, l'ensemble des données issues de la paie, doit permettre de simplifier et sécuriser le processus déclaratif. Mais elle amène également quelques contraintes pratiques.

La principale est le changement en matière de délais de transmission des signalements d'événements. En effet, en cas de licenciement, de rupture conventionnelle, de démission ou d'arrêt de travail ayant une conséquence financière pour le salarié, le signalement doit intervenir dans un délai maximal de cinq jours ouvrés. Contrairement à ce qui a pu être dit, le délai court à compter de la survenance de l'événement et non du moment où l'employeur en est informé. " Sachant que le salarié dispose de 48 heures pour transmettre l'information, il ne reste plus que trois jours à l'employeur pour signaler l'événement, constate Nicolas Gallissot, responsable du département droit social chez infodoc-experts. Si l'entreprise passe par un cabinet comptable, cela peut prendre encore plus de temps. " Autre souci : en cas de fermeture annuelle de l'entreprise au mois d'août, comment respecter le délai de cinq jours si le signalement intervient juste avant ou pendant les congés ? " Les textes ne prévoient pas d'exception ", précise Nicolas Gallissot.

Pénalité

Précisons que les signalements devront se faire aux mêmes échéances que la DSN mensuelle pour les arrêts de travail avec subrogation, les arrêts de travail sans retenue de salaire (sur le mois où l'arrêt a débuté), les fins de contrats de mission des salariés des entreprises de travail temporaires, des contrats des saisonniers et des contrats des CDD d'usage.

Rappelons également que le non-respect des délais de la DSN est sanctionné par une pénalité de 7,50 euros par salarié et par déclaration, celle-ci étant plafonnée à 10 000 euros par mois si l'entreprise emploie plus de 2 000 salariés et à 750 euros si elle emploie un nombre inférieur.

Données personnelles

Autre contrainte pratique liée à la mise en place de la déclaration sociale nominative : l'information des salariés. Obligatoire, celle-ci doit être claire, systématique et individuelle. " La DSN contient des données personnelles (numéro de sécurité sociale, salaire, etc.) protégées par la loi informatique et libertés, le salarié doit donc avoir un droit d'accès ", note Nicolas Gallissot. Pour aider les entreprises, un courrier type à transmettre à chaque salarié est accessible via le site DSN-info.fr. Courrier, courriel, affichage dans l'entreprise avec mention sur la fiche de paie... " On peut tout imaginer, mais il faut pouvoir prouver que l'on a bien remis l'information aux salariés ".