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Dématérialisation du bulletin de salaire: forces et faiblesses, opportunités et menace de ce dispositif

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Dématérialisation du bulletin de salaire: forces et faiblesses, opportunités et menace de ce dispositif
© sekulicn

Depuis le 1er janvier 2017, l'employeur n'est plus obligé de solliciter l'accord préalable de son salarié avant de dématérialiser son bulletin de paie. Néanmoins, la France reste frileuse. Pourquoi? Analyse SWOT (strength weakness opportunity threat) de la dématérialisation de la fiche de salaire.

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15%. C'était le taux des entreprises françaises engagées, avant la loi Travail, dans une démarche de dématérialisation des bulletins de paie. En Allemagne, le chiffre dépasse les 95 % selon le rapport remis par Jean-Christophe Sciberras en 2015 au gouvernement. En simplifiant les démarches, la loi Travail visait donc à généraliser la pratique.

Depuis le 1er janvier 2017, les règles du bulletin de paie électronique sont clairement définies. L'employeur doit assurer une accessibilité à ses salariés, via un coffre-fort ­numérique, pour une durée minimale de 50 ans ou jusqu'à ce que ces derniers aient atteint l'âge de 75 ans. Et ceci, qu'ils aient quitté l'entreprise avec deux jours ou 20 ans d'ancienneté. Évidemment incapables d'assumer seules ces contraintes, les entreprises se tournent vers des prestataires, dont Digiposte et PeopleDoc, les deux acteurs majeurs du marché français.

Les forces

"Indéniablement, pour le salarié, c'est un gain important." David Gordon, responsable de l'offre accompagnement à la dématérialisation d'Althea, cabinet spécialisé dans le conseil des fonctions transverses, est catégorique. Disposer d'un espace de stockage en ligne sécurisé, ne plus être soumis aux aléas de l'archivage papier (incendie, dégât des eaux, pertes)..., autant de points qui ne peuvent, selon lui, que soulever l'adhésion.

Côté employeurs, on aime le ROI du bulletin de paie dématérialisé. Christian Litaudon, chef de marché paie et RH pour l'éditeur Sage, avance un prix moyen de 50 centimes par fiche de salaire dématérialisée, soit 30 % en moyenne de moins qu'un bulletin de paie papier dès le premier salarié. On aime aussi le service supplémentaire apporté au ­personnel. "C'est un gain pour la marque employeur", explique David Gordon, avant de poursuivre: "Il s'agit d'un superbe quick win. Facile à mettre en place, visible immédiatement." Sylvie Mochet, directrice associée chez Oresys, cabinet de conseil en organisation et management, confirme: "Entre la DSN et le prélèvement à la source, la dématérialisation du bulletin de paie est facile!"

Les faiblesses

Pour Sylvie Mochet, la plus grosse difficulté réside dans l'accompagnement au changement des salariés. "Il n'est plus nécessaire de demander l'accord préalable du salarié, mais il peut refuser! Il faut donc rassurer et expliquer." Certains secteurs d'activité, comme l'industrie ou le BTP notamment, présentent une plus grande résistance à ce changement et nécessitent donc un accompagnement plus poussé. David Gordon confie: "Nous mettons en place des opérations ludiques pour inciter les salariés à ouvrir leur coffre-fort numérique avec, par exemple, des bons d'achat déposés de façon aléatoire." À cela s'ajoute le travail préalable, qui peut s'avérer plus ou moins fastidieux, de récupération des adresses e-mails. Une tâche obligatoire pour l'ouverture des coffres-forts numériques. "J'ai été surpris, mais il a fallu relancer les salariés plusieurs fois pour récupérer ces informations. Il y a probablement une réticence liée à une crainte du mélange pro/perso", regrette Patrick Chemla, p-dg du groupe Pointex, spécialisé dans les logiciels de gestion et de caisse (80 salariés).

50 ans

La durée minimale durant laquelle l'employeur doit garantir la disponibilité des bulletins de paie, via un coffre-fort numérique ou jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans.

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Stéphanie Gallo

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