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Téléphone au volant : pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’une politique de gestion interne ?

Publié par / Avec la Marketplace le | Mis à jour le

L’utilisation d’appareils mobiles au volant reste une préoccupation majeure, tant pour la société que pour les opérateurs de flotte.

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Une récente étude réalisée par TomTom Telematics montre que 84 % des entreprises disposant d’une flotte de véhicules s’inquiètent de l’utilisation des appareils mobiles par leurs employés pour envoyer des messages ou se connecter à Internet lorsqu’ils conduisent.

L’Organisation Mondiale de la Santé considère l’utilisation du téléphone portable comme une
« menace sérieuse et croissante pour la sécurité », et pour cette raison, il est nécessaire de mettre en œuvre une meilleure sensibilisation et des actions ciblées.

En plus d’avoir un impact négatif sur la sécurité de l’employé, l’utilisation du smartphone met également l’entreprise dans une situation délicate, puisqu’elle ne remplit pas son devoir légal consistant à gérer les risques de santé potentiels sur le lieu de travail. Cette obligation s’applique même si le véhicule utilisé est personnel, et qu’il est utilisé pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail.

Cependant, encore peu d’entreprises proposent à leurs collaborateurs des formations sur la conduite et l’utilisation de ce type de dispositifs au volant.

Comment aborder le problème ?

La première étape consiste à établir une politique claire et précise sur l’utilisation du téléphone portable au volant, qui pourra éventuellement être incluse dans le document unique d'évaluation des risques professionnels. L’utilisation de ces dispositifs devra y être définie. Par exemple : si l’usage d’un kit mains libres est autorisé ou si le téléphone portable peut être utilisé lorsque le véhicule est en stationnement.

Il convient également de fournir une formation, sous la forme de cours informant sur les règles de l’entreprise et les règles de circulation routière relatives à ces dispositifs, et incluant les sanctions qu’entraîne le non-respect de ces règles.

L’importance d’une application efficace

Une fois que la politique sur l’utilisation des appareils mobiles est établie, il est essentiel de s’assurer qu’elle est appliquée correctement et que toutes les mesures raisonnables sont mises en œuvre pour évaluer son efficacité.

S’il est difficile de contrôler l’utilisation du téléphone portable, certains indicateurs peuvent vous aider à identifier d’éventuelles distractions au volant. Les données sur le style de conduite fournies par les technologies télématiques peuvent également remplir un rôle important dans une optique plus proactive.

Les systèmes modernes notent les conducteurs en fonction de leur performance globale et fournissent des informations détaillées sur le style de conduite, de manière à approfondir et à découvrir les causes des problèmes ayant pu survenir.

Par exemple, les informations sur la consommation de carburant, les excès de vitesse ou les manœuvres brusques peuvent être très utiles pour avoir une image précise de la performance. En cas de besoin, il est également possible d’analyser les données plus en détail pour découvrir où et quand des incidents particuliers ont eu lieu. Si ce type d’informations n’indique pas en tant que tel si le conducteur utilisait son téléphone, il peut permettre de se faire une idée sur son attention au volant.

Les causes de l’utilisation du téléphone au volant

Il est également important de trouver les causes de l’utilisation du téléphone portable au volant. Le conducteur peut être bloqué dans un embouteillage et s’ennuyer, ou encore recevoir une demande urgente et y répondre, sans penser aux conséquences.

Dans le cas des employés conduisant toute la journée, le téléphone est le principal moyen de communication avec le bureau, et il leur sera d’autant plus difficile d’éviter de passer ou de recevoir des appels.

Quelle que soit la situation, des solutions existent pour atténuer le problème. Il peut s’agir de formations en présentiel ou en ligne sur l’intranet de l’entreprise, ou encore de l’amélioration du planning de façon à rationaliser la charge de travail. Il pourra être intéressant de savoir s’ils utilisent bien un kit mains libres. De la même manière, si les employés qui passent une grande partie de leur temps sur la route répondent à leurs e-mails au volant parce qu’ils se sentent obligés de le faire en raison de contraintes de temps, il sera utile de travailler avec eux pour voir comment réduire cette charge de travail.

Les processus numérisés permettant d’envoyer des consignes de travail peuvent également s’avérer utiles. Au lieu d’appeler le conducteur, le bureau peut envoyer les instructions de travail directement sur le terminal du véhicule, en y joignant le meilleur itinéraire. Il est également possible d’envoyer des descriptions de tâche ou des bons de compte rendu d’intervention, directement sur ces dispositifs ; ce qui permet de réduire le besoin de conversations prolongées par téléphone. Certains systèmes peuvent également être configurés de manière à lire de courts messages, afin que le conducteur puisse recevoir des informations importantes sans regarder son écran.

Les conducteurs peuvent, en outre, réaliser d’autres tâches, comme l’enregistrement du kilométrage ou l’émission de justificatifs de livraison ; ils ne dépendent ainsi plus du téléphone pour communiquer des informations importantes.

Ces ajustements aideront à montrer aux collaborateurs que l’application de la politique sur l’utilisation du téléphone portable est un processus gagnant-gagnant et qu’ils recevront toute l’aide nécessaire pour éviter de commettre des infractions.

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