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La dématérialisation de factures… d’aujourd’hui et de demain

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Engagée depuis de nombreuses années, la dématérialisation des factures séduit et satisfait les entreprises et administrations. Dans un contexte réglementaire favorable, une meilleure démocratisation et l’optimisation de ces processus sont encore en chantier.

Où en sommes nous ?

Dans une récente enquête, Ernst&Young et DIMO Gestion révèlent que le déploiement de la facturation électronique est croissant. Pour près de 80% des DAF et des DSI interrogés, la relation fournisseurs constitue le domaine prioritaire de dématérialisation des processus.

Aussi, cette enquête revient sur la satisfaction des entreprises ayant mené un projet de dématérialisation de factures fournisseurs. A travers des données chiffrées, les retours d’expériences rappellent les opportunités de réduction des temps de validation et de comptabilisation ainsi que les économies réalisées sur les coûts de traitement.

Au delà de l’intérêt opérationnel et financier, il convient de noter les résultats obtenus en terme de traçabilité des documents et d’amélioration de la qualité des relations fournisseurs.

 

La e-transmission en chantier

Aujourd’hui, un constat dénote que le processus de facturation fournisseur électronique démarre par la numérisation d’une facture reçue sur support papier. Il demeure donc un chantier de dématérialisation totale des échanges de factures (dématérialisation fiscale). Déjà démocratisée dans l’industrie, la transmission électronique de factures reste limitée en raison d’un encadrement jusqu’alors   fort. Les formats d’échanges structurés (EDI) et la signature électronique étaient un frein notable au développement de cette pratique.

Un récent article du code Général des impôts (en vigueur depuis janvier 2013) prévoit, par transposition de la réglementation européenne, le libre format d’émission et de réception des factures électroniques.

Ce chantier de transmission électronique s’accompagne d’une obligation de mise en œuvre d’un système de piste d’audit. Il s’agit de pouvoir justifier une facture dématérialisée avec la livraison et les documents de commandes initiaux.

Enfin, les organisations doivent finaliser cette démarche par un dispositif légal d’archivage respectant les principes d'authenticité, d'intégrité et de pérennité de la facture.

La facturation électronique s’inscrit ainsi dans une démarche de digitalisation et d’automatisation de l’ensemble du processus de facturation et de paiement (voir illustration).

 

L’Etat moteur

A travers la loi habilitant le Gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises (02/01/2014), est prévue l’obligation de la transmission électronique des factures entre l’Etat, les collectivités et établissements publics et leurs fournisseurs.

Alors qu’une récente directive européenne (06/05/2014) vise à mettre en place un modèle normalisé de facturation électronique et dont la transposition est fixée à 2018 pour les Etats membres; il est d’ores est déjà prévu que les acheteurs publics français soient outillés pour le 01 janvier 2017. Cette voie électronique sera alors imposée aux grandes entreprises pour les échanges avec les acheteurs publics.

 

Source : Le Livre Blanc rapporté par Les Echos