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Cinquième erreur du reporting : Le reporting chronophage

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Il existe 7 péchés capitaux en matière de reporting.... Le quatrième était de perdre de vue l'objectif; le cinquième ? Un reporting qui mobilise trop de ressource. Explications.

Mise en situation

En tant que responsable du reporting vous avez délégué la récolte des données à toutes les divisions de l’entreprise. Sachant votre environnement turbulent, vous établissez un spectre de récolte très large afin d’obtenir un aperçu complet de votre situation et des différents scénarios possibles. Pour répondre à cette exigence, les employés accumulent un maximum de données concernant à la fois les facteurs stratégiques et les spécificités de leur métier. Pour vous, un reporting tient d'ailleurs plus d’un travail d’investigation ayant pour but de débusquer les informations cachées.

Ainsi chaque semaine une partie conséquente de leur temps de travail est dédiée à la récolte d’informations. Informations qui s’accumulent dans un rapport hebdomadaire épais dont la lecture est l’occasion pour vous de faire le tri entre les éléments pertinents avec votre stratégie et les informations obsolètes, avant une délibération arbitraire. Vous arrivez à la conclusion que la tenue du reporting est trop lourde et mobilise trop vos équipes, vous décidez donc d’en réduire la fréquence.

Analyse

Pourtant en réduisant la fréquence de votre reporting, vous sacrifiez votre propension à anticiper ou à réagir rapidement aux évolutions de votre environnement. Ce qui s’avère pourtant capital dans un contexte turbulent.

Ne perdez pas de vu la valeur ajoutée du reporting, celle de fournir une synthèse des données clés propres à permettre une prise de décision réactive et ciblée. Lorsque le temps passé à collecter et traiter des informations éclipse les éventuels bénéfices que le reporting peut amener, celui-ci n'a plus aucun lieu d'être.

Et donc…

Un reporting doit hiérarchiser les données en fonction de leur importance stratégique. Une partie des informations requiert d’être examinées de façon régulière et nécessite un processus de récolte rapide voir automatique dans le but d’éclairer les opérations journalières. Au contraire certaines informations peuvent avoir des fréquences de traitement plus longues, et ne nécessitent donc pas un reporting hebdomadaire.

Afin de définir une fréquence et une hiérarchie dans les données de votre reporting, consultez les différents acteurs de votre entreprise et établissez en commun les KPI (Key Performance Indicator, Facteur Clé de Succès en français) prioritaires et secondaires pour votre situation actuelle.

A noter : télécharger le livre blanc Cegid “le pilotage agile l’outil anti-crise de la PME